10 dicas para organizar assembleias de condomínio mais eficientes

As assembleias de condomínio são reuniões com o objetivo de tomar decisões referentes a assuntos relevantes a todos os condôminos. Ela pode ser realizada de forma presencia ou de forma online, de acordo com a Lei 14.010/2020.

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Apesar de ser um momento muito importante para deliberações, é muito comum que aconteçam conflitos em assembleias condominiais. Os encontros entre moradores podem acabar expondo problemas do dia a dia e o responsável precisa estar preparado para lidar com uma possível mediação.

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Nestes encontros, é obrigação do gestor do condomínio evitar que a reunião seja abalada por conversas paralelas, discussões e demais transtornos que possam atrapalhar o avanço de assuntos importantes.

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Garantir que a reunião seja agradável e eficiente pode ser um desafio para o gestor responsável. Para isso, a uCondo reuniu 10 dicas para organizar assembleias de condomínio mais eficientes. Confira:

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Índice:

• Como organizar assembleias?
• O que fazer antes das assembleias?
• O que fazer durante as assembleias?
• O que fazer depois das assembleia?
• Modelo gratuito de ata para assembleia

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Como organizar assembleias de condomínio eficientes?

As assembleias de condomínio podem ser o momento mais estressante na rotina de síndicos e gestores de condomínio. Contudo, quando bem organizadas, a assembleia pode ocorrer de maneira tranquila e eficiente.

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A primeira dica é relacionada à organização: uma das melhores formas de garantir que a reunião de condomínio vai acontecer de forma ordenada, é planejando a mesma com antecedência.

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Para isso, você pode usar o seguinte método, dividindo esta organização em 3 em etapas:

• Antes da assembleia;
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• Durante a assembleia;
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• Depois da assembleia.

Assim, ficará muito mais fácil entender a importância de cada uma das dicas para a organização e eficácia da reunião.
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O que fazer antes das assembleias acontecerem?

Sem pessoas, não há reunião. Por este motivo, antes do encontro, é importante que os condôminos saibam que a reunião irá ocorrer e entendam a importância dos temas que serão tratados.

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O objetivo desta etapa é fazer com que todos os condôminos participem e contribuam ativamente na reunião.

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Antes de mais nada, é preciso entender qual a diferença entre assembleia ordinária e extraordinária:

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Por isso, antes de realizar as assembleias de condomínio, é importante seguir alguns passos:

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1. Elabore uma pauta atrativa para a assembleia

Informe todos os assuntos que serão discutidos na reunião de um jeito simples e de fácil compreensão.

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Uma boa dica para garantir uma maior participação dos moradores é evitar uma pauta com mais de quatro itens. Assim, será mais fácil definir um limite de tempo para cada item de uma forma que a assembleia tenha no máximo de 2 horas de duração.

Fazendo isso, você evitará que a assembleia seja cansativa e estimulará os condôminos a participarem das reuniões seguintes.

Quanto aos assuntos da pauta, evite itens como “assuntos gerais” ou que podem precisar de um quórum específico para deliberação.

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A falta de clareza na definição da pauta de uma assembleia pode gerar desinteresse, uma vez que os condôminos podem entender que os temas não foram definidos e desta forma, podem não ser importantes.

Além disso, deixe assuntos polêmicos para o final da assembleia de condomínio. Desta forma, será possível decidir sobre outros itens com mais tranquilidade e a reunião fluirá muito melhor.

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2. Prepare slides para utilizar durante a assembleia 

A utilização deste recurso visual ajudará os moradores a assimilarem melhor as informações que serão apresentadas na assembleia. Além de facilitar a boa ordenação da mensagem e permitir que a assembleia seja conduzida de forma coerente, o recurso visual ajuda a prender a atenção dos presentes na reunião.

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Para ajudar gestores de condomínio a realizarem assembleias mais organizadas e eficientes, a uCondo preparou um modelo editável de apresentação.

