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O que é conciliação bancária e como fazer?
Dentre as tarefas financeiras de um condomínio, a conciliação bancária é uma prática que pode gerar dúvidas para os síndicos e administradores.
Isso porque administrar a parte bancária de um condomínio exige um cuidado especial. E quando falamos das contas bancárias, é importante ter um cuidado redobrado.
A conciliação bancária é um processo fundamental para manter o controle sobre as movimentações financeiras do condomínio. Ele serve para garantir que não haja divergências entre o que foi registrado no sistema e o que consta no extrato bancário.
Esse procedimento pode ser trabalhoso e suscetível a erros quando realizado manualmente. Com o avanço da tecnologia, é possível simplificar essa tarefa por meio de aplicativos de gestão condominial.
No novo post do blog uCondo, vamos te explicar como um aplicativo de gestão pode ser um verdadeiro aliado na gestão financeira do seu condomínio.
Índice:
- O que é conciliação bancária?
- Onde se aplica a conciliação bancária?
- Qual a importância da conciliação bancária?
- É obrigatório realizar a conciliação bancária?
- Como fazer a conciliação bancária no condomínio?
- Como automatizar a conciliação bancária?
- Modelo de planilha de conciliação bancária
O que é conciliação bancária?
A conciliação bancária é a comparação entre as movimentações financeiras registradas em um sistema com os extratos bancários fornecidos pelas instituições financeiras.
Esse procedimento é essencial na gestão financeira de empresas, organizações e também de condomínios.
O objetivo principal da conciliação bancária é garantir a consistência e a precisão das informações financeiras.
Ela ajuda a identificar e corrigir possíveis divergências entre os registros internos e as transações efetivamente realizadas no banco.
Isso inclui conferir depósitos, transferências, pagamentos e outras operações financeiras. Desta forma, é possível assegurar que tudo foi devidamente registrado e que não existem erros ou omissões.
Onde se aplica a conciliação bancária?
A conciliação bancária pode ser aplicada em qualquer situação em que haja movimentações financeiras registradas em um sistema contábil ou financeiro.
Ela é importante para comparar e ajustar as informações fornecidas pelos extratos bancários, evitando vários tipos de erros.
Essa prática é relevante para diversos tipos de entidades, como empresas, organizações sem fins lucrativos e, é claro, também é muito útil para condomínios.
É preciso fazer conciliação bancária no condomínio?
Sim, é essencial fazer a conciliação bancária no condomínio para garantir uma gestão financeira eficiente.
Esse processo ajuda a verificar se todas as transações bancárias, como pagamentos de taxas, despesas e receitas, foram registradas corretamente no sistema financeiro do condomínio.
Além disso, realizar a conciliação bancária regularmente facilita a organização financeira e melhora o controle de fluxo de caixa.
Isso é importante para manter as contas em dia e garantir que não haja discrepâncias que possam prejudicar a saúde financeira do condomínio.
Utilizar a conciliação bancária no condomínio também contribui para a transparência da administração. Com a conferência de todas as transações, é possível apresentar dados precisos aos condôminos, promovendo maior confiança na gestão.
Na maioria do casos, a conciliação bancária é importante até mesmo para a prestação de contas.
Qual a importância da conciliação bancária para o controle financeiro?
A conciliação bancária é fundamental para identificar discrepâncias, como lançamentos duplicados, tarifas bancárias, cheques não compensados, entre outros.
Estes "equívocos" podem ocorrer a qualquer momento e comprometem as operações financeiras do condomínio.
Além disso, a conciliação bancária ajuda a prevenir fraudes e proporciona maior transparência e controle sobre as finanças. Isso possibilita uma gestão mais confiável e eficiente.
Quer saber mais sobre o assunto? Assista o vídeo a seguir:
É obrigatório fazer conciliação bancária?
Embora a conciliação bancária não seja obrigatória por lei, é altamente recomendada para manter a precisão e transparência na gestão financeira de qualquer entidade. Nos condomínios, não é diferente.
Esse processo ajuda a verificar se as movimentações financeiras registradas internamente estão de acordo com os extratos bancários, evitando possíveis erros ou fraudes.
Além disso, a conciliação bancária proporciona maior controle sobre as finanças. Ela ajuda a identificar pagamentos não processados, depósitos não registrados e outras discrepâncias que possam impactar o fluxo de caixa.
Quem é responsável pela conciliação bancária?
Em um condomínio, o responsável pela conciliação bancária é o síndico. Ele é representante legal do condomínio, eleito ou contratado para zelar pelos interesses dos moradores.
Isso inclui a gestão financeira e a administração dos recursos financeiros do condomínio de forma adequada.
Quando aprovado pelos moradores, o síndico pode delegar esta tarefa para um contador ou para a administradora contratada para a gestão financeira.
