Como fazer assinatura digital de documentos com validade jurídica?

Com o avanço das soluções online, a assinatura digital de documentos com validade jurídica se destaca como uma ferramenta capaz de revolucionar a forma como realizamos transações e fechamos contratos.

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No entanto, é preciso ter atenção com diversos pontos durante a assinatura digital de documentos, sejam eles quais forem.

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Antigamente, o processo era burocrático e envolvia a impressão, assinatura manual e envio físico do documento.

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Agora, é possível fazer todo o processo de forma online, exigindo menos tempo e, é claro, menos burocracia.

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Neste post, a uCondo vai te ajudar entender tudo sobre a assinatura digital de documentos com validade jurídica.

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Índice

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• O que é validade jurídica?
• O que é uma assinatura eletrônica?
• Qual assinatura tem validade jurídica?
• O que diz a Lei sobre assinatura digital?
• Assinatura digital através do sistema GOV.BR
• Como assinar um documento digitalmente?
• O certificado digital e a validade jurídica
• Qual a importância da LGPD?

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O que é validade jurídica?

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A validade jurídica refere-se à capacidade de um ato, documento ou contrato ser reconhecido e aceito como válido perante a lei. 

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No entanto, para que algo tenha validade jurídica, é necessário que esteja em conformidade com as leis, regulamentos e normas vigentes no país ou jurisdição em que se aplica.

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Isso pode envolver requisitos específicos, como a forma de assinatura de um contrato, o reconhecimento de firma, a presença de testemunhas, entre outros elementos que variam conforme o tipo de documento ou ato jurídico.

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O que torna um documento válido?

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No geral, para que um documento seja considerado válido, ele deve atender a certos requisitos básicos:

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1. Intenção das partes: O documento deve refletir a vontade expressa das partes envolvidas em participar do acordo ou transação. Isso significa que todas as partes devem estar cientes e concordar com os termos e condições estabelecidos no documento.
   
   
2. Capacidade legal: Todas as partes que assinam o documento devem ter a capacidade legal para fazê-lo. Isso inclui ser maior de idade, não ter restrições legais que impeçam a assinatura, não estar sob coerção ou pressão indevida, entre outros critérios específicos.
   
   
3. Forma adequada: Alguns documentos exigem formalidades específicas para serem válidos. Por exemplo, a forma escrita pode ser necessária em certos contratos ou transações imobiliárias. Outros documentos podem exigir reconhecimento de firma, assinaturas de testemunhas, ou até mesmo a utilização de assinaturas digitais, dependendo das regulamentações aplicáveis.
   
   
4. Cumprimento das leis: O conteúdo do documento deve estar em conformidade com as leis e regulamentos vigentes. Se o documento propõe algo ilegal ou que viole direitos de terceiros, ele pode ser considerado inválido ou anulável.
   
   
5. Datação e autenticidade: O documento deve estar datado e ser autêntico, ou seja, não pode ser uma falsificação ou uma representação enganosa da vontade das partes.
   
   
6. Testemunhas ou registro adequado: Em alguns casos, especialmente em contratos mais complexos ou transações imobiliárias, pode ser necessário o envolvimento de testemunhas ou o registro do documento em cartório ou órgão competente.
   
   
7. Conformidade com requisitos específicos: Dependendo do tipo de documento e do objetivo, podem haver requisitos adicionais a serem cumpridos, como assinaturas de representantes legais em contratos empresariais, por exemplo.

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O que é um documento com validade jurídica?

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Um documento com validade jurídica é um registro escrito ou eletrônico que possui reconhecimento legal. Assim, ele é aceito como prova em processos legais e administrativos.

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Esse tipo de documento é criado e mantido de acordo com as leis e regulamentações vigentes em uma determinada jurisdição.

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Desta forma, sua autenticidade e integridade são geralmente verificadas para garantir que ele não tenha sido alterado de forma indevida.

O que é uma assinatura eletrônica?

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As assinaturas eletrônicas são recursos que permitem validar documentos digitais de forma segura e juridicamente reconhecida no Brasil. Elas substituem a assinatura física em papéis, garantindo que a identidade do signatário seja confirmada e que o documento não sofra alterações após a assinatura.

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No país, a Lei nº 14.063/2020 regulamenta o uso das assinaturas eletrônicas em interações com órgãos públicos e em contratos privados, definindo critérios de validade jurídica.

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Além disso, a Medida Provisória nº 2.200-2/2001 criou a Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira (ICP-Brasil), responsável por assegurar a autenticidade, a integridade e a validade legal dos documentos eletrônicos, além de possibilitar transações digitais mais seguras.

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Isso significa que contratos, atas de assembleia, declarações e diversos outros documentos podem ser assinados digitalmente, desde que sigam os requisitos legais.

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Essa tecnologia traz mais agilidade, praticidade e redução de custos para empresas, condomínios e cidadãos, ao mesmo tempo em que mantém a segurança jurídica das transações.

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Como se faz a assinatura eletrônica?

