Administradoras Digitais e Eficientes: como elas se organizam e trabalham?
Redigido por: Sabrina Araujo, Customer Success e revisado pelo time de Redação uCondo.
Como as administradoras de condomínios estão se tornando digitais, mais eficientes e estão reestruturando seu formato de trabalho.
Possuem Ideais e objetivos definidos
É importante que a organização tenha esses pontos definidos e compartilhado entre colabores e clientes, por mais simples que sejam, essas premissas vão influenciar na convivência entre os colaboradores e na tomada de decisão que envolve a experiência de seus clientes. Os tipos podem variar conforme a cultura de cada organização, mas são bons exemplos: visar serem cada vez melhor no que fazem e agir sempre com excelência, superando resultados anteriores, sejam eles bons ou ruins; nunca omitir erros, mas sempre buscar resolver situações complexas com profissionalismo e respeito; não se estagnar no mercado, estar sempre evoluindo, aprendendo e se adaptando às novas tendências, sejam elas leis, tecnologia, questões contábeis/financeiras, etc. Vale ressaltar que além de terem os ideais é preciso incitar a aplicação deles no cotidiano, principalmente através do exemplo, começando de líderes para liderados.
Exemplo de aplicação que já vivenciei em minha experiência profissional com gestores de condomínios:
Ana trabalhou na execução de um projeto interno, e não teve os resultados esperados. Diante dessa situação, com base nos ideiais da empresa, ela pode deixar por isso mesmo e continuar a executar suas tarefas, ou, se trabalha em uma organização que espera sempre o melhor e a evolução de seus colaboradores, ela irá analisar as ações tomadas, identificar erros e acertos, buscando meios para evitar que o mesmo ocorra novamente.
Seus Líderes
Não importa o número de funcionários, é preciso ter um líder! E com líder não me refiro à um cargo, assinatura de "Head/CEO" no e-mail ou várias siglas no Linkedin. O líder está além de qualquer nomeação, ele é líder porque sabe onde a organização quer chegar, por onde ela já passou, seus projetos em andamento e processos. O líder possui segurança em suas atitudes, e espelha elas em outros colaboradores. Por ser referência ele precisa ser competente e possuir determinadas qualidades, são exemplos positivos: Respeitar os outros colaboradores, ser disposto a ajudar nas atividades que lhe são atribuídas e principalmente nas que outros lhe pedem ajuda por terem dúvidas ou precisarem de uma opinião. Ele desempenha suas tarefas e ainda produz além do esperado, suas atitudes vão de encontro aos ideais da organização e contribui para que quem esteja em sua volta também evolua profissionalmente.
Falei dos pontos positivos, e dos negativos destaco três: um líder não pode ser centralizador, ele precisa compartilhar o conhecimento que possui; não pode ser ambíguo, exigir dos outros o que ele mesmo não faz. E por fim, um líder não pode se acomodar, além de acompanhar as evoluções no mercado, ele precisa trazer inovação para dentro da organização, ideias para agilizar atividades, organizar processos internos e encontrar soluções para gargalos na operação.
Exemplo de aplicação que já vivenciei em minha experiência profissional com gestores de condomínios:
José, líder do Contas a pagar, Contas a receber, Cobrança e Comercial. Decide fazer a contratação de um novo fornecedor para a Administradora, essa contratação impacta o trabalho de todos os setores citados anteriormente. Como líder ele precisa estar a frente e direciona toda a negociação.
José realizou todas as reuniões com o novo fornecedor, sozinho. Absorveu tudo, mas não passou nada aos integrantes dos outros setores. Ocorreu que ao começarem a utilizar os serviços do novo fornecedor, o operacional da Administradora teve uma grande crise, pois nem todos tinham o conhecimento necessário para executar suas tarefas nos novos moldes.
Além disso José ficou doente e teve que se afastar da empresa por meses. Para restabelecer a organização da administradora, foi preciso que o dono da empresa se desloca-se de atividades estratégicas para aprender o funcionamento do novo serviço, estabelecer as diretrizes e padrões que a organização iria utilizar e ensinar todos os setores. Se no início José tivesse inserido sua equipe em todo o contexto, visando formar micro líderes, sua saída não teria prejudicado a produtividade da administradora da forma que ocorreu. Cada um seria independente em sua atividade, e para suprir a ausência de José não seria necessário o deslocamento do dono da empresa.
Seus Colaboradores
Os colaboradores de Administradoras de sucesso sabem a importância de seu papel dentro da organização, são engajados com os propósitos dela e além disso são comprometidos com eles. Possuem o perfil “dor de dono”, não estão ali para bater o registro ponto e ir embora, desempenham suas tarefas e resolvem problemas com eficiência e garra! Já perdi a conta de quantos funcionários de administradoras fiz treinamentos e prestei suporte. Mas lembro de seus nomes e sua forma de trabalhar. Os melhores não estavam aprendendo a utilizar o uCondo só porque alguém lhe exigiu isso, eles queriam saber quais as melhores práticas dentro da plataforma e de que forma ela iria reduzir seus trabalhos manuais e lhes proporcionar tempo para outros tipos de atividades. Eram comprometidos e escutavam cada palavra com atenção e senso crítico.
