Contabilidade para condomínios: Como fazer?

A gestão de um condomínio envolve muitas tarefas e responsabilidades que não são consideradas fáceis. Contudo, a maior parte dos gestores concordam que lidar com a contabilidade para condomínios é a parte mais complicada deste trabalho.

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Administrar um condomínio é tão complicado quanto administrar uma empresa. A atividade envolve registros patrimoniais e financeiros, além de diversas obrigações fiscais que exigem bastante atenção.

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Podemos citar como exemplos as contas a pagar e receber, encargos, impostos e até mesmo salários, nos casos dos condomínios que possuem funcionários.

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A contabilidade no condomínio pode parecer complicada para quem não tem preparo para lidar, mas com o conhecimento necessário e a ajuda da ferramenta certa, é possível dar conta.

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Nesse artigo do blog uCondo, vamos reunir as informações que qualquer profissional precisa conhecer para realizar a contabilidade do condomínio de forma legal, eficiente e descomplicada.

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‍Índice:

• O que diz o Código Civil sobre a contabilidade?
• Quais impostos se aplicam ao condomínio?
• Por que a contabilidade é importante?
• Como fazer a contabilidade do condomínio?
• Contadores podem criar uma administradora?
• Como um sistema pode facilitar a contabilidade?

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O que a lei diz sobre a contabilidade para condomínios?

O Código Civil é a principal legislação vigente para regrar a vida e para se levar em conta quando o assunto é contabilidade para condomínios. A principal base legal é a Lei 4.591/64 e, embora não haja menção explícita à contabilidade de condomínio, existem responsabilidades relacionadas que competem ao síndico, como:

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• Prestar contas à assembleia dos condôminos;

• Manter guardada durante o prazo de cinco anos, para eventuais necessidades de verificação contábil, toda a documentação relativa ao condomínio.

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Ou seja, é dever do síndico manter e apresentar os registros que comprovam a movimentação financeira do condomínio. Para fazer uma prestação completa, é preciso manter as contas atualizadas e ter uma boa organização para que estes dados não sejam perdidos.

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Além disso, para que a prestação de contas seja bem feita, é preciso ter o mínimo de conhecimento técnico de contabilidade, pois existem uma série de responsabilidades tributárias a que os condomínios estão sujeitos.

Quais impostos se aplicam ao condomínio?

Nem todo gestor de condomínio sabe que precisa se preocupar com impostos. É uma das dúvidas mais comuns quando o assunto é contabilidade para condomínios.

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Mas o condomínio precisa sim prestar impostos, e esses são alguns deles:

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Contribuição para o Financiamento da Seguridade Social - Cofins

Este é um tributo Federal que tem relação direta com a contratação de quaisquer tipos de prestadores de serviço. De acordo com o Governo Federal, a taxa é usada para financiar a seguridade social, ou seja: a previdência, a saúde e a assistência social dos trabalhadores.

A sua cobrança é representada por uma taxa fixa de R$215,05 por cada nota fiscal emitida.

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Imposto sobre serviço - ISS

O ISS é um imposto que é cobrado pela Prefeitura de cada município quando o condomínio contrata um prestador de serviço. Logo, o seu valor pode variar de um município para outro, e também de acordo com o tipo de serviço. 

Dessa forma, para saber o valor do imposto, você precisará consultar a legislação da Prefeitura da cidade em que o condomínio está localizado.

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Contribuição social sobre lucro líquido - CSLL

Assim como o ISS, o CSLL é gerado quando há a contratação de serviços prestados por terceiros. O imposto Federal é cobrado sobre o lucro líquido de cada empresa.

O seu valor também pode variar entre 12% e 32%, conforme o tipo de serviço que será prestado ao condomínio.

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Programa de Integração Social - PIS/PASEP

Este é um programa criado pelo Governo para financiar o pagamento do seguro-desemprego e do abono salarial. Sendo assim, só será cobrado caso o condomínio conte com colaboradores em regime CLT.

O seu valor pode variar de acordo com o estado que o condomínio está localizado, mas normalmente equivale a 1% do salário do funcionário e deve ser recolhido até o dia 20 do mês seguinte ao que foi pago.

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Instituto Nacional de Seguro Social - INSS

O INSS se refere ao financiamento de aposentadorias públicas e garantias, como pensões, salário maternidade, auxílio-doença e seguro-desemprego. 

Diferente do PIS/PASEP, que é cobrado apenas quando um profissional tem carteira assinada, o INSS vale para os funcionários CLT, prestadores de serviços autônomos e síndicos.

Seu valor equivale a 20% do salário do profissional e deve ser pago até o dia 20 do mês seguinte.

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Fundo de Garantia por Tempo de Serviço - FGTS 

O FGTS é como uma poupança aberta pelo condomínio em nome do colaborador (CLT) que funciona como uma garantia para protegê-lo em caso de demissão sem justa causa. 

O valor do pagamento equivale a 8% do salário do funcionário em questão e deve ser quitado até o dia 7 do mês subsequente ao pagamento do salário.

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Caso você queira conferir todos os impostos citados, eles estão previstos na legislação através da Lei 8.212 do Código Civil e pelo Decreto 3.048, de 1999.

