Técnicas para aumentar a produtividade na gestão de condomínios
A responsabilidade de administrar um condomínio definitivamente não é simples. Um gestor possui diversas tarefas em sua rotina para garantir que tudo no condomínio esteja funcionando de forma correta.
Por conta de tantas atividades e tarefas envolvendo a administração condominial, é natural que às vezes se sintam sobrecarregados e que o falte tempo para realizar todos os seus deveres.
Para conciliar um grande número de tarefas com uma rotina de trabalho apertada é preciso ter produtividade. Por sorte existem diversas técnicas para aumentar a produtividade na gestão de condomínios.
Confira nesse artigo da uCondo: técnicas para aumentar a produtividade na gestão de condomínios.
índice:
- O que um gestor de condomínios faz?
- O que é produtividade?
- 5 técnicas eficazes para aumentar a sua produtividade na gestão do condomínio
- 1. Rotina organizada
- 2. Prioridade de tarefas
- 3. Trabalho em equipe
- 4. Processos automatizados
- 5. Sistema para a gestão de condomínios
- Produtividade não é estar sobrecarregado
- Conclusão
O que um gestor de condomínios faz?
Um condomínio é como uma empresa, é preciso ter alguém para administrar as contas, organizar os eventos, fazer orçamentos, contratar funcionários e etc. Por isso, um gestor de condomínios é muito importante.
O gestor de condomínios pode ser o síndico ou a administradora responsável pela organização da comunicação e o controle financeiro do condomínio.
Esse profissional fica responsável pelas seguintes tarefas:
- Envio de boletos de cobrança para condôminios;
- Negociações de acordos;
- Prestação de contas do condomínio;
- Orçamentos e cotações;
- Controle da folha de pagamento dos funcionários;
- Organização dos documentos do condomínio;
- Pagamento de contas do condomínio;
- Elaboração da previsão orçamentária e balancetes;
Com tantas tarefas e responsabilidades é comum que gestores de condomínios não tenham produtividade o suficiente para executarem todas as suas funções.
Por isso, é importante estar atento a técnicas que ajudem esses profissionais a encontrarem maior eficiência no seu trabalho.
O que é produtividade?
A produtividade pode ser definida como o resultado daquilo que é produtivo. Isso quer dizer que alguém produtivo é alguém que consegue produzir de forma eficiente.
Na prática, o profissional produtivo consegue fazer um bom uso do seu tempo de trabalho e nesse período produz de forma eficiente.
Apesar de ser uma qualidade essencial para profissões que envolvem muitas responsabilidades, alguns profissionais possuem dificuldades em serem produtivos.
Para isso, é importante estar atento a algumas técnicas para aumentar a produtividade.
5 técnicas eficazes para aumentar a sua produtividade na gestão do condomínio
É importante salientar que um profissional produtivo não é um profissional que trabalha mais tempo, na verdade, é alguém que consegue fazer o melhor uso do seu tempo.
Dentre as técnicas, ferramentas e estratégias para aumentar a produtividade, não há nada que aumente o trabalho de um gestor de condomínios, a essência envolve tornar seus processos mais inteligentes.
Confira 5 técnicas para aumentar a produtividade na gestão de condomínios:
1. Produtividade na gestão de condomínios: Rotina organizada
Como já foi citado, um gestor de condomínios produtivo não precisa trabalhar mais horas. Para aumentar a produtividade é importante começar a organizar a rotina.
Para isso, é preciso mapear todas as tarefas que serão realizadas em cada dia. Com isso, é possível ter um panorama geral de tudo o que precisa ser feito.
Com as tarefas descritas, o gestor deve identificar quais são as tarefas que acabam atrasando sua rotina. Isso quer dizer, tarefas simples que acabam tomando horas para serem finalizadas.
Na organização da rotina, é importante solucionar problemas como tarefas demoradas, atividades repetitivas ou/e irrelevantes.
Assim, será possível estabelecer as prioridades, ter uma agenda mais assertiva e ainda aumentar a produtividade no dia a dia.
2. Produtividade na gestão de condomínios: Prioridade de tarefas
Com as tarefas do dia organizadas, como foi sugerido na dica anterior, é mais fácil identificar quais tarefas são mais urgentes.
Na avaliação das responsabilidades diárias o gestor pode categorizá-las por ordem de prioridade. Então, definir quais atividades são indispensáveis e como serão executadas.
