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O que é conciliação bancária e como fazer?
Dentre as tarefas financeiras essenciais em um condomínio, a conciliação bancária é uma prática que muitas vezes pode gerar dúvidas e complicações para os síndicos e administradores.
Isso porque administrar a parte bancária de um condomínio exige um cuidado especial.
A conciliação bancária é um processo fundamental para manter o controle sobre as movimentações financeiras do condomínio e garantir que não haja divergências entre o que foi registrado no sistema e o que consta no extrato bancário.
Esse procedimento pode ser trabalhoso e suscetível a erros quando realizado manualmente, mas com o avanço da tecnologia, é possível simplificar essa tarefa por meio de aplicativos de gestão condominial, como o uCondo.
No novo post do blog uCondo, vamos te explicar como um aplicativo de gestão pode ser um verdadeiro aliado na gestão financeira do seu condomínio.
Índice:
- O que é conciliação bancária?
- Onde se aplica a conciliação bancária?
- Qual a importância da conciliação bancária?
- Quem é responsável pela conciliação bancária?
- Como fazer a conciliação bancária no condomínio?
- Como automatizar a conciliação bancária?
- Modelo de planilha de conciliação bancária
O que é conciliação bancária?
A conciliação bancária é um procedimento essencial na gestão financeira de empresas, organizações e condomínios.
É o processo de comparar e ajustar as movimentações financeiras registradas no sistema contábil ou financeiro de uma entidade com as informações constantes nos extratos bancários fornecidos pelas instituições financeiras.
O objetivo principal da conciliação bancária é garantir a consistência e a precisão das informações financeiras, identificando e corrigindo possíveis divergências entre os registros internos da entidade e as transações efetivamente realizadas no banco.
Isso inclui conferir depósitos, transferências, pagamentos e outras operações financeiras, de forma a assegurar que tudo foi devidamente registrado e que não existem erros ou omissões.
Onde se aplica a conciliação bancária?
A conciliação bancária pode ser aplicada em qualquer situação em que haja movimentações financeiras registradas em um sistema contábil ou financeiro, e que estas precisem ser comparadas e ajustadas com as informações fornecidas pelos extratos bancários.
Essa prática é relevante para diversos tipos de entidades, como empresas, organizações sem fins lucrativos e, é claro, também é muito útil para condomínios.
Em um condomínio, a conciliação bancária é uma etapa fundamental da gestão financeira.
Isso porque o síndico ou administrador precisa controlar os recursos financeiros arrecadados dos condôminos e gerenciar as despesas relacionadas ao funcionamento e manutenção do condomínio.
Além disso, é necessário garantir a correta prestação de contas e a transparência na administração do dinheiro dos condôminos.
Qual a importância da conciliação bancária para o controle financeiro?
Esse processo é fundamental para identificar discrepâncias, como lançamentos duplicados, tarifas bancárias, cheques não compensados, entre outros equívocos que possam ocorrer nas operações financeiras do condomínio.
Além disso, a conciliação bancária ajuda a prevenir fraudes e proporciona maior transparência e controle sobre as finanças, possibilitando uma gestão mais confiável e eficiente.
Quer saber mais sobre o assunto? Assista o vídeo a seguir:
Quem é responsável pela conciliação bancária?
O síndico, ou a administradora contratada para auxiliar na gestão, é encarregado de zelar pelos interesses dos condôminos e administrar os recursos financeiros do condomínio de forma adequada.
Desta forma, a responsabilidade pela conciliação bancária em um condomínio geralmente recai sobre o síndico, que é o representante legal e o gestor responsável pelo condomínio.
É importante ressaltar que, em alguns casos, o síndico pode delegar a tarefa de conciliação bancária a um funcionário administrativo, a um contador ou a uma empresa especializada em administração condominial.
Qual a diferença entre conciliação bancária e fluxo de caixa?
Tanto o controle do fluxo de caixa quanto a conciliação bancária são responsabilidades do síndico. No entanto, estes conceitos possuem diferenças.
A conciliação bancária é o processo de comparar as movimentações financeiras com as informações presentes nos extratos bancários fornecidos pelo banco utilizado pelo condomínio.
Já o fluxo de caixa é uma ferramenta que permite acompanhar as entradas e saídas de dinheiro em um determinado período.
