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O que faz uma administradora? Tudo sobre administradoras de condomínios
Muitas pessoas que vivem em condomínios residenciais sequer sabem que muitos deles são gerenciados por administradoras de condomínios. Isso porque o trabalho dessas empresas pode parecer um mistério para quem não tem muito conhecimento na área.
Você sabe exatamente o que faz uma administradora de condomínios? As administradoras de condomínios têm um papel fundamental na gestão de edifícios e conjuntos habitacionais.
Essas empresas são responsáveis por uma série de atividades que vão desde a manutenção das áreas comuns até a gestão financeira do condomínio.
No novo artigo do blog uCondo, vamos te explicar a importância das administradoras de condomínios, abordando suas principais responsabilidades e desafios.
Índice
- O que faz uma administradora de condomínios?
- Quando contratar uma administradora de condomínios?
- Quais as vantagens de contratar uma administradora?
- Como escolher uma boa administradora de condomínio?
- Qual o valor de uma administradora de condomínio?
- Rescisão do contrato com administradora
O que faz uma administradora de condomínios?
Uma administradora de condomínios é responsável por gerenciar as finanças, a manutenção e a organização de condomínios residenciais ou comerciais. Dentre as principais funções, podemos citar:
- Gestão de recursos humanos: tomar conta da folha de pagamento dos funcionários, realizar contratos de trabalho e contratar novos prestadores de serviço.
- Gestão jurídica: uma administradora de condomínios tem expertise para oferecer assessoria jurídica para o condomínio. Também pode atuar no caso de inadimplências e realizar uma cobrança judicial.
- Gestão administrativa: esse é um dos principais motivos pelos quais síndicos optam por contratar uma administradora de condomínios. Ela vai emitir e enviar os boletos de taxa condominial mensalmente para os moradores, administrar a taxa de inadimplência, gerenciar todos os detalhes fiscais e contábeis do condomínio e organizar a prestação de contas, além de todos os documentos.
- Gestão financeira: oferecer assessoria para a previsão orçamentária anual, gerenciar o fundo de reserva e as contas a pagar, apresentar relatórios de receitas e despesas do condomínio e administrar a conta bancária.
Quando contratar uma administradora de condomínios?
Saber o momento certo de contratar uma administradora de condomínios é a pergunta mais frequente entre os síndicos.
Um síndico deve considerar a contratação de uma administradora de condomínios quando percebe que não possui tempo suficiente ou conhecimento técnico para administrar o condomínio de forma eficiente.
Uma administradora de condomínios pode ajudar o síndico a gerenciar as finanças do condomínio, lidar com questões legais, supervisionar os funcionários do condomínio, prestar contas aos moradores e ajudar a planejar e realizar projetos para melhorar o condomínio.
Além disso, uma administradora de condomínios pode trazer uma visão imparcial e profissional para a tomada de decisões, o que pode ajudar a evitar conflitos entre os moradores.
Leia também: 5 dicas de gestão para condomínios
Quais as vantagens de contratar uma administradora de condomínios?
Contratar uma administradora de condomínios pode trazer várias vantagens para os síndicos e os moradores do condomínio. Dentre as vantagens, podemos citar:
- Mais produtividade: uma pessoa física como um síndico, pode enfrentar dificuldades para conseguir realizar uma gestão condominial com facilidade. Entretanto, uma administradora de condomínios consegue gerenciar e representar o condomínio com facilidade, pois normalmente tem uma equipe e as ferramentas certas para desempenhar esse papel.
- Redução de custos e economia de recursos: administradoras de condomínios já têm experiência na gestão condominial, por isso auxiliam o síndico na compra e gestão de estoque de materiais de limpeza e jardinagem, por exemplo, evitando desperdícios e mau uso.
- Representar o condomínio em órgãos públicos: esses locais funcionam em horário restrito e para um síndico que se divide em várias tarefas, é muito mais simples contar com o apoio de uma administradora que ficará responsável por representar o condomínio nesses ambientes.
Assessoria na contratação de novos prestadores de serviços: uma administradora de condomínios consegue indicar profissionais e empresas competentes e de confiança, isso porque ela trabalha diariamente com tarefas como essa. O síndico também acaba economizando com o tempo que levaria para fazer os orçamentos necessários. - Profissionalismo e Experiência: As administradoras são especializadas em gerenciar condomínios. Elas possuem conhecimento técnico e prático para lidar com diversas situações, desde a manutenção das áreas comuns até questões legais e financeiras.
- Economia de Tempo: A administração de um condomínio envolve uma série de tarefas complexas, como lidar com fornecedores, cobranças, contratos, entre outros. Ao contratar uma administradora, o síndico e os moradores podem economizar tempo significativo, pois a empresa se encarrega dessas responsabilidades.
- Expertise Financeira: A gestão financeira de um condomínio é crucial para manter as contas em dia e garantir a sustentabilidade do empreendimento. Uma administradora pode cuidar das finanças de forma profissional, evitando atrasos de pagamento e garantindo transparência nas contas.