Para realizar essa organização, é interessante utilizar a matriz de Eisenhower.
Basicamente, é uma ferramenta utilizada para priorizar tarefas e orientar os processos de tomada de decisão.
Desta forma, as atividades serão categorizadas de acordo com sua importância e urgência para serem resolvidas.
3. Produtividade na gestão de condomínios: Trabalho de equipe
Gestores de condomínio geralmente administram mais de um condomínio ao mesmo tempo, e portanto, há ainda mais trabalho a ser realizado.
Mesmo o funcionário mais produtivo não vai conseguir realizar todas as tarefas de uma empresa, portanto, é preciso ter uma boa equipe para lidar com todas as demandas de forma eficiente.
Uma equipe produtiva garante o bom funcionamento de uma administradora de condomínios, por isso, compartilhe esse post com seus colegas para que todos conheçam essas técnicas.
Além disso, esteja seguro que seus colegas de trabalho estão instruídos a respeito das diversas atividades e responsabilidades da gestão de condomínios.
4. Produtividade na gestão de condomínios: Processos automatizados
É claro que nem sempre a produtividade vai depender completamente do profissional, ainda mais quando ele precisa executar tarefas repetitivas e manuais.
Outros exemplos de situações que atrapalham a produtividade de gestores, é o uso de equipamentos velhos ou lentos, dados desorganizados, processos manuais e arcaicos, falta de tecnologia e etc.
Para resolver esse problema é importante buscar soluções modernas, principalmente as que resolvem tarefas repetitivas.
Atualmente existem aplicativos que automatizam a geração de boletos nos condomínios, realizam a cobrança eletrônica, geram o balancete, e etc.
Ferramentas assim ajudam gestores a economizarem tempo com tarefas repetitivas e dão mais espaço para focar em outras responsabilidades.
5. Produtividade na gestão de condomínios: Sistema de gestão para condomínios
Um aplicativo para condomínios é um sistema desenvolvido com o propósito de tornar a rotina de gestores de condomínio mais produtiva. Portanto, é a opção ideal para esses profissionais.
Afinal, um aplicativo de gestão de condomínios ajuda a centralizar toda a organização do condomínio, a comunicação e até o controle financeiro. Além disso, esses sistemas contam com diversas automações, que otimizam o tempo de trabalho do gestor.
Recursos disponíveis no aplicativo para condomínio uCondo
- Agenda de atividades e manutenções
Com esta funcionalidade é possível programar as manutenções, renovações de contratos, etc. para que todos os moradores recebam notificações e fiquem por dentro de todas as novidades do condomínio.
- Organização dos documentos do seu condomínio
Organize todos os documentos importantes como regimentos internos ou prestação de contas e disponibilize para os moradores de forma digital e categorizada.
- Automação Financeira
Gere balancetes mensais de forma 100% automatizada e dê adeus às planilhas para trabalhar com um sistema que atualiza relatórios em tempo real.
Além disso, o uCondo também conta com funcionalidades ligadas à redução dos índices de inadimplência, como: régua de cobrança automática, geração de acordos e emissão de segunda via de boleto em segundos.
- Comunicação Centralizada
Tenha acesso a uma série de funcionalidades que vão ajudar você a ter uma comunicação muito mais eficiente em seu condômino.
Produtividade não é estar sobrecarregado
É muito comum confundir a produtividade com trabalho excessivo, contudo, os dois conceitos são opostos.
A produtividade envolve uma boa administração do próprio tempo e de suas tarefas, de modo que se aproveite bem e consiga realizar suas obrigações de forma eficiente.
Ao contrário do trabalho excessivo, que tem relação com um grande número de atividades e responsabilidades, acima da capacidade do trabalhador. Isso geralmente acontece quando o trabalho não é bem dividido entre colaboradores.
É importante buscar a produtividade, mas sempre evitar estar sobrecarregado, para não ter problemas na vida pessoal.
Conclusão
Qualquer profissional consegue reconhecer a importância de ser produtivo, ainda mais trabalhando com gestão de condomínios, onde existem tantas tarefas e responsabilidades.
Seguindo as dicas desse artigo, o gestor pode economizar tempo em sua rotina e otimizar seus processos de trabalho. Assim, além de conseguir produzir mais, poderá oferecer um serviço ainda mais eficiente e de qualidade.
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