Como fazer conciliação bancária?
De forma prática, a conciliação bancária em um condomínio acontece da seguinte maneira:
- Registro das movimentações internas: O condomínio registra em seu sistema todas as receitas (mensalidades dos condôminos, recebimento de taxas extras, entre outros) e despesas (pagamentos de fornecedores, salários de funcionários, manutenções, etc.) realizadas.
- Comparação com extratos bancários: Com base nas informações fornecidas pelo banco, são gerados os extratos bancários, que contêm as movimentações financeiras efetivamente realizadas pela conta do condomínio.
- Conferência e ajustes: O passo seguinte é comparar as informações internas do condomínio com os extratos bancários, conferindo cada lançamento e verificando se tudo está correto. Caso existam divergências ou lançamentos pendentes, é necessário fazer os ajustes necessários no sistema contábil.
- Identificação de divergências: Durante a conciliação bancária, podem surgir discrepâncias, como cheques que ainda não foram compensados, pagamentos duplicados ou tarifas bancárias não previstas. A identificação dessas situações é fundamental para garantir a exatidão dos registros financeiros.
- Transparência e prestação de contas: Com a conciliação bancária realizada corretamente, o síndico ou administrador tem acesso a informações precisas sobre as finanças do condomínio, o que permite uma prestação de contas transparente e confiável aos condôminos.
A conciliação bancária é uma prática essencial para garantir a gestão financeira eficiente e transparente de um condomínio, e em muitos condomínios ainda é feita de forma manual.
No entanto, o uso de aplicativos de gestão condominial, como o uCondo, pode automatizar esse processo, o tornando mais ágil e confiável.
Quais os documentos envolvidos no processo de conciliação bancária?
No processo de conciliação bancária em um condomínio, os principais documentos envolvidos são:
- Extratos bancários: São os documentos fornecidos pelo banco que detalham todas as movimentações financeiras realizadas na conta bancária do condomínio ao longo de um determinado período.
- Balancete do sistema do condomínio: É onde são registradas todas as transações financeiras internas do condomínio.
- Comprovantes de pagamentos: São os documentos que atestam os pagamentos realizados pelo condomínio, como recibos, notas fiscais, boletos quitados, entre outros.
- Extratos de pagamentos: Alguns condomínios utilizam extratos de pagamentos gerados pelo sistema bancário, que mostram os detalhes de cada pagamento efetuado pelo condomínio.
- Contas a pagar e contas a receber: Relatórios que listam as contas que o condomínio precisa pagar e as contas que o condomínio tem a receber.
Como facilitar a conciliação bancária?
Para facilitar a vida de síndicos e administradoras, o sistema uCondo para gestão de condomínios permite que o síndico emita um relatório de conciliação bancária completo com poucos cliques.
Tutorial: Gerando o relatório de conciliação bancária
Através da conferência disponibilizada, você localiza itens não lançados na plataforma ou lançados a mais, de modo que os saldos do extrato bancário e do relatório de conciliação bancária fiquem de acordo.
Isso facilita todo o processo de conciliação bancária, uma das tarefas mais complicadas dentro do controle das contas do condomínio.
E para implantar o sistema uCondo no seu condomínio, não tem mistério: basta se cadastrar no formulário abaixo para receber o contato do nosso time:
Modelo de planilha de conciliação bancária
Caso você prefira fazer a conciliação de forma manual, trazemos um modelo simplificado de planilha para conciliação bancária.
Lembre-se de adaptar e personalizar a planilha de acordo com as necessidades específicas do seu condomínio.
Confira o modelo de planilha:
Instruções de Preenchimento:
- Na coluna "Data", insira a data de cada movimentação financeira;
- Em "Descrição", descreva brevemente o que se refere a cada lançamento (exemplo: "Mensalidade", "Taxa Extra", "Pagamento ao Fornecedor A", etc.);
- Em "Valor (R$)", preencha o valor monetário da transação, utilizando duas casas decimais (exemplo: "1500,00");
- Em "Tipo de Movimentação", indique se a operação é um crédito (entrada de dinheiro) ou débito (saída de dinheiro);
- Nas colunas "Saldo Interno (R$)" e "Saldo Bancário (R$)", registre os saldos internos e bancários após cada movimentação.
Leia também: Como economizar com boletos bancários?
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