Qual a diferença entre conciliação bancária e fluxo de caixa?
Tanto o controle do fluxo de caixa quanto a conciliação bancária são responsabilidades do síndico. No entanto, estes conceitos possuem diferenças.
A conciliação bancária é o processo de comparar as movimentações financeiras com as informações presentes nos extratos bancários fornecidos pelo banco utilizado pelo condomínio.
Já o fluxo de caixa é uma ferramenta que permite acompanhar as entradas e saídas de dinheiro em um determinado período.
Como fazer conciliação bancária?
De forma prática, a conciliação bancária acontece da seguinte maneira:
- Registro das movimentações internas: O condomínio registra em seu sistema todas as receitas (mensalidades dos condôminos, recebimento de taxas extras, entre outros) e despesas (pagamentos de fornecedores, salários de funcionários, manutenções, etc.) realizadas.
- Comparação com extratos bancários: Com base nas informações fornecidas pelo banco, são gerados os extratos bancários, que contêm as movimentações financeiras efetivamente realizadas pela conta do condomínio.
- Conferência e ajustes: O passo seguinte é comparar as informações internas do condomínio com os extratos bancários, conferindo cada lançamento e verificando se tudo está correto. Caso existam divergências ou lançamentos pendentes, é necessário fazer os ajustes necessários no sistema contábil.
- Identificação de divergências: Durante a conciliação bancária, podem surgir discrepâncias, como cheques que ainda não foram compensados, pagamentos duplicados ou tarifas bancárias não previstas. A identificação dessas situações é fundamental para garantir a exatidão dos registros financeiros.
- Transparência e prestação de contas: Com a conciliação bancária realizada corretamente, o síndico ou administrador tem acesso a informações precisas sobre as finanças do condomínio, o que permite uma prestação de contas transparente e confiável aos condôminos.
A conciliação bancária é uma prática essencial para garantir a gestão financeira eficiente e transparente de um condomínio, e em muitos condomínios ainda é feita de forma manual.
No entanto, o uso de aplicativos de gestão condominial, como o uCondo, pode automatizar esse processo, o tornando mais ágil e confiável.
Quais os documentos envolvidos na conciliação bancária?
No processo de conciliação bancária, os principais documentos envolvidos são:
- Extratos bancários: São os documentos fornecidos pelo banco que detalham todas as movimentações financeiras realizadas na conta bancária do condomínio ao longo de um determinado período.
- Balancete do sistema utilizado: É onde são registradas todas as transações financeiras internas do condomínio.
- Comprovantes de pagamentos: São os documentos que atestam os pagamentos realizados pelo condomínio, como recibos, notas fiscais, boletos quitados, entre outros.
- Extratos de pagamentos: Alguns condomínios utilizam extratos de pagamentos gerados pelo sistema bancário, que mostram os detalhes de cada pagamento efetuado pelo condomínio.
- Contas a pagar e contas a receber: Relatórios que listam as contas que o condomínio precisa pagar e as contas que o condomínio tem a receber.
Como facilitar a conciliação bancária?
Para facilitar a vida de síndicos e administradoras, o sistema uCondo para gestão de condomínios permite que o síndico emita um relatório de conciliação bancária completo com poucos cliques.
Tutorial: Gerando o relatório de conciliação bancária
Através da conferência disponibilizada, você localiza itens não lançados na plataforma ou lançados a mais, de modo que os saldos do extrato bancário e do relatório de conciliação bancária fiquem de acordo.
Isso facilita todo o processo de conciliação bancária, uma das tarefas mais complicadas dentro do controle das contas do condomínio.
E para implantar o sistema uCondo no seu condomínio, não tem mistério: basta se cadastrar no formulário abaixo para receber o contato do nosso time:
Modelo de planilha de conciliação bancária
Caso você prefira fazer a conciliação de forma manual, trazemos um modelo simplificado de planilha para conciliação bancária.
Lembre-se de adaptar e personalizar a planilha de acordo com as necessidades específicas do seu condomínio.
Confira o modelo de planilha:
Instruções de Preenchimento:
- Na coluna "Data", insira a data de cada movimentação financeira;
- Em "Descrição", descreva brevemente o que se refere a cada lançamento (exemplo: "Mensalidade", "Taxa Extra", "Pagamento ao Fornecedor A", etc.);
- Em "Valor (R$)", preencha o valor monetário da transação, utilizando duas casas decimais (exemplo: "1500,00");
- Em "Tipo de Movimentação", indique se a operação é um crédito (entrada de dinheiro) ou débito (saída de dinheiro);
- Nas colunas "Saldo Interno (R$)" e "Saldo Bancário (R$)", registre os saldos internos e bancários após cada movimentação.
Leia também: Como economizar com boletos bancários?
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