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Para realizar uma assinatura eletrônica, o processo varia de acordo com o tipo de assinatura escolhida (simples, avançada ou digital). De forma geral, o passo a passo é o seguinte:

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1. Escolha a plataforma ou ferramenta: Use um sistema confiável de assinatura eletrônica, como plataformas certificadas.
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2. Faça o cadastro: Normalmente, é necessário criar uma conta informando seus dados pessoais e, em alguns casos, anexando documentos para validação da identidade.
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3. Envie o documento digital: O arquivo (contrato, ata ou declaração) é carregado na plataforma. Pode ser em PDF ou em outro formato aceito.
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4. Defina os signatários: Informe os nomes e e-mails das pessoas que precisam assinar o documento.
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5. Assine eletronicamente: Dependendo do tipo de assinatura, é possível optar por assinatura eletrônica simples, assinatura eletrônica avançada ou assinatura digital (ICP-Brasil).
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6. Armazene e compartilhe o documento assinado: Após a conclusão, todos recebem uma cópia com validade jurídica, que pode ser arquivada digitalmente.

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Qual é a diferença entre assinatura eletrônica e assinatura digital?

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Muita gente confunde os dois termos, mas eles não são sinônimos.

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A assinatura eletrônica é o termo mais amplo. Engloba qualquer forma de manifestar a concordância de uma pessoa em meio eletrônico. Isso pode incluir um clique em “aceito” em um contrato digital, a digitação de uma senha ou até o reconhecimento biométrico em um aplicativo.

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Já a assinatura digital é um tipo específico de assinatura eletrônica, que utiliza certificados digitais emitidos pela ICP-Brasil. Nesse caso, há um nível mais elevado de segurança, pois a assinatura comprova de forma criptográfica a identidade do signatário e garante a autenticidade, integridade e validade jurídica do documento.

Qual assinatura tem validade jurídica?

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No Brasil, todas as modalidades de assinatura eletrônica têm validade jurídica, conforme a Lei nº 14.063/2020. No entanto, cada tipo possui um nível diferente de exigência e aplicação.

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A assinatura eletrônica simples, que pode ser feita por meio de login, senha ou confirmação via e-mail, é aceita em situações de menor risco, como solicitações administrativas ou autorizações básicas dentro de um condomínio.

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Já a assinatura eletrônica avançada utiliza mecanismos de verificação adicionais, como biometria, geolocalização ou autenticação em duas etapas, oferecendo maior segurança para documentos que envolvem dados sensíveis ou compromissos mais relevantes.

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Por fim, a assinatura digital, vinculada a um certificado digital ICP-Brasil, é a que possui maior força jurídica, pois assegura a autenticidade da identidade do signatário, a integridade do documento e o chamado “não repúdio”.

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Esse tipo de assinatura é exigido em situações que demandam maior rigor legal, como atas de assembleia, contratos de compra e venda de imóveis, procurações e outros documentos que requerem fé pública.

O que diz a Lei sobre assinatura digital?

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No Brasil, as assinaturas digitais ou eletrônicas possuem validade jurídica e são amplamente reconhecidas pela Lei nº 14.063, de 23 de setembro de 2020. A Lei estabelece as diretrizes para o uso seguro e eficiente das assinaturas eletrônicas.

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Desta forma, a legislação regula tanto as interações entre cidadãos e instituições privadas com órgãos públicos quanto as realizadas entre diferentes entidades governamentais.

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Além disso, a lei reforça a importância de padrões claros para garantir a autenticidade e a segurança em processos digitais.

A assinatura digital através do GOV.BR

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A Assinatura Eletrônica GOV.BR é uma solução criada pelo Ministério da Gestão e Inovação em Serviços Públicos (MGI) em parceria com o Instituto Nacional de Tecnologia da Informação (ITI) e a Universidade Federal de Santa Catarina (UFSC).

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Seu objetivo inicial foi promover a transformação digital dos serviços públicos, mas rapidamente a ferramenta ganhou espaço também entre profissionais autônomos e síndicos de condomínios, que viram nela uma forma prática e segura de simplificar suas rotinas.

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Com validade jurídica garantida, a Assinatura GOV.BR pode ser utilizada para assinar contratos, petições, atas de assembleias, notificações e diversos documentos administrativos, dispensando em muitos casos a ida ao cartório e o tradicional reconhecimento de firma.

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Essa praticidade traz benefícios diretos para quem lida diariamente com grande volume de documentos, economizando tempo, reduzindo custos e evitando burocracias desnecessárias. Assista o vídeo abaixo e entenda como utilizar a ferramenta:

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Um exemplo é o contador e síndico Willian Martins, de Taguatinga (DF), que utiliza a assinatura digital desde 2021. Ele conta que a ferramenta se tornou essencial para otimizar sua rotina: “É um facilitador, agora não preciso ficar indo ao cartório reconhecer firma da minha assinatura”.

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Em sua atuação como síndico, Willian assina digitalmente atas, notificações de moradores e contratos, o que lhe permite dedicar mais tempo às demais demandas da gestão condominial, como manutenção e atendimento aos condôminos.