- Cumprimento da Legislação: As leis e regulamentos que envolvem condomínios podem ser complexos e variar de acordo com a região. Uma administradora está atualizada sobre as leis vigentes e pode garantir que o condomínio esteja em conformidade.
- Cobrança de Inadimplentes: Lidar com a inadimplência dos condôminos pode ser um desafio. As administradoras têm processos e ferramentas para lidar com a cobrança de forma eficiente e profissional.
- Desenvolvimento de Regras e Normas: A administradora pode auxiliar na elaboração e implementação de regulamentos internos, ajudando a manter a ordem, a segurança e o bem-estar dos moradores.
Além disso, o síndico terá melhor organização na gestão financeira do condomínio. Na maioria dos casos, a administradora permite contar com assessoria jurídica e oferece taxas bancárias mais baixas (administradoras de condomínios tem facilidade para fazer acordos de redução de taxas com os bancos).
Quais as desvantagens de contratar uma administradora de condomínios?
Apesar das vantagens, a contratação de uma administradora de condomínios também pode apresentar algumas desvantagens, dependendo das circunstâncias e das expectativas dos moradores.
Algumas das desvantagens podem incluir:
- Custo financeiro: Contratar uma administradora envolve custos financeiros. A taxa de administração pode ser considerável, principalmente para condomínios menores. Em alguns casos, os custos podem superar os benefícios percebidos.
- Falta de conhecimento do condomínio: As administradoras podem não conhecer a cultura, as necessidades específicas e as particularidades do condomínio tão bem quanto os próprios moradores. Isso pode levar a decisões que não consideram totalmente os interesses dos residentes.
- Possível Impessoalidade: Uma administradora pode ser vista como uma entidade impessoal, o que pode afetar a comunicação entre os moradores e a administração. A falta de um toque humano pode ser uma desvantagem em situações delicadas.
- Dependência Excessiva: Quando o condomínio depende totalmente da administradora, a falta de conhecimento interno sobre os processos administrativos e operacionais pode ser prejudicial caso ocorra algum problema com a empresa.
- Desalinhamento de Interesses: Os objetivos da administradora nem sempre podem estar totalmente alinhados com os interesses dos moradores. Por exemplo, a administradora pode estar mais focada em manter os lucros do que em atender às necessidades dos residentes.
- Risco de Má Gestão: Embora raro, existe o risco de contratar uma administradora ineficiente ou desonesta, que possa prejudicar a administração financeira do condomínio ou não realizar adequadamente suas responsabilidades.
Em última análise, a decisão de contratar ou não uma administradora de condomínios deve ser baseada nas necessidades específicas do condomínio e nas preferências dos moradores.
Na hora de contratar, opte por uma administradora que conte com um sistema de gestão condominial, pois assim ela evita erros na gestão financeira e ainda oferece mais transparência e praticidade para o seu condomínio.
Como escolher uma boa administradora de condomínios?
Uma administradora de condomínios será o braço direito e suporte do síndico. Por isso é importante pesquisar bem antes da escolha.
Nós da uCondo acreditamos no poder que a transformação digital traz para a gestão condominial, por isso indicamos administradoras que contam com um sistema para condomínio.
Confira algumas dicas para escolher uma administradora de condomínios:
- Peça indicações para outros síndicos;
- Conheça todo o modelo de trabalho e suporte oferecido pela administradora;
- Conheça as tecnologias usadas, como aplicativo para condomínio por exemplo;
- Solicite os modelos de relatórios e prestação de contas utilizados;
- Pesquise preços do mercado e faça comparações;
- Esclareça quais atividades a administradora vai ficar responsável: manutenções, folhas de pagamento e contratação de funcionários e fornecedores;
Qual o valor de uma administradora de condomínios?
O valor de uma administradora de condomínios não é tabelado, por isso pode ser negociado. Cada orçamento vai depender das particularidades da administradora e do condomínio.
Dentre os detalhes que impactam na cobrança da administradora, podemos citar localização e cidade, número de unidades e despesas mensais do condomínio, além do número de profissionais contratados.
Os custos normalmente variam entre R$ 1,2 mil e R$ 2,8 mil mensais.
Em alguns casos, a administradora cobra uma taxa a partir dos gastos do condomínio, que normalmente varia de 3% a 7% do valor.
Como encerrar o contrato com uma administradora de condomínio?
O condomínio tem direito de cancelar o contrato com a administradora, através de carta de rescisão, assim como a administradora tem o direito de cobrar possíveis multas. Os detalhes dependem do que foi estabelecido por contrato.
Por isso, é importante que o síndico assine o contrato assim que a administradora for escolhida, antes mesmo de entregar a documentação do condomínio para ela.
O contrato deve conter todas as informações referentes à rescisão do contrato, para maior segurança do condomínio.
Após a administradora receber a carta de rescisão de contrato, ela deve devolver todos os documentos e certidões do condomínio.
Leia também: O que faz um síndico?
Qual o papel de uma administradora de condomínios?
Para esclarecer alguns pontos, a uCondo traz um vídeo exclusivo explicando como funciona o trabalho de uma administradora de condomínios.
Assista o vídeo completo e tire suas dúvidas:
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