Administradoras de condomínio: como elas se organizam e trabalham?
Redigido por: Sabrina Araujo, Customer Success e revisado pelo time de Redação uCondo.
O mercado está cada vez mais digital, não há dúvidas. Há uma grande revolução no mundo das administradoras de condomínios, que pouco a pouco estão se rendendo ao mundo digital.
Essas administradoras não utilizam nenhuma fórmula mágica para atingir a eficiência e agradar seus clientes. Seu sucesso só é possível por conta de alguns fatores essenciais para toda e qualquer empresa.
Quer saber quais são esses fatores? Continue lendo!
Índice:
- Administradoras de condomínio com Ideais definidos
- A liderança em uma Administradora de Condomínios
- Os Colaboradores em uma Administradora de Condomínios
- O ambiente de trabalho ideal
- Processos e ferramentas de trabalho em uma administradora de condomínios
- Transformação Digital na Administração de Condomínios
Administradoras de condomínio com Ideais definidos
Definir os ideais de uma empresa é um ponto crucial para qualquer organização.
É importante que a administradora de condomínios tenha esses ideais bem definidos e compartilhados entre colaboradores e clientes.
Por mais simples que sejam, essas premissas vão influenciar na convivência entre os colaboradores e na tomada de decisão que envolve a experiência de seus clientes.
Os ideais podem variar conforme a cultura de cada organização. Alguns exemplos são:
- Visar ser uma empresa cada vez melhor no que faz;
- Agir sempre com excelência;
- Superar resultados anteriores, sejam eles bons ou ruins;
- Nunca omitir erros, mas sempre buscar resolver situações complexas com profissionalismo e respeito;
- Não se estagnar no mercado;
- Estar sempre evoluindo, aprendendo e se adaptando às novas tendências;
Vale ressaltar que além de compartilharem os ideais é preciso incitar a aplicação deles no cotidiano, principalmente através do exemplo, começando de líderes para liderados.
Exemplo:
Ana trabalhou na execução de um projeto interno, e não teve os resultados esperados.
Contudo, os ideais da administradora de condomínios onde ela trabalha reforçam a importância da evolução dos seus colaboradores, sempre esperando seu melhor.
Portanto, Ana irá analisar as ações tomadas, identificar erros e acertos, e buscar meios para evitar que o mesmo erro ocorra novamente.
Se a empresa não tivesse esse ideal, será que teria essa iniciativa?
A liderança em uma Administradora de Condomínios
Não importa o número de funcionários, é preciso ter um líder!
Um líder não é apenas um cargo, assinatura de “head/CEO” ou várias siglas no Linkedin. O líder está além de qualquer nomeação.
O líder é a pessoa que sabe onde a organização quer chegar, por onde ela já passou, seus projetos em andamento e processos.
Para ser referência precisa ser competente e possuir determinadas qualidades, são exemplos:
- Possui segurança em suas atitudes, e espelha elas em outros colaboradores;
- Respeita os outros colaboradores;
- Está disposto a ajudar nas atividades que lhe são atribuídas e principalmente nas que outros lhe pedem;
- Ajuda a tirar dúvidas e expor sua opinião;
- Desempenha suas tarefas e ainda produz além do esperado;
- Suas atitudes vão de encontro aos ideais da organização e contribuem para que as pessoas à sua volta também evoluam profissionalmente.
Agora, o que um líder NÃO pode ser:
- Centralizador, um bom líder compartilha o conhecimento que possui;
- Ambíguo, ou seja, exige dos outros o que ele mesmo não faz;
- Acomodado, um bom líder traz inovação para dentro da organização.
Exemplo:
José é líder de diversos setores da empresa: Contas a pagar, Contas a receber, Cobrança e Comercial. Ele decide fazer a contratação de um novo fornecedor para a Administradora de Condomínio, essa contratação vai impactar o trabalho de todos os setores citados anteriormente.
Como líder, José ficou a frente de toda a negociação, fez todas as reuniões com o novo fornecedor sozinho, absorveu tudo, mas acabou não repassando as informações aos colaboradores dos setores impactados pela decisão.
Quando a Administradora de Condomínios começou a utilizar os serviços do novo fornecedor, o operacional da empresa teve uma grande crise, pois nem todos tinham o conhecimento para executar suas tarefas nos novos moldes.
A situação ficou ainda pior porque José ficou doente e precisou se afastar da empresa por meses. Para restabelecer a organização da administradora, foi preciso que o dono da empresa aprendesse o funcionamento do novo serviço, se afastando das atividades estratégicas.
