Portaria Virtual no condomínio: como funciona?

Em um mundo cada vez mais conectado e tecnológico, a segurança residencial tem se tornado uma prioridade para muitas pessoas. No contexto dos condomínios residenciais, a busca por soluções eficientes e inovadoras tem levado à adoção da portaria virtual, uma alternativa moderna e inteligente para garantir a proteção e o controle de acesso aos prédios.

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A portaria virtual é uma solução baseada em tecnologia que substitui a tradicional portaria física por um sistema digital, trazendo inúmeros benefícios para os moradores e síndicos. 

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Nesse modelo, o atendimento e monitoramento do acesso ao condomínio são realizados de forma remota, por uma equipe especializada, utilizando câmeras, sistemas de comunicação e softwares avançados.

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Neste conteúdo do blog uCondo, vamos te explicar cada uma das vantagens da portaria virtual em condomínios residenciais, abordando a segurança, a otimização de recursos e a comodidade para os condôminos.

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Índice

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• O que é portaria virtual?
• Como funciona a portaria virtual?
• Quais os tipos de portaria virtual?
• Qual condomínio pode contratar?
• Quais as vantagens e desvantagens?
• Qual o valor para contratar o serviço?
• Qual a melhor empresa de portaria virtual?
• Aprovação portaria virtual em assembleia
• Como organizar uma portaria de condomínio?

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Portaria virtual presente nos condomínios

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Segundo o Censo do SíndicoNet, 12% dos condomínios já utilizam portaria virtual ou remota e 36% dos gestores disseram ainda não usar, mas consideram a ferramenta como uma opção futura. 

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O portal SíndicoNet realiza a pesquisa anualmente para compreender qual é o momento do mercado condominial.

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Em relação ao uso de portaria virtual, a pesquisa relatou um crescimento de 55,85% em apenas 3 anos.  

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O que é portaria virtual?

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A portaria virtual em condomínios residenciais é um sistema de segurança que substitui a presença física de um porteiro ou vigilante na entrada do condomínio. 

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Em vez disso, a portaria virtual utiliza tecnologia, como câmeras, interfone e acesso remoto, para controlar o acesso de pessoas e veículos ao condomínio.

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Normalmente, a portaria virtual oferece recursos como abertura de portões e cancelas, registro de imagens e controle de acesso. 

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Além disso, muitos sistemas podem ser integrados a aplicativos de celular, permitindo que os moradores autorizem visitantes, recebam notificações sobre entregas e monitorem o acesso ao condomínio em tempo real.

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Como funciona a portaria virtual?

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No sistema de portaria virtual, as câmeras instaladas nas entradas do condomínio permitem que moradores, visitantes e prestadores de serviços sejam identificados de forma prática e segura, utilizando interfones ou sistemas de comunicação por vídeo.

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A comunicação ocorre com uma central de monitoramento remoto, onde profissionais especializados avaliam as solicitações de acesso e, após confirmação, liberam a entrada de forma remota, sem a necessidade de porteiros físicos.

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Esse processo pode incluir a autorização de entrada de visitantes cadastrados previamente ou a liberação por meio de uma autorização direta do morador, via interfone ou aplicativo.

Quais são os tipos de portaria virtual?

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Existem diferentes tipos de portaria virtual que podem ser adotados em um condomínio residencial, cada um com suas particularidades e funcionalidades. 

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Abaixo, listamos alguns dos principais tipos:

• Portaria virtual remota: Nesse modelo, toda a operação de controle de acesso e monitoramento é realizada remotamente por uma equipe especializada, geralmente em uma central de segurança. A comunicação entre os moradores e a equipe é feita por meio de sistemas de interfone, telefones, aplicativos ou até mesmo videochamadas. Esse tipo de portaria virtual oferece flexibilidade e economia, uma vez que não é necessária a presença física de porteiros no local.

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• Portaria virtual híbrida: A portaria virtual híbrida combina a tecnologia da portaria virtual com a presença física de um porteiro em tempo parcial. Geralmente, o porteiro está presente em horários específicos, como nos períodos de maior movimentação ou durante a noite. Nos demais momentos, a portaria é monitorada remotamente. Essa abordagem oferece um equilíbrio entre a comodidade da portaria virtual e a presença humana para situações especiais ou de maior demanda.

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• Portaria virtual compartilhada: Nesse modelo, vários condomínios próximos compartilham a mesma central de segurança e equipe de monitoramento. Câmeras e sistemas de controle de acesso são instalados em cada condomínio, e a equipe remota é responsável por acompanhar e gerenciar o acesso de todos os locais. Essa solução permite reduzir custos compartilhados entre os condomínios e oferece um nível de segurança abrangente.

