Regras para grupo de WhatsApp: como criar?

Estabelecer regras para grupo de WhatsApp pode parecer absurdo para aqueles que não utilizam frequentemente ferramentas de comunicação digitais. No entanto, para os moradores que fazem uso diário dessa ferramenta essencial, compreendem sua importância.

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O WhatsApp é uma plataforma informal para troca de mensagens instantâneas com diversos recursos que podem ser explorados de maneiras diversas, inclusive para a criação de grupos no condomínio.

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Contudo, para garantir uma comunicação efetiva e evitar o uso inadequado do grupo, é fundamental estabelecer regras claras e eficientes.

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Neste artigo do blog uCondo, apresentaremos todos os detalhes sobre a criação de regras para grupo de WhatsApp.

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Índice:

• Como criar um grupo no WhatsApp?
• O que um grupo de WhatsApp precisa ter?
• Como criar regras para um grupo?
• ‍O que escrever na descrição do grupo?
• ‍O que não se deve fazer no grupo?
• Grupo de WhatsApp no condomínio
• Como excluir um grupo de WhatsApp?

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Como criar um grupo no WhatsApp?

O WhatsApp é um aplicativo para a troca de mensagens criado em 2009. Através dele, os usuários podem trocar mensagens instantâneas, fazerem chamadas de voz e ou vídeo, enviar imagens, vídeos e até alguns tipos de arquivos.

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Todos os serviços do WhatsApp são realizados através de uma conexão com a internet.

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O aplicativo foi escolhido por diversos síndicos para ser a principal ferramenta de comunicação dentro do condomínio. Afinal, a maior parte das pessoas conta com esse aplicativo e seus recursos oferecem muitas possibilidades.

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Para criar um grupo no aplicativo de troca de mensagens, basta abrir a tela inicial do aplicativo, clicar no botão semelhante a um envelope no canto inferior direito e selecionar a opção "Novo grupo".

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Depois, os administradores podem adicionar os participantes. Para que um participante possa entrar no grupo, você precisa ter o número dela salvo em sua agenda.

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Além disso, os administradores podem gerar um link de convite e enviar para moradores, permitindo que eles entrem no grupo sem a necessidade de ter o número deles salvo. O indicado, no entanto, é que o síndico salve todos os números de moradores.

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Você pode acrescentar um nome para o grupo, foto de capa, descrição e alterar as regras, permitindo que apenas moderadores enviem mensagens, por exemplo.

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Para que serve um grupo de condomínio?

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O grupo de WhatsApp em condomínio geralmente é um grupo fechado, onde só o síndico pode enviar mensagens. É através desse grupo que são informadas as principais informações do condomínio.

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Os síndicos utilizam as comunidades no WhatsApp para:
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• Enviar informativos;
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• Compartilhar informações e novidades;
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• Enviar avisos;
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• Comunicar o envio de boletos;
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• Compartilhar regras de convivência;
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• Receber e responder chamados de moradores;

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Leia também: 3 ferramentas essenciais para condomínios

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Quais são os objetivos de um grupo no WhatsApp?

Os objetivos de um grupo de WhatsApp em um condomínio podem variar, mas geralmente incluem:
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• Comunicação rápida: O grupo no WhatsApp é uma forma rápida e fácil de manter todos os moradores informados sobre eventos, notícias e outras informações relevantes relacionadas ao condomínio.
  
  
• Facilitar a resolução de problemas: Em caso de problemas comuns que afetam todos os moradores, o grupo pode ser usado para discutir soluções e tomar medidas para resolvê-los.
  
  
• Interação social: O grupo pode ser usado como uma plataforma para os moradores se conhecerem e socializarem. Eles podem discutir interesses comuns, compartilhar informações sobre eventos sociais e conhecer melhor seus vizinhos.
  
  
• Facilitar o acesso a serviços: O grupo pode ser usado pelos moradores para solicitar serviços, como reparos ou manutenção, e para entrar em contato com a administração do condomínio.
  
  
• Melhorar a segurança: O grupo no WhatsApp pode ser usado para alertar os moradores sobre atividades suspeitas ou perigosas no condomínio e para informar sobre medidas de segurança que devem ser tomadas.

O que um grupo de WhatsApp de condomínio precisa ter?

Um grupo precisa conter algumas coisas importantes para que funcione adequadamente e preencha as necessidades de comunicação no condomínio.

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Primeiramente, é essencial que todos os condôminos estejam presentes no grupo. Se o grupo excluir algum morador, haverá problemas na comunicação.

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Por isso, o síndico deve se certificar de que todos os moradores do condomínio sejam adicionados.

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Se algum morador não possuir o aplicativo, o síndico pode pensar em outra forma alternativa de comunicação para aquele condômino.

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Quais regras são importantes?

Na hora de elaborar as regras para o grupo de condomínio, é importante ter em mente todos os tipos de problemas que podem surgir.

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As regras devem definir que tipos de atitudes não são permitidas, qual será o objetivo na comunicação e etc. Por este motivo, é preciso pensar e sempre que possível, acrescentar novas regras.

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Qualquer pessoa que faz ou já fez parte de um grupo de WhatsApp, sabe a importância de haver regras.

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Sem regras claras, o grupo se torna uma bagunça, com discussões sobre política, desrespeito à privacidade dos membros e brigas pelos mais variados motivos.

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Para auxiliar os administradores de grupos de WhatsApp, a uCondo preparou um vídeo especial, detalhando tudo que é preciso saber sobre as regras para grupos de WhatsApp. Assista:

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Como criar regras para um grupo de WhatsApp?

Como dito anteriormente, um grupo para condôminos deve possuir regras claras para ajudar na harmonia e na boa convivência.