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Baixe gratuitamente: Modelo de template editável para assembleias

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3. Elabore um edital de convocação para a assembleia de condomínio

Para que todos estejam cientes da realização da assembleia de condomínio, é importante que o responsável elabore um edital de convocação que seja facilmente compreendido para todos, com o objetivo de levar a mensagem para o maior número de moradores possível.

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Este é um passo fundamental já que, para que as assembleias de condomínio sejam válidas, todos os condôminos devem ser convocados. O Código Civil é bem claro quanto a isso:

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Art. 1.354. A assembleia não poderá deliberar se todos os condôminos não forem convocados para a reunião.

O CC também reforça que "é direito do condômino participar e votar na assembleia do condômino, desde que esteja quite com as suas obrigações condominiais."

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Quanto ao síndico, o Código Civil atribui alguns deveres relacionados à assembleia de condomínio:

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Art. 1.348. Compete ao síndico:

I - convocar a assembleia dos condôminos;

II - representar, ativa e passivamente, o condomínio, praticando, em juízo ou fora dele, os atos necessários à defesa dos interesses comuns;

III - dar imediato conhecimento à assembleia da existência de procedimento judicial ou administrativo, de interesse do condomínio;

IV - cumprir e fazer cumprir a convenção, o regimento interno e as determinações da assembleia;

V - diligenciar a conservação e a guarda das partes comuns e zelar pela prestação dos serviços que interessem aos possuidores;

VI - elaborar o orçamento da receita e da despesa relativa a cada ano;

VII - cobrar dos condôminos as suas contribuições, bem como impor e cobrar as multas devidas;

VIII - prestar contas à assembleia, anualmente e quando exigidas;

IX - realizar o seguro da edificação.

§ 1o - Poderá a assembleia investir outra pessoa, em lugar do síndico, em poderes de representação.

§ 2o - O síndico pode transferir a outrem, total ou parcialmente, os poderes de representação ou as funções administrativas, mediante aprovação da assembleia, salvo disposição em contrário da convenção.

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Como fazer uma convocação de assembleia?

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Já a forma como a convocação será feita é determinada pela convenção do condomínio, mas o ideal é utilizar todos canais disponíveis como:

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• Edital impresso;
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• Portaria;
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• Elevador;
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• Mural de avisos;
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• E-mail.

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Ao utilizar os meios digitais, aproveite para anexar informações importantes sobre os pontos que serão discutidos na pauta para que os moradores fiquem cientes.

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Você poderá enviar, por exemplo, os slides que foram elaborados no passo anterior. Além de melhorar a comunicação no condomínio, os moradores estarão mais embasados para a assembleia de condomínio, otimizando as discussões.

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Independente de qual seja o canal de comunicação utilizado, existem 3 pontos que não podem faltar no edital de convocação:
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• Data;
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• Local;
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• Pauta da reunião.
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Em relação à data, é interessante evitar datas próximas de feriados. Nestes casos, os moradores que aproveitarem o feriado para uma viagem acabariam ficando de fora.
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4. Use a tecnologia para aumentar o quórum da assembleia

Um dos grandes problemas das assembleias de condomínio são as salas vazias. Com a pandemia de Covid-19, o problema já existente acabou se agravando ainda mais.

Segundo pesquisa realizada pelo Datafolha em São Paulo, mais da metade dos moradores não participam das assembleias presenciais. Moradores justificam a ausências nas assembleias pelo excesso de discussão em temas menos importantes, o que atrapalha a resolução de assuntos de interesse comum entre todos.

Inclusive, em alguns casos, as reuniões não cumprem seu objetivo pois algumas decisões precisarão de um quórum mínimo. Sendo assim, usar a tecnologia para se conectar com os condôminos ajuda a aumentar a participação deles nas reuniões.

