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Como receber correspondências e encomendas no condomínio?

Receber pacotes com encomendas e correspondências no condomínio é uma tarefa cotidiana que precisa de organização e eficiência. Se não houver um sistema organizado, essa tarefa pode acabar se tornando uma dor de cabeça para os envolvidos.

A boa notícia é que existem sistemas de gestão condominial que podem simplificar essa tarefa para porteiros, síndicos e moradores.  

Esses sistemas podem ser aliados valiosos, transformando o processo de recebimento em algo mais organizado, seguro e conveniente para todos. 

Se você deseja otimizar a logística do seu condomínio, é preciso pensar em formas de facilitar a vida de todos os envolvidos.

No novo post do blog uCondo, vamos detalhar todos os passos que você precisa cumprir para organizar os envios e recebimentos através da portaria do seu condomínio. Boa leitura!

Índice:

entrega de encomenda no condomínio
Entrega de encomendas e correspondências faz parte da rotina do condomínio.



O recebimento de encomendas

Quem já morou em diferentes condomínios, sabe que o recebimento e distribuição de entregas, encomendas e correspondências pode mudar bastante de um condomínio para outro.

Isso depende das regras específicas e da realidade de cada condomínio. Em condomínios menores, é comum que o porteiro receba e em alguns casos, até faça a entrega de pacotes e encomendas. Mas essa não é a regra (veja abaixo).

Em condomínios maiores, essa tarefa se torna inviável. Imagine um condomínio com 18 blocos de 20 apartamentos. Se o porteiro tiver que levar cada uma das entregas, ele “correrá uma maratona” por dia apenas com entregas individuais.

Nestes casos, os condomínios costumam definir diretrizes para padronizar qualquer tipo de entrega e recebimento, evitando confusões e conflitos.




Como funciona entregas em condomínio?

Aqui estão algumas informações gerais sobre como as entregas em condomínio costumam funcionar:

  1. Cadastro de Visitantes e Prestadores de Serviço: Muitos condomínios têm um sistema de cadastro de visitantes e prestadores de serviço. Isso inclui informações como nome, documento de identidade, placa do veículo, e motivo da visita.

  1. Autorização Prévia: Em alguns casos, é necessário que os moradores forneçam uma autorização prévia para a entrada de entregadores no condomínio.

  1. Comunicação com a Portaria: Os entregadores geralmente se comunicam com a portaria do condomínio para obter acesso. Eles fornecem informações sobre a entrega e podem precisar confirmar sua identidade.

  1. Identificação do Destinatário: Ao chegar ao prédio, o entregador deve identificar o destinatário da entrega. Isso pode ser feito por meio de informações fornecidas pelo morador ou através de uma confirmação direta com o destinatário.

  1. Entrega na Portaria ou Diretamente na Residência: Dependendo das regras do condomínio, a entrega pode ser feita na portaria, onde o morador precisará buscar o pacote, ou diretamente na residência, se houver autorização prévia para isso.

  1. Horários Restritos: Alguns condomínios podem ter horários restritos para recebimento de entregas, especialmente para evitar perturbações durante a noite.

  1. Áreas Designadas para Entregas: Em alguns casos, condomínios podem designar áreas específicas para entregas, como armários de lockers ou salas destinadas a pacotes.

  1. Registro da Entrega: Muitas vezes, a portaria registra a entrega, incluindo a data e hora, bem como a assinatura do destinatário, se aplicável.

Assista o vídeo abaixo e saiba como organizar o recebimento de encomendas e entregas na portaria do condomínio:




Pode deixar encomenda na portaria?

A prática de deixar encomendas na portaria do condomínio é outro ponto que pode variar bastante de acordo com as regras específicas estabelecidas pelo condomínio em questão.

Neste caso, a preocupação não é a organização e sim a segurança dos moradores.

Independente do tamanho, existem condomínios que proíbem a entrada de entregadores e estabelecem que todas as entregas sejam feitas apenas na portaria.

Isso acontece principalmente em condomínios maiores, que possuem um fluxo grande de pessoas e visitantes. Basta “dar um Google” para encontrar dezenas de casos onde bandidos se passaram por entregadores para cometer crimes.

Para evitar a entrada de pessoas não autorizadas, os condomínios precisam ter sistemas organizados e eficientes de controle de acessos. Um ótimo exemplo é o app uCondo, que através da sua funcionalidade “Acessos” permite organizar a entrada e saída de pessoas no condomínio, garantindo mais agilidade e segurança na portaria. 

Moradores fazem pré-liberações de acessos de visitas, deliverys e prestadores pelo app uCondo e em tempo real, o porteiro recebe o aviso.  Da mesma maneira, o próprio porteiro pode registrar acessos através do recurso. Quando um acesso chega ao condomínio e quando sai, o morador é notificado.




É obrigação do porteiro receber encomendas?

De acordo com a Consolidação das Leis do Trabalho (CLT), a função do porteiro é fazer o controle de acessos de pessoas, visitantes e veículos em um determinado local.

Nos condomínios, é comum que os porteiros também sejam responsáveis pelo recebimento de encomendas, entregas e correspondências.

Em muitos casos, eles também ficam responsáveis por orientar visitantes sobre vagas de estacionamento e fazer o controle do quadro de chaves do condomínio.