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Antes de criar as regras, é importante definir se o grupo será um canal fechado ou aberto de comunicação. Ou seja, um grupo onde todos os integrantes podem enviar e receber mensagens, ou um grupo onde apenas os administradores enviam mensagens.

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A opção mais adequada para evitar conflitos é a de um grupo fechado, onde apenas usuários definidos como administradores (geralmente membros da gestão) podem enviar mensagens.

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Caso o síndico opte por manter o grupo aberto ao envio de mensagens, algumas regras podem ser essenciais.

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Quais regras colocar no grupo do WhatsApp?

Em primeiro lugar, é importante definir quais regras colocar no grupo de WhatsApp do condomínio.

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Dentre as principais, podemos citar:
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1. Respeito à privacidade dos outros membros;
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2. Não compartilhar informações pessoais sem autorização;
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3. Não enviar mensagens ofensivas, discriminatórias ou pornográficas;
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4. Evitar spam ou assuntos irrelevantes para todos os membros;
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5. Não compartilhar mensagens falsas ou enganosas;
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6. Seguir as orientações do administrador do grupo;
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7. Manter o foco no propósito original do grupo;
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8. Não realizar vendas no grupo do condomínio;

Essas normas para grupos vão evitar os problemas mais comuns na utilização dessa ferramenta para a comunicação condominial.

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Uma dica para o síndico ou responsável pela criação e administração do grupo de condomínio é deixar todas as regras do grupo fixadas na descrição do mesmo.

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Além disso, é importante que moradores não sejam promovidos a administradores. Isso evita conflitos entre moradores, deixando as decisões sempre sob a responsabilidade do síndico.

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Leia também: 7 dicas para melhorar a comunicação no condomínio

O que escrever na descrição de um grupo de WhatsApp?

A descrição do grupo de WhatsApp deve ser clara e objetiva, explicando o propósito do grupo e as regras que devem ser seguidas pelos participantes.

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Algumas coisas que podem ser incluídas na descrição:

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• Finalidade do grupo: para que serve o grupo, quais são os assuntos que serão discutidos etc.

• Regras: orientações sobre como se comportar no grupo, como postar mensagens, proibições de spam, ofensas, assédio etc.

• Contato com os administradores: informações sobre como os membros podem entrar em contato com os administradores do grupo.

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Exemplo: "Bem-vindo ao grupo X! Este é um espaço para discutirmos assuntos relacionados a Y. Por favor, siga as regras: 1) Não envie spam, 2) Não use palavras ofensivas, 3) Mantenha o respeito a todos os membros. Em caso de dúvidas, entre em contato com os administradores."

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Como fixar regras no grupo do WhatsApp?

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Até o momento, ainda não é possível fixar uma mensagem específica no topo da conversa de um grupo.

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No entanto, o site especializado WABetaInfo informou que a empresa Meta (proprietária do WhatsApp) já está desenvolvendo uma funcionalidade que permitirá fixar uma mensagem dentro das conversas.

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Atualmente, é possível fixar até três conversas na tela inicial do aplicativo, aonde aparecem as conversas e grupos.

O que não se deve fazer em grupos de WhatsApp?

Em um grupo, não é permitido compartilhar conteúdo ilegal, violento, discriminatório, pornográfico ou de outra forma inapropriado.

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Além disso, não é permitido enviar spam, mensagens falsas ou usar o grupo para fins comerciais sem autorização.

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É importante lembrar que as regras da plataforma podem ser atualizadas de tempos em tempos.

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Sendo assim, é sempre uma boa ideia verificar as políticas de uso para garantir o cumprimento das diretrizes.

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É crime invadir a privacidade do WhatsApp?

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Esses grupos, criados com a intenção de facilitar a comunicação entre os moradores, podem se tornar uma fonte potencial de violação da privacidade, se não forem manuseados adequadamente.

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Existem diversos casos de processos envolvendo moradores de condomínio após invasão de privacidade através das redes sociais e do WhatsApp.

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O síndico precisa estar atento a estas situações para evitar problemas entre os moradores.

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Dano moral no grupo de WhatsApp
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A exposição de informações sensíveis é um dos principais motivos que geram processos por dano moral em grupos de condomínios.

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Certamente você já presenciou ou tem conhecimento que histórias sobre brigas entre vizinhos ou entre moradores são bastante comuns. No entanto, não é difícil evitar que esse problema aconteça.

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Primeiramente, não deve haver tolerância com brigas: as regras devem ser rigidamente respeitadas por todos.

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A falta de regras pode gerar processo por dano moral no grupo de WhatsApp do condomínio.

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Leia também: Como resolver conflitos no condomínio?

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De acordo com o site JusBrasil, existem diversos casos de confusões iniciadas em grupos do WhatsApp que foram parar na Justiça ou que levaram pessoas a serem presas.

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Na publicação do site citado acima, são citadas diversas ações judiciais que abrem precedentes para condenação por diversos comportamentos discriminatórios.

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Assim como na maioria das vezes, as ações são movidas contra condôminos que não são capazes de conviver e respeitar a diversidade de cor, raça, religião e opinião, que faz parte da nossa sociedade.

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Caso isso ocorra, a pessoa deverá ser punida de acordo com suas consequências.

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Para manter a ordem e a harmonia, o síndico precisa estar sempre atento, principalmente porque poderá ser responsabilizado por alguns comportamentos, uma vez que a Justiça entenda que o síndico foi conivente com o comportamento inadequado.

Como eliminar o grupo de WhatsApp no condomínio?

Apesar de serem uma alternativa muito comum na comunicação condominial, este tipo de grupo