Por que a contabilidade é importante?

Embora a lei não obrigue o responsável pela administração do condomínio a fazer seu trabalho nos moldes contábeis, uma afinidade maior com essa área tornará mais fácil navegar neste mar de números que envolve a contabilidade para condomínios.

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Afinal, qualquer irregularidade nas contas pode representar um sério risco para a gestão, impactando diretamente na saúde financeira do condomínio e causando um transtorno para seus gestores.

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Por isso, a contabilidade do condomínio é essencial para manter um bom desenvolvimento do trabalho de administração. 

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Através dela, você conseguirá gerenciar melhor todos os recursos dos condôminos, além de possibilitar melhor controle do dinheiro.

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Para te ajudar, a uCondo preparou um vídeo especial sobre o assunto. Assista:

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Como se faz a contabilidade de um condomínio?

Com tantas obrigações, a chance de erros sem o domínio correto das ferramentas da contabilidade será muito maior. A boa notícia é que existem ferramentas que podem te ajudar a descomplicar a área contábil.

A verdade é que você pode até não entender nada do assunto, mas seria bom aplicar pelo menos um instrumento contábil na administração das contas.

Sendo assim, listamos algumas das principais técnicas contábeis que você pode utilizar diretamente na gestão condominial.

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Demonstrativos de receitas e despesas

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Também conhecido como DRE, o demonstrativo é usado para apurar todas as transações do condomínio por um determinado período.

Para isso, você poderá  utilizar uma planilha com 2 colunas, onde deverão ser registradas receitas e despesas. Em uma coluna, você deverá colocar os valores recebidos e, na outra, os valores que foram gastos. 

Depois de lançar todos os valores, some os números de cada coluna e confronte os dois resultados. Assim, você conseguirá saber se o orçamento foi respeitado.

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Prestação de Contas

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Bom, como já falamos antes, o Código Civil determina que a gestão do condomínio preste contas à assembleia geral de todas as movimentações financeiras realizadas.

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Lembrando que o mais importante aqui é garantir total transparência a respeito da destinação dos valores arrecadados.

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Portanto, é recomendável apresentar nas prestações de contas o saldo bancário, além de divulgar o DRE e o balancete.

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Lembrando que, além das receitas e despesas (incluindo consumos de água, luz, gás, etc.), ao cuidar da contabilidade para condomínio, você precisará estar atento aos impostos e encargos.

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Porém, embora as planilhas sejam úteis, elas estão sujeitas a erros pois precisam ser alimentadas manualmente. E como você já sabe, a contabilidade do condomínio é só uma das frentes que a gestão do condomínio precisará cuidar.

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Balancete condominial

Este é um levantamento contábil que resume receitas e despesas em um determinado período do condomínio. A partir dessa relação, ele apresenta também o saldo atual e o saldo do mês:

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• ‍Saldo atual: soma do que já existia em caixa no mês anterior com o saldo do mês vigente.
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• ‍Saldo do mês: resultado do fluxo de caixa (diferença do dinheiro recebido e da quantia gasta).

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Esse documento é muito importante para a realização da prestação de contas mensal, por exemplo, se essa for uma prática adotada pela gestão do condomínio.

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A análise dos balancetes mensais ajudará você a acompanhar exatamente como está a saúde financeira do condomínio.

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Em resumo, essas são informações cruciais para realizar previsões orçamentárias, planejar melhorias e reduzir custos.

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Além do cuidado com o balancete, será necessário garantir que as informações cheguem aos moradores. 

Os contadores na administração de condomínios

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É cada dia mais comum que contadores prestem serviços para condomínios e, em dado momento, transformem suas empresas em administradoras de condomínios.

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Isso se dá pelo sucesso que muitos contadores podem obter no ramo, já que o trabalho é rentável e os contadores, em geral, possuem conhecimento nas partes mais “complicadas” da administração de condomínios: a gestão financeira e contábil.

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Dentre os clientes da uCondo, são diversos os cases de sucesso de contadores que acabaram se “transformando” em administradoras.

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Um destes cases é o da CAC Administradora, empresa sediada em Belo Horizonte e que está em plena expansão da sua atuação em virtude do uso da tecnologia. Assista o depoimento: 

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Quais os sistemas mais usados na contabilidade?

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Para facilitar a contabilidade, o uso de sistemas para administração de condomínios está se popularizando em todo o Brasil. Através destas ferramentas, é possível reduzir a chance de erros com a automação, digitalização e centralização dos vários procedimentos financeiros que existem na gestão de condomínio.

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No sistema uCondo, o gestor pode emitir relatórios de inadimplência, controlar as receitas e despesas, automatizar as cobranças, gerar balancetes, facilitar as reservas de áreas comuns, emitir notificações e muito mais.

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Com a tecnologia, os responsáveis pela contabilidade eliminam diversos riscos manuais envolvidos no processo de contabilidade do condomínio, além de economizar tempo e dinheiro.

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Esqueça de planilhas e papeladas com o aplicativo para gestão de condomínios uCondo. Sua gestão será mais ágil e transparente e sua equipe poderá fazer mais em menos tempo.

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