No entanto, é importante destacar: o porteiro não é entregador. Sendo assim, não é obrigação do porteiro entregar pacotes individualmente para moradores. Até porque, em condomínios maiores, a tarefa consumiria todo o tempo de trabalho de um porteiro.




Como funciona a entrega dos Correios em condomínio?

Outro ponto importante a se destacar é a entrega dos Correios em condomínios. Isso porque muitas correspondências entregues precisam ser assinadas e exigem uma responsabilidade especial sobre estes itens.

A entrega pode ser feita diretamente na portaria do condomínio, onde o morador precisará buscar a encomenda posteriormente, ou pode ser entregue diretamente na residência, dependendo das políticas do condomínio e das instruções do destinatário.

Geralmente, o carteiro ou entregador registra a entrega, incluindo a data, hora e, se aplicável, a assinatura do destinatário. Essas informações podem ser utilizadas como comprovante de entrega.

Depois, o condomínio precisa estabelecer um formato de organização para que os moradores coletem suas correspondências, evitando que elas permaneçam na portaria e não cheguem aos seus destinatários.




Como é feito o recebimento e distribuição das correspondências no condomínio?

Para não haver confusão, o recebimento e distribuição de correspondências em um condomínio precisa seguir um processo organizado.

Utilizando um sistema eficiente, os gestores evitam confusões e conflitos, garantindo que as correspondências cheguem aos destinatários de maneira eficiente. 

Abaixo, citamos os passos típicos desse processo:

  • Caixas de Correio Individuais: Cada morador possui uma caixa de correio individual, que geralmente está localizada na área da portaria ou em um espaço dedicado para esse fim.

  • Identificação do Destinatário: As correspondências devem ser endereçadas corretamente, indicando o nome completo do destinatário e, se possível, o número do apartamento.

  • Entrega pelos Correios: As correspondências enviadas pelos Correios são entregues na portaria do condomínio. O carteiro ou entregador dos Correios pode deixar as correspondências diretamente nas caixas de correio individuais ou entregar na portaria para distribuição posterior.

  • Registro na Portaria: A portaria registra as correspondências recebidas e pode notificar os moradores sobre a chegada de correspondências importantes ou registradas.

  • Distribuição Interna: As correspondências são distribuídas internamente pelos funcionários da portaria, zeladores ou equipes designadas para essa função. Elas são colocadas nas caixas de correio individuais dos moradores.

  • Notificação Especial: Em alguns casos, quando há pacotes grandes, correspondências registradas ou entregas que exigem assinatura, a portaria pode notificar os moradores para que possam retirar pessoalmente na portaria ou tomar outras providências.

  • Armazenamento Temporário: Em casos em que o morador não está disponível para receber uma entrega, a portaria pode armazenar temporariamente a correspondência até que o morador a retire.

É importante que os moradores estejam atentos à sua caixa de correio e às notificações da portaria para garantir que recebam suas correspondências de maneira oportuna.




Como receber encomendas em condomínio?

Considerando todo o trabalho realizado para receber e distribuir correspondências, encomendas e entregas, fica clara a importância de um sistema que organize e otimize essas tarefas.

É aí que entra o sistema de gestão condominial uCondo, uma solução inteligente e eficiente para a organização da portaria do seu condomínio.

Para moradores, o uCondo oferece:

  1. Notificações em Tempo Real: O aplicativo uCondo permite que os moradores recebam notificações em tempo real sobre a chegada de suas correspondências. Isso elimina a necessidade de visitas frequentes à portaria para verificar se há novas entregas.

  1. Rastreamento de Retirada: Os moradores podem usar o aplicativo para rastrear as retiradas de suas encomendas, sabendo quando e por quem foi retirada. Isso oferece transparência e segurança, evitando o extravio de correspondências.

  1. Instruções Específicas: Além das notificações, os moradores podem receber instruções específicas sobre como proceder em casos de encomendas maiores, correspondências registradas ou outras situações que exijam a retirada pessoal na portaria.

Para porteiros, síndicos e administradores, o app oferece:

  1. Registro Centralizado: O uCondo oferece um recurso específico para organizar e registrar todas as correspondências que chegam e saem da portaria. O porteiro pode facilmente registrar as informações na plataforma, garantindo um registro centralizado e de fácil acesso.

  1. Armazenamento em Nuvem: Todos os dados registrados, incluindo fotos das pessoas que retiram as encomendas, são armazenados em nuvem. Isso elimina o risco de perda de informações e facilita a recuperação de dados quando necessário.

  1. Organização em poucos cliques: O uCondo simplifica o processo de organização, permitindo que a equipe da portaria organize os registros de chegadas e retiradas de encomendas com poucos cliques. Isso reduz a probabilidade de correspondências perdidas ou extraviadas.

  1. Segurança com Registros Fotográficos: O recurso de correspondências do uCondo permite que a portaria registre fotos da pessoa que está retirando a encomenda. Isso adiciona uma camada extra de segurança, evitando problemas relacionados a extravios ou reclamações.

Está precisando organizar a portaria do seu condomínio? Cadastre-se abaixo e receba uma demonstração gratuita do sistema uCondo para gestão condominial:

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Postado em  

January 25, 2024

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