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• Portaria virtual inteligente: Esse tipo de portaria virtual utiliza tecnologias avançadas, como reconhecimento facial, sensores de movimento e inteligência artificial, para aumentar a eficiência e a segurança do controle de acesso. Algoritmos de reconhecimento facial podem identificar e autorizar automaticamente a entrada de moradores previamente cadastrados, enquanto sistemas inteligentes monitoram padrões de comportamento e detectam atividades suspeitas.

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É importante destacar que cada condomínio pode ter necessidades e preferências específicas, e a escolha do tipo de portaria virtual dependerá das características e objetivos do condomínio, bem como do orçamento disponível.

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🔒 Leia também: 5 Passos para melhorar a segurança no condomínio

Quando a portaria remota é recomendada?

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A portaria remota é indicada para condomínios com até 40 apartamentos. Se o condomínio contar com o formato de portaria híbrida, essa indicação pode variar.

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Esse sistema é especialmente útil em condomínios com alta rotatividade de visitantes ou prestadores de serviços, permitindo que o acesso seja feito de forma prática e segura, a qualquer hora do dia, por meio de comunicação digital com uma central de monitoramento.

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Isso porque ao contar com um porteiro e profissional de segurança, o que chamamos de operadores ativos, o condomínio terá mais segurança.

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Esses profissionais devem ser treinados com as orientações de segurança para atuarem antes mesmo de um problema ocorrer.

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Assista o vídeo e saiba quando é recomendada a portaria virtual e quando é melhor contar com outro sistema:

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Quais as vantagens da portaria virtual?

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Dentre as vantagens da portaria virtual, destacamos:

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• Segurança aprimorada: A portaria virtual proporciona um nível de segurança elevado ao condomínio, pois conta com recursos avançados de vigilância e controle de acesso. Com câmeras de alta definição e tecnologia de reconhecimento facial, é possível identificar e registrar todas as pessoas que entram e saem do prédio, prevenindo a entrada de intrusos e auxiliando na investigação de eventuais incidentes.

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• Redução de custos: Comparada à portaria convencional, a portaria virtual oferece uma significativa redução de custos para o condomínio. Ao eliminar a necessidade de contratação de porteiros presenciais em tempo integral, os gastos com salários, benefícios e encargos trabalhistas são consideravelmente reduzidos. Além disso, não há a necessidade de investir em estrutura física para acomodar a equipe de portaria.

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• Maior praticidade e agilidade: Com a portaria virtual, os moradores têm a comodidade de realizar o acesso ao condomínio de forma rápida e segura. Através de aplicativos ou dispositivos de controle, como tags de acesso ou biometria, é possível liberar a entrada de visitantes ou prestadores de serviços de forma remota, sem a necessidade de deslocamento até a portaria física. Isso otimiza o tempo e evita filas e congestionamentos na entrada do condomínio.
  
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• ‍Monitoramento 24 horas: Uma das grandes vantagens da portaria virtual é a disponibilidade de monitoramento ininterrupto, 24 horas por dia. Equipes especializadas ficam responsáveis por acompanhar as câmeras e os sistemas de segurança, garantindo um ambiente seguro e tranquilo para os moradores. Qualquer evento suspeito é prontamente identificado e tratado, seja acionando as autoridades competentes ou alertando o síndico e os condôminos.

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Quais as desvantagens da portaria virtual?

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Dentre as desvantagens da portaria virtual, podemos destacar:

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• Necessidade de adaptação e treinamento: A transição de uma portaria convencional para uma portaria virtual pode exigir um período de adaptação para os moradores, síndico e funcionários do condomínio. É necessário treinamento adequado para aprender a utilizar os novos recursos e sistemas, o que pode levar algum tempo e demandar esforços adicionais.

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• Limitações na interação humana: A portaria virtual elimina a presença física de um porteiro, o que pode resultar em uma redução na interação humana entre os moradores e o pessoal de segurança. Algumas pessoas podem sentir falta desse contato pessoal, principalmente em situações de emergência ou quando necessitam de orientações específicas.

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• Vulnerabilidades cibernéticas: Como a portaria virtual opera em um ambiente digital, está sujeita a riscos de segurança cibernética, como ataques de hackers e vazamento de informações pessoais. É necessário adotar medidas rigorosas de proteção, como criptografia de dados e atualizações de segurança constantes, para mitigar essas vulnerabilidades.
  