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O impacto da solução é expressivo. Apenas em 2025, a Assinatura GOV.BR já foi utilizada mais de 125 milhões de vezes em todo o Brasil, o que mostra a confiança da população no sistema.

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Para utilizar, basta ter uma conta de nível Prata ou Ouro no GOV.BR. O nível Prata pode ser obtido por meio de reconhecimento facial vinculado à CNH ou pela validação de dados em um dos 16 bancos credenciados na plataforma.

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Já o nível Ouro, que oferece acesso a todos os serviços digitais do governo e maior segurança para os cidadãos, pode ser conquistado pelo reconhecimento facial com dados da Justiça Eleitoral, pelo QR Code da nova Carteira de Identidade Nacional (CIN) ou ainda com um Certificado Digital compatível com a ICP-Brasil.

Como fazer assinatura digital?

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As assinaturas digitais, que são um tipo específico de assinatura eletrônica, utilizam certificados digitais para garantir ainda mais a autenticidade e integridade do documento.

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Assim, elas fornecem um nível mais alto de segurança para os envolvidos no processo.

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Para te ajudar com esta tarefa, a uCondo também preparou um passo a passo para a assinatura de documentos online em uma plataforma alternativa ao GOV.BR e gratuita:

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1) Acesse a plataforma de assinatura:

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Nesse tutorial vamos ensinar você a usar a plataforma online Assinatura Grátis para realizar a assinatura de documentos.

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Acesse: Assinatura Grátis - Site Oficial

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2) Faça o seu cadastro:

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Logo na página inicial, você deve realizar seu cadastro para começar a utilizar a ferramenta. Preencha os dados com atenção e não esqueça de adicionar um email que você utilize com frequência.

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Insira seus dados pessoais e clique em “próximo”.

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3) Envie seu arquivo para assinatura:

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‍Na página seguinte você vai encontrar a opção de selecionar arquivos, clique no botão e carregue o documento escolhido.

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‍Lembrando que o documento deve estar nos formatos: .pdf, .doc ou .docx.

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Espere o documento carregar e faça a verificação de segurança.

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4) Cadastro do destinatário:

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Na próxima etapa você vai cadastrar o nome completo e o email da pessoa que deverá receber o arquivo para fazer a assinatura online. Preencha os dados com atenção.

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Você também pode adicionar mais pessoas para assinar o mesmo documento.

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Com os dados preenchidos, clique em próximo.

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5) Enviar o documento:

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Confira se está tudo correto e clique em Enviar Documento. Prontinho! 

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O participante vai receber um e-mail com o pedido de assinatura do documento online. Ele vai conseguir assinar o documento de um jeito seguro e rápido e o documento ainda fica disponível para download por até 30 dias.

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Então, é só ele clicar no botão “Visualizar documento para assinar” e seguir o passo a passo que vai aparecer.

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6) Acesse o documento assinado:

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Depois que o documento for assinado, você vai receber um e-mail com a assinatura eletrônica online.

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Depois de receber o e-mail de confirmação da assinatura de documento online, é só clicar no botão “Visualizar documento assinado”.‍

É preciso ter certificado digital para garantir validade jurídica?

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O certificado digital é uma ferramenta essencial para conferir validade jurídica a assinaturas eletrônicas, especialmente em casos onde é exigido um nível mais elevado de segurança e autenticação. 

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Em geral, o certificado digital é utilizado para garantir a autenticidade do signatário e a integridade do documento, tornando a assinatura eletrônica equivalente ou até mesmo superior à assinatura manuscrita em termos de validade jurídica.

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No caso dos condomínios, a principal função do certificado digital para obter validade jurídica está relacionada com a assinatura de contratos.

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Para te ajudar, a uCondo preparou um Guia de Certificação Digital para Síndicos e Condomínios. Cadastre-se abaixo para receber gratuitamente:

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Qual a importância da LGPD?

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A LGPD (Lei Geral de Proteção de Dados) desempenha um papel crucial no caso da assinatura digital de documentos. A LGPD regula a coleta, armazenamento, uso e compartilhamento de dados pessoais envolvidos no processo.

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Durante a assinatura digital, informações como nome, CPF, endereço de e-mail e outros dados pessoais podem ser coletados. A LGPD exige que esses dados sejam tratados de forma segura e apenas para finalidades específicas e legítimas.

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A integridade, confidencialidade e disponibilidade das informações processadas durante a assinatura digital precisam ser garantidas. A LGPD impõe a adoção de medidas técnicas e organizacionais para proteger os dados contra acessos não autorizados, vazamentos e fraudes.

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Além disso, a assinatura digital oferece rastreabilidade, um requisito essencial para atender à LGPD, garantindo que seja possível identificar quem acessou ou assinou o documento e quando. Essa rastreabilidade é essencial em caso de disputas legais ou auditorias, fornecendo um registro transparente das transações.

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Saiba mais sobre a Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD):

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