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Alguns condomínios chegaram a ter um aumento de aproximadamente 40% na participação de condôminos em assembleias online. Com a possibilidade de participar de forma remota, qualquer morador recebe a oportunidade de acompanhar as propostas, dar sua opinião e chegar a uma consenso sem sair do próprio sofá.

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É possível fazer uma assembleia online?

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Até o começo de 2022, havia um impeditivo para as assembleias online. Por não estarem previstas na Legislação brasileira, elas poderiam ser facilmente "derrubadas" judicialmente.

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Em 9 de março de 2022, foi sancionada a Lei 14.309, permitindo a realização de reuniões, assembleias e votações em condomínios de forma eletrônica ou virtual.

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Além disso, a nova lei também antecipa que se a assembleia não alcançar um quórum mínimo, ela pode ser adiada.

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As assembleias online se popularizaram durante o período de isolamento social na pandemia de Covid-19 e com o respaldo legal, poderão se tornar cada dia mais frequentes na rotina dos condomínios de todo o país.

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Com a popularização do formato, muitos gestores decidiram utilizá-lo, enxergando os benefícios da realização de uma assembleia online ou híbrida.

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Confira todos os detalhes sobre assembleia virtual em condomínios no vídeo abaixo:

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Utilize um aplicativo para condomínios

Outra ótima alternativa para aumentar a participação dos moradores é utilizar um aplicativo para condomínios.

Através do app uCondo, você pode fazer a convocação da assembleia do sofá da sua sala. Todos os moradores receberão um comunicado no smartphone e também um e-mail.

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Além de um aviso imediato no momento da publicação da convocação para a assembleia, o responsável pode utilizar o aplicativo para programar novos avisos de forma periódica até o dia do encontro, garantindo que todos os moradores sejam notificados.

Além disso, o sistema gera automaticamente um documento digital da convocação, onde você poderá adicionar o link da sala virtual e a pauta detalhada.

Você ainda pode gerar uma lista de protocolo de recebimento para que os moradores assinem a confirmação. Com a confirmação, o responsável também poderá fazer o controle de quais pessoas ainda não foram notificadas.

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5. Prepare o local da Assembleia com antecedência

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Para o caso da assembleia presencial, aproveite a área comum do condomínio. Uma ótima opção para reunir os moradores é o salão de festas.

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Confira se há lugares suficientes para todos e outros materiais que serão necessários, como recursos multimídia para a apresentação de slides, que podem ser apresentados em um televisor ou em um projetor.

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Além disso, dependendo do horário, organizar um café ou lanche para os condôminos pode ser uma boa forma de aumentar a participação.

O que fazer durante as assembleias?

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Agora que você já sabe o que precisa fazer antes da assembleia de condomínio, vamos detalhar a segunda etapa: o que fazer durante as assembleias?

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A tendência é que esta seja a parte mais "agitada", onde o síndico precisará utilizar suas habilidade de gestão, organização e, principalmente, de comunicação.

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Para que todo o planejamento não seja em vão, é preciso ser claro e objetivo para transmitir a mensagem e tomar as decisões necessárias.

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6. Escolha o presidente da mesa

A primeira coisa que você precisará fazer, antes da assembleia de condomínio começar, é escolher o presidente da mesa. Esta pessoa será responsável pelo bom andamento da reunião, controle do horário e dos assuntos tratados. 

Sendo assim, escolha alguém neutro, que tenha um bom relacionamento com todos, mas que seja firme e tenha conhecimento do regimento interno e da convenção do condomínio.

Essa pessoa precisará se posicionar em certos momentos para evitar que os condôminos fujam do tema da assembleia.

Feito isso, o próximo passo é elaborar um protocolo de comportamento para a reunião.

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7. Estabeleça um protocolo para a assembleia 

A falta de organização é um dos fatores que mais contribuem para a ausência dos moradores nas assembleias.