Nenhum desses problemas teria acontecido se José houvesse inserido toda a sua equipe desde o princípio da negociação com o novo fornecedor. Além disso, dessa forma haveriam micro líderes, que teriam autonomia e não haveria prejuízo na produtividade.
Os Colaboradores em uma Administradora de Condomínios
Os colaboradores de Administradoras de Condomínio de sucesso sabem a importância de seu papel dentro da organização, são engajados com os propósitos dela e comprometidos.
Possuem o perfil “dor de dono”, não estão ali para bater o registro ponto e ir embora, desempenham suas tarefas e resolvem problemas com eficiência e garra!
Toda empresa deseja funcionários assim, mas para ter profissionais assim, a empresa precisa criar um ambiente de trabalho amistoso, que incite seus colaboradores a darem seu melhor.
O ambiente de trabalho ideal
Autonomia
Deve haver liberdade dentro da organização, seus colaboradores precisam de autonomia, já pensou ter que parar a cada 5 minutos para pedir a confirmação do envio de um e-mail?
Para chegar nesse objetivo é preciso instruí-los adequadamente, ensinando os processos e execução de tarefas que irão desempenhar, e após isso, deixá-los voar!
Recursos
O ambiente em que um colaborador está inserido afeta 100% sua produtividade, um trabalhador em um ambiente desconfortável não vai ser tão produtivo e motivado.
Por isso é importante garantir que os colaboradores estejam confortáveis em seu ambiente de trabalho.
Além de recursos estruturais como mesa, cadeira, local adequado para alimentação, existem os recursos operacionais, diretamente ligados à execução de suas atividades, como por exemplo, telefone, computador, internet, documentação de processos internos para consulta, facilidade de comunicação/auxílio de um líder/orientador.
Administradoras de condomínio de sucesso garantem que não haja falta de orientação, recursos e incentivos no ambiente de trabalho.
Respeito
Cada colaborador precisa saber da importância de seu papel na organização.
Além disso, é preciso reconhecer e valorizar a importância do papel do outro também.
Tendo isso enraizado no ambiente, o comprometimento e companheirismo entre colaboradores tende a contribuir para seu relacionamento profissional.
Todos passam a estar no mesmo barco remando em sentidos e velocidades iguais, dessa forma, se cria um e não indivíduos dividindo a mesma sala.
Processos e ferramentas de trabalho em uma administradora de condomínios
A ideia de que seus colaboradores vão fazer mais com menos, sem orientação e aplicação de automação de processos é mito.
Considere o seguinte cenário:
“Administradora de condomínios com 19 anos de mercado, quanto mais condomínios entram para o portfólio, mas colaboradores precisam ser contratados. Uma perspectiva de crescimento. Cada gerente cuida de 10 condomínios, o retorno sobre o investimento de cada colaborador aparentemente está ótimo.”
Pode parecer que essa Administradora está indo muito bem, contudo, é fácil de identificar que essa organização está perdendo grandes oportunidades de crescimento. Entenda:
- Tecnologia: Atualmente, com uma boa plataforma de gestão de condomínios, um colaborador consegue administrar mais de 30 condomínios com facilidade. A empresa do exemplo estaria investindo em novos funcionários ou invés de ferramentas eficientes.
- Segurança: No cenário da pandemia percebemos a necessidade de servidores em nuvem, afinal, seus colaboradores precisam trabalhar de casa em segurança.
- Aplicativo: Toda administradora de condomínios precisa lidar com atendimento ao cliente. Para dar conta da demanda, podem ser necessários um grande número de funcionários para atender telefonemas, responder emails e etc. Contudo, com tecnologia, podem ser usados aplicativos que resolvem boa parte dos problemas dos moradores de forma automática.
- Processos: Pastas físicas de prestações de conta ficaram obsoletas com o avanço da tecnologia. Com uma plataforma automatizada e processos definidos, o síndico ou administrador pode gerar prestações de contas com dois cliques através do aplicativo na nuvem, de graça.
É por isso que processos e ferramentas são tão importantes, eles facilitam o trabalho, diminuem demandas e ainda auxiliam na eficiência da organização.
Transformação Digital na Administração de Condomínios
Para ilustrar esse tema de administradoras digitais, a uCondo fez uma live onde convidou um de seus clientes, a Administradora Patrimonial, para falar sobre transformação digital.
Confira o vídeo abaixo!
