Contabilidade para condomínios: Como fazer?

A gestão de um condomínio envolve muitas tarefas e responsabilidades que não são consideradas fáceis. Contudo, a maior parte dos gestores concordam que lidar com a contabilidade para condomínios é a parte mais complicada deste trabalho.

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Administrar um condomínio é tão complicado quanto administrar uma empresa. A atividade envolve registros patrimoniais e financeiros, além de diversas obrigações fiscais que exigem bastante atenção.

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Podemos citar como exemplos as contas a pagar e receber, encargos, impostos e até mesmo salários, nos casos dos condomínios que possuem funcionários.

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A contabilidade no condomínio pode parecer complicada para quem não tem preparo para lidar, mas com o conhecimento necessário e a ajuda da ferramenta certa, é possível dar conta.

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Nesse artigo do blog uCondo, vamos reunir as informações que qualquer profissional precisa conhecer para realizar a contabilidade do condomínio de forma legal, eficiente e descomplicada.

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‍Índice:

• O que diz o Código Civil sobre a contabilidade?
• Quais impostos se aplicam ao condomínio?
• Por que a contabilidade é importante?
• Como fazer a contabilidade do condomínio?
• Contadores podem criar uma administradora?
• Como um sistema pode facilitar a contabilidade?

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A contabilidade nos condomínios

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Apesar de não serem considerados empresas, os condomínios residenciais ainda possuem diversas obrigações fiscais, tributárias e contábeis.

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Desta forma, é sempre bom entender a importância da contabilidade no contexto dos condomínios.

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De acordo com o Conselho Federal de Contabilidade (CFC), "caso a administração do Condomínio opte por fazer a contabilidade, devem ser obedecidos os princípios contábeis aplicáveis a todas a entidades".

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A entidade cita os princípios que estão previstos na Interpretação Técnica Geral (ITG) 2002 como "Entidade Sem Finalidade de Lucros". Essa interpretação foi aprovada pela Resolução CFC nº 1.409/12.

O que diz a Lei sobre a contabilidade nos condomínios?

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O Código Civil é a principal legislação vigente para regrar a vida e para se levar em conta quando o assunto é contabilidade para condomínios.

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A principal base legal é a Lei 4.591/64 e, embora não haja menção explícita à contabilidade de condomínio, estabelece as responsabilidades do síndico:

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• Prestar contas à assembleia dos condôminos;

• Manter guardada durante o prazo de cinco anos, para eventuais necessidades de verificação contábil, toda a documentação relativa ao condomínio.

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Ou seja: é dever do síndico manter e apresentar os registros que comprovam a movimentação financeira do condomínio.

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Para fazer uma prestação completa, é preciso manter as contas atualizadas e ter uma boa organização para que estes dados não sejam perdidos.

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Além disso, para que a prestação de contas seja bem feita, é preciso ter o mínimo de conhecimento técnico de contabilidade. Isso porque existe uma série de responsabilidades tributárias a que os condomínios estão sujeitos.

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Dica de leitura: O Conselho Regional de Contabilidade do Ceará (CRC-RJ) disponibiliza um documento gratuito para contadores sobre a contabilidade nos condomínios:

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Baixe agora: A Contabilidade nos Condomínios

Quais impostos se aplicam ao condomínio?

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Nem todo gestor de condomínio sabe que precisa se preocupar com impostos. É uma das dúvidas mais comuns quando o assunto é contabilidade para condomínios.

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Mas o condomínio precisa sim prestar impostos, e esses são alguns deles:

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Contribuição para o Financiamento da Seguridade Social - Cofins

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Este é um tributo Federal que tem relação direta com a contratação de quaisquer tipos de prestadores de serviço. De acordo com o Governo Federal, a taxa é usada para financiar a seguridade social, ou seja: a previdência, a saúde e a assistência social dos trabalhadores.

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A sua cobrança é representada por uma taxa fixa de R$215,05 por cada nota fiscal emitida.

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Imposto sobre serviço - ISS

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O ISS é um imposto que é cobrado pela Prefeitura de cada município quando o condomínio contrata um prestador de serviço. Logo, o seu valor pode variar de um município para outro, e também de acordo com o tipo de serviço. 

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Dessa forma, para saber o valor do imposto, você precisará consultar a legislação da Prefeitura da cidade em que o condomínio está localizado.

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Contribuição social sobre lucro líquido - CSLL

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Assim como o ISS, o CSLL é gerado quando há a contratação de serviços prestados por terceiros. O imposto Federal é cobrado sobre o lucro líquido de cada empresa.

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O seu valor também pode variar entre 12% e 32%, conforme o tipo de serviço que será prestado ao condomínio.

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Programa de Integração Social - PIS/PASEP

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Este é um programa criado pelo Governo para financiar o pagamento do seguro-desemprego e do abono salarial. Sendo assim, só será cobrado caso o condomínio conte com colaboradores em regime CLT.

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O seu valor pode variar de acordo com o estado que o condomínio está localizado, mas normalmente equivale a 1% do salário do funcionário e deve ser recolhido até o dia 20 do mês seguinte ao que foi pago.

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Instituto Nacional de Seguro Social - INSS

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O INSS se refere ao financiamento de aposentadorias públicas e garantias, como pensões, salário maternidade, auxílio-doença e seguro-desemprego. 

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Diferente do PIS/PASEP, que é cobrado apenas quando um profissional tem carteira assinada, o INSS vale para os funcionários CLT, prestadores de serviços autônomos e síndicos.

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Seu valor equivale a 20% do salário do profissional e deve ser pago até o dia 20 do mês seguinte.

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Fundo de Garantia por Tempo de Serviço - FGTS 

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O FGTS é como uma poupança aberta pelo condomínio em nome do colaborador (CLT) que funciona como uma garantia para protegê-lo em caso de demissão sem justa causa. 

