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Cotações e orçamentos para condomínios: como fazer?

Presente na rotina de todos os gestores de condomínios, realizar cotações e orçamentos pode ser uma tarefa complicada e indispensável. Afinal, todo condomínio precisa manter as manutenções preventivas em dia.

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Fazer uma boa cotação pode fazer toda a diferença, não só pelos valores, mas pela qualidade do serviço prestado pela empresa que será contratada.

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Não vale a pena correr o risco de surgir algum imprevisto e acabar gerando prejuízos para o condomínio. Tendo isso em mente, é preciso dar o primeiro passo para manter os serviços e manutenções do condomínio atualizados.

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A primeira etapa para essa tarefa é a realização de cotações e orçamentos. Para ajudar você a não cometer erros, trouxemos um passo a passo completo.

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Além de aprender sobre cotações e orçamentos, nesse artigo você terá mais um presente: planilha gratuita para realizar a análise de orçamentos na sua administradora de condomínios.

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Índice:

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Dificuldades ao realizar cotações e orçamentos para condomínios

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Por mais que a realização de orçamentos e cotações de serviços e empresas terceirizadas seja uma atividade de máxima importância para o condomínio, na maioria das vezes, essa atividade é realizada sem o devido cuidado.

Essa falta de cuidado pode ocorrer por diversos motivos: falta de tempo, imprevistos, falta de conhecimento sobre o assunto, entre outros fatores.

Conheça as maiores dificuldades na hora de realizar orçamentos e cotações para condomínios, segundo dados do Censo SíndicoNet 2021:
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61,2% dos síndicos entendem que encontrar bons fornecedores é a maior dificuldade ao fazer cotações de serviços prediais para o condomínio;
36% dos gestores sentem falta de um bom sistema de cotações;
23,3% dos participantes acreditam que planilhar orçamentos seja o maior problema.

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Passo a passo para realizar orçamentos e cotações para condomínios

1 - Seleção das empresas

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Quando chega a hora comprar um produto ou contratar qualquer serviço terceirizado para o condomínio, o síndico ou administradora precisam realizar a cotação e captar orçamentos de diferentes fornecedores para conseguir obter o melhor custo benefício.

Não existe uma regra do número exato de cotações que precisam ser realizadas, mas existe um consenso universal de que o número de orçamentos ideal é de,no mínimo 3 empresas diferentes.

Na hora de selecionar as empresas, o síndico ou administradora precisa levar em conta a proximidade e credibilidade.

2 - Solicitação de orçamentos e cotações para condomínios

Nessa etapa, o mais importante é colocar o máximo de detalhes sobre o produto ou serviço a ser adquirido pelo condomínio.

Todas as informações devem ser escritas de forma clara e objetiva, a fim de evitar mal entendidos e acelerar o recebimento do orçamento.

Uma dica para essa etapa, é definir um tempo limite para o recebimento da cotação, isso vai agilizar todo o processo.
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3 - Análise de orçamentos e cotações para condomínios:

O último passo é a análise dos orçamentos e cotações do condomínio.

Afinal, de nada adianta pesquisar e realizar diversos orçamentos, se você não vai ter o cuidado de escolher os critérios de cada um deles.

Cada empresa vai oferecer valores e condições diferentes, por isso é tão importante analisar cada um dos detalhes, a fim de acertar na hora de bater o martelo nesta decisão.

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Dica de ouro: não escolha uma empresa apenas com base no menor preço, avalie todos os atributos e valores agregados para ter certeza de que tomou a melhor decisão.

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Bônus: Planilha de Análise de Orçamentos para Administradoras de Condomínios

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Como você viu anteriormente, a análise dos orçamentos e cotações é imprescindível para a sua gestão condominial.

Nessa etapa, é preciso tomar cuidado para não se perder diante de tantas informações vindas de diferentes empresas. Afinal, cada detalhe fará a diferença e vai impactar diretamente na rotina de todos os moradores.

Para organizar essa análise, nada melhor do que contar com o apoio de uma planilha criada especificamente para a gestão de condomínios!

Aproveite para baixar a planilha Análise de Orçamentos para Administradoras de Condomínios da uCondo, gratuitamente.