Sobre seu Ambiente
Autonomia
Deve haver liberdade dentro da organização, seus colaboradores precisam de autonomia, já pensou ter que parar a cada 5 minutos para pedir a confirmação do envio de um e-mail? Claro, para chegar nesse objetivo é preciso instruí-los adequadamente, ensinando os processos e execução de tarefas que irão desempenhar, e após isso, deixe-os voar!
Recursos
É preciso garantir recursos. Concordem ou não mas o ambiente em que um colaborador está inserido afeta 100% sua produtividade, coloque alguém para trabalhar 8 horas sentado em um assento desconfortável e verá... Por isso é importante garantir que os colaboradores estejam confortáveis em seu ambiente de trabalho.
Além de recursos estruturais como mesa, cadeira, local adequado para alimentação, existem os recursos operacionais, diretamente ligados à execução de suas atividades, como por exemplo, telefone, computador, internet, documentação de processos internos para consulta, facilidade de comunicação/auxílio de um líder/orientador.
Administradoras de sucesso garantem que não haja falta de orientação, recursos e incentivos no ambiente de trabalho.
Respeito
Como disse no tópico “Seus Colaboradores” cada colaborador precisa saber da importância de seu papel na organização. Além disso é preciso conhecer e valorizar a importância do papel do outro também. Tendo isso enraizado no ambiente, o comprometimento e companheirismo entre colaboradores tende a contribuir para seu relacionamento profissional, todos passam a estar no mesmo barco remando em sentidos e velocidades iguais, sendo assim temos um time e não indivíduos dividindo a mesma sala!
Sobre Processos e Ferramentas de trabalho
Acreditar que seus colaboradores vão fazer mais com menos, sem orientação e aplicação de automação de processos via tecnologia é acreditar que papai noel existe.
Reflita sobre esse contexto:
"...administradora de condomínios, 19 anos de mercado, quanto mais condomínios entram para o portfólio, mais colaboradores contratamos... ual... perspectiva de crescimento... sala cheia de pessoas e novos colaboradores... e cada gerente de conta cuida hoje de 10 condomínios... ual... o retorno sobre o investimento de cada colaborador está ótimo..."
ERRADO! Espero que você não tenha se identificado com esse discurso e acredita no contrário. Vou te explicar o porque:
- [tecnologia] - Hoje um colaborador, com uma plataforma de gestão de condomínios, consegue administrar mais de 30 condomínios facilmente; Sala cheia de pessoas não significa que sua empresa esta crescendo, você está queimando dinheiro e poderia estar recebendo mais;
- [segurança] - Em momentos de pandemia, como a que estamos passando hoje, o que você fará com seu lindo servidor de 3 mil reais? Não da para colocar em baixo do braço e ir para casa trabalhar; Você precisa de uma plataforma na nuvem, onde todos os seus colaboradores possam trabalhar de casa com segurança; Ou você está colocando a vida de seus colaboradores em risco?
- [app] - Ainda sobre a pandemia: provavelmente seu telefone explode todos os dias com o famoso: "Oi aqui é o Pedro do Prédio X, gostaria que me enviasse a 2ª via do boleto pois eu não recebi". Novamente: lotar a sua sala de pessoas para atender telefonemas e responder e-mails, não é pensar de forma rentável e escalável; Você precisa enviar os boletos para e-mails, a tecnologia garante para você que foi entregue, o morador deve ter acesso fácil ao app da Administradora e conseguir com 2 cliques, no máximo, gerar o boleto sozinho;
- [processos] Aquela linda pasta de prestação de contas, capa dura, folhas coloridas... ual... custou R$90 reais, fechou em tempo record 5 dias... o síndico te elogiou... você dormiu feliz e deu aumento para seu colaborador exemplar; Aí o sindico João te liga e fala: "não estou localizando o comprovante de pagamento da manutenção do elevador - você responde: João está na página 97 - aaah ok, mt obg"; Foram 90 reais jogados no lixo ou dado para as traças, é um livro ineficiente pois as informações não tem fácil acesso e seu colaborador exemplar mais caro da empresa, parou 30 minutos do tempo caríssimo dele para explicar onde está a informação; Com tecnologia e definição de processos, o síndico, sentado no sofá da casa dele, com 2 cliques, gera essa informação através de uma plataforma digital na nuvem de graça;
Poderíamos ficar aqui escrevendo e escrevendo diversos tópicos - será outra postagem - sobre ferramentas e processos, mas acredito que com esses 4 pontos você entendeu o significado de eficiência, escalabilidade e adaptabilidade.
Quer otimizar seus processos, com segurança, aos poucos mas no caminho certo? Conheça a uCondo, uma plataforma digital que está simplificando a gestão de condomínios entregando economia e comodidade: ucondo.com.br.