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O valor do pagamento equivale a 8% do salário do funcionário em questão e deve ser quitado até o dia 7 do mês subsequente ao pagamento do salário.

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Caso você queira conferir todos os impostos citados, eles estão previstos na legislação através da Lei 8.212 do Código Civil e pelo Decreto 3.048, de 1999.

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Para falar mais sobre as obrigações fiscais e contábeis de um condomínio, preparamos um vídeo especial:

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Por que a contabilidade é importante?

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Embora a lei não obrigue o responsável pela administração do condomínio a fazer seu trabalho nos moldes contábeis, uma afinidade maior com essa área tornará mais fácil seu trabalho no cotidiano.

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Afinal, qualquer irregularidade nas contas pode representar um sério risco para a gestão. Isso impacta diretamente na saúde financeira do condomínio e causa um transtorno para seus gestores.

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Por isso, a contabilidade do condomínio é essencial para manter um bom desenvolvimento do trabalho de administração. 

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Através dela, você conseguirá gerenciar melhor todos os recursos dos condôminos, além de possibilitar melhor controle do dinheiro.

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Teste gratuito: Sistema e app para contabilidade nos condomínios

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Para te ajudar, a uCondo preparou um vídeo especial sobre o assunto. Assista:

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Como se faz a contabilidade de um condomínio?

Com tantas obrigações, a chance de erros sem o domínio correto das ferramentas da contabilidade será muito maior. A boa notícia é que existem ferramentas que podem te ajudar a descomplicar a área contábil.

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A verdade é que você pode até não entender nada do assunto, mas seria bom aplicar pelo menos um instrumento contábil na administração das contas.

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Sendo assim, listamos algumas das principais técnicas contábeis que você pode utilizar diretamente na gestão condominial.

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Demonstrativos de receitas e despesas

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Também conhecido como DRE, o demonstrativo é usado para apurar todas as transações do condomínio por um determinado período.

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Para isso, você poderá  utilizar uma planilha com 2 colunas, onde deverão ser registradas receitas e despesas. Em uma coluna, você deverá colocar os valores recebidos e, na outra, os valores que foram gastos. 

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Depois de lançar todos os valores, some os números de cada coluna e confronte os dois resultados. Assim, você conseguirá saber se o orçamento foi respeitado.

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Prestação de Contas

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Bom, como já falamos antes, o Código Civil determina que a gestão do condomínio preste contas à assembleia geral de todas as movimentações financeiras realizadas.

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Lembrando que o mais importante aqui é garantir total transparência a respeito da destinação dos valores arrecadados.

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Portanto, é recomendável apresentar nas prestações de contas o saldo bancário, além de divulgar o DRE e o balancete.

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Lembrando que, além das receitas e despesas (incluindo consumos de água, luz, gás, etc.), ao cuidar da contabilidade para condomínio, você precisará estar atento aos impostos e encargos.

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Porém, embora as planilhas sejam úteis, elas estão sujeitas a erros pois precisam ser alimentadas manualmente. E como você já sabe, a contabilidade do condomínio é só uma das frentes que a gestão do condomínio precisará cuidar.

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Balancete condominial

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Este é um levantamento contábil que resume receitas e despesas em um determinado período do condomínio. A partir dessa relação, ele apresenta também o saldo atual e o saldo do mês:

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• ‍Saldo atual: soma do que já existia em caixa no mês anterior com o saldo do mês vigente.
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• ‍Saldo do mês: resultado do fluxo de caixa (diferença do dinheiro recebido e da quantia gasta).

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Esse documento é muito importante para a realização da prestação de contas mensal, por exemplo, se essa for uma prática adotada pela gestão do condomínio.

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A análise dos balancetes mensais ajudará você a acompanhar exatamente como está a saúde financeira do condomínio.

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Em resumo, essas são informações cruciais para realizar previsões orçamentárias, planejar melhorias e reduzir custos.

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Além do cuidado com o balancete, será necessário garantir que as informações cheguem aos moradores. 

Os contadores na administração de condomínios

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É cada dia mais comum que contadores prestem serviços para condomínios e, em dado momento, transformem suas empresas em administradoras de condomínios.

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Isso se dá pelo sucesso que muitos contadores podem obter no ramo, já que o trabalho é rentável e os contadores, em geral, possuem conhecimento nas partes mais “complicadas” da administração de condomínios: a gestão financeira e contábil.

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Dentre os clientes da uCondo, são diversos os cases de sucesso de contadores que acabaram se “transformando” em administradoras.

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Um destes cases é o da CAC Administradora, empresa sediada em Belo Horizonte e que expandiu sua atuação em virtude do uso da tecnologia. Assista o depoimento: 

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Quais os sistemas mais usados na contabilidade?

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Para facilitar a contabilidade, o uso de sistemas para administração de condomínios está se popularizando em todo o Brasil. Através destas ferramentas, é possível reduzir a chance de erros no dia a dia.

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Isso se dá pelo uso de automação, digitalização e centralização dos vários procedimentos financeiros que existem na gestão de condomínio.

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No sistema uCondo, o gestor pode emitir relatórios de inadimplência, controlar as receitas e despesas, automatizar as cobranças, gerar balancetes, facilitar as reservas de áreas comuns, emitir notificações e muito mais.

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Com a tecnologia, os responsáveis pela contabilidade eliminam diversos riscos manuais envolvidos no processo de contabilidade do condomínio, além de economizar tempo e dinheiro.

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Esqueça de planilhas e papeladas com o aplicativo para gestão de condomínios uCondo. Sua gestão será mais ágil e transparente e sua equipe poderá fazer mais em menos tempo.

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