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• ‍Menor flexibilidade para situações especiais: Em alguns casos, situações excepcionais podem exigir uma tomada de decisão rápida e flexibilidade na portaria, algo que pode ser mais difícil de alcançar com a portaria virtual. Por exemplo, quando há um visitante não agendado que precisa acessar o condomínio ou em casos de entrega de encomendas fora do horário habitual, pode haver limitações na resposta imediata.

Quanto custa montar uma portaria virtual?

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De acordo com levantamento realizado pela uCondo, o investimento no sistema e nos equipamentos varia entre R$ 5 mil a R$ 15 mil.

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Já o custo mensal com a empresa contratada, dependendo da cidade e do Estado, pode variar entre R$ 2 mil a 10 mil reais.

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Caso você opte por contratar uma equipe própria, o custo com manutenção e suporte pode variar entre R$ 500 a R$ 2.000 mensais.

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Assim, é possível perceber que os custos para contratar uma portaria virtual ou remota variam de acordo com as necessidades do condomínio. O valor também pode variar bastante conforme a cidade que seu condomínio está localizado.

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⛲ Leia também: Áreas comuns: Evite problemas com essas dicas

Qual a melhor empresa de portaria virtual?
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​A escolha da melhor empresa de portaria virtual depende de diversos fatores, como a qualidade dos serviços oferecidos, tecnologia utilizada, experiência no mercado e custo-benefício. Embora não seja possível apontar uma única empresa como a melhor, algumas se destacam no mercado nacional.

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De acordo com dados da Econodata, as maiores empresas de portaria virtual no Brasil são:

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1. White Portaria Virtual Segura
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2. Easy Portaria Virtual & Monitoramento
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3. Pentágono Portaria Virtual
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4. Protege Portaria do Futuro
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5. Bronze Segurança e Serviços
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6. Global Serviços e Segurança

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Além disso, também é importante destacar que o sucesso da portaria virtual vai depender do comprometimento e engajamento dos moradores. Se os moradores mostrarem resistência com esse novo formato de portaria, dificilmente ela terá sucesso em seu condomínio.

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Também é preciso pontuar que a portaria remota necessita de manutenção preventiva. Por isso, o síndico precisa estar atento ao que está definido em contrato em relação a isso.

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💡Dica da uCondo: tome cuidado com empresas de portaria virtual que enviam orçamento sem antes avaliar o local. Isso pode gerar novos problemas e novos custos agregados ao serviço.

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É necessário confiar em uma empresa de portaria virtual que vai avaliar as necessidades e particularidades do seu condomínio para apenas depois enviar um orçamento adequado.

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Por este motivo, aconselhamos que você busque indicações de outros síndicos e gestores de condomínios da sua cidade ou região. Com isso, você terá uma visão do serviço que já está em prática.

Como aprovar a portaria virtual no condomínio?

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A decisão da implantação da portaria virtual deve acontecer em assembleia e só será possível se houver a aprovação de dois terços dos condôminos.

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Sendo assim, cabe ao síndico organizar todas as informações e orçamentos para apresentar em assembleia.

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Além disso, se constar na convenção que é necessário ter portaria 24h, será necessário alterar esse trecho da convenção condominial.

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Para isso, é preciso um quorum especial de alteração da convenção, que também deverá ser de pelo menos dois terços dos condôminos, como ordena o Código Civil e a Lei do Condomínio.

Como organizar uma portaria de condomínio?

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Para te ajudar a organizar a portaria do seu condomínio sem necessidade de novos serviços agregados, o sistema uCondo une a tecnologia ao conforto de manter os colaboradores trabalhando presencialmente.

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Dessa forma, o sistema contribui na redução de custos de forma inteligente, sem impactar no conforto e segurança geral do condomínio.

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Conheça o sistema uCondo e saiba como ele pode ajudar a portaria do seu condomínio com o melhor custo-benefício:

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Sobre o sistema uCondo 

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O sistema foi criado pensando em cada etapa da vida em condomínio, por isso ele une funções para que síndicos, condôminos e porteiros se beneficiem.

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É por isso que este sistema conecta síndicos, administradoras, condôminos, porteiros, zeladores e bancos de forma inteligente, em um único sistema.

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A uCondo conta com um time de especialistas que estudaram o mercado a fundo e compreendem o importante papel que cada uma dessas pessoas cumpre na rotina do condomínio.

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E foi assim que surgiu a solução eficiente para melhorar toda a comunicação e organização do condomínio, visando trazer mais economia e comodidade.

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Através do sistema uCondo, a portaria possui controle de acessos, encomendas e reservas de áreas comuns, fazendo com que a tecnologia participe da rotina do porteiro de forma eficiente.

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