Por isso, separamos algumas “regras” simples que podem ajudar a tornar a reunião muito mais produtiva: 

• colocar os celulares no modo silencioso durante o encontro;
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• respeitar o momento de fala do outro;
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• erguer a mão sempre que quiser solicitar a palavra;
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• estabelecer um limite de fala para cada morador;
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• exigir o respeito entre os condôminos;
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• evitar discutir questões pessoais.

Definindo bem o protocolo de participação, haverá menos chances de conflitos.

Além disso, será mais fácil garantir que todos tenham voz ativa e participem ativamente nas tomadas de decisão.

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8. Delimite um tempo para cada item da pauta

Limitar o tempo que deverá ser dedicado a cada assunto é fundamental para evitar que a reunião se estenda muito. 

Assim, quando o debate se prolongar demais, é só lembrar que o tempo para aquele tópico está no fim e é preciso se concentrar em uma solução. Se for possível, utilize um aparelho específico para marcar o tempo que foi estipulado para cada tema.

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Faça novos alertas em determinadas janelas de tempo. Por exemplo: se você estabeleceu 20 minutos para o debate de determinado tema, aproveite a pausa entre as falas para alertar que cinco minutos já se passaram. Repita quando chegar em 10 e 15 minutos.

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9. Crie uma ata de assembleia

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A ata de assembleia é um documento importantíssimo, pois é através dela que serão registradas (com peso de Lei no âmbito condominial) todas as decisões tomadas e fatos relevantes que ocorreram durante o encontro.

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Nela, deverão constar as seguintes informações:

• Data, horário e local da assembleia;
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• Duração da reunião;
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• Lista de pessoas que estiveram presentes; 
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• Assuntos que foram discutidos; 
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• Pontos que foram definidos durante o encontro.

Caso surja algum assunto que não faz parte da pauta, você poderá anotar na ata da assembleia para que o mesmo seja tratado em um outro momento. Assim, os moradores saberão que apesar da questão levantada não ser foco da reunião, se tornará pauta assim que possível.

Caso algum condômino deseje conferir o que aconteceu na reunião, você deverá disponibilizar a ata da assembleia.

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Na hora de redigir uma ata, é importante se atentar para os mínimos detalhes. Para facilitar o trabalho de gestores de condomínio, a uCondo desenvolveu um modelo de ata de assembleia completo.

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Baixe grátis: Modelo de ata de assembleia de condomínio

O que fazer depois da assembleia condominial?

Ao final da assembleia, é importante agradecer a colaboração de todos os presentes e reforçar a importância da participação deles nas assembleias de condomínio.

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É importante disponibilizar o documento para que todos os condôminos tenham acesso ao mesmo, até mesmo aqueles que não estiveram presentes no encontro.

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Caso haja alguma reclamação por parte de um morador que não esteve presente, a ata também servirá como "convite" para que ele esteja presente no próximo encontro.

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Feito isso, há só mais uma dica para fechar com chave de ouro. 

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10. Reserve um momento para tirar dúvidas

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Você poderá dedicar um tempo, depois que a assembleia for encerrada, para dar uma atenção individual àqueles moradores que ficaram com alguma dúvida.

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Certamente, estas pessoas ficarão gratas por você dedicar seu tempo para ajudá-las. Muitas pessoas possuem medo e até fobia de falar em público. Com a reunião encerrada, é importante estar à disposição dos moradores que possuem um problema mas preferem não expor o mesmo para os demais.

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Neste espaço, poderão surgir novas sugestões de temas para os próximos encontros.

Baixe gratuitamente o modelo de ata para assembleia ordinária e extraordinária

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Todas as discussões da assembleia devem ser registradas em um ata específica para a reunião.

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Esse registro é importante para garantir o cumprimento das decisões tomadas, inclusive servindo como um instrumento jurídico importante para resolver diversos tipos de problemas.

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Ganhe mais praticidade na sua gestão e evite de cometer erros que possam causar complicações legais baixando o modelo de ata de assembleia online disponibilizado pela uCondo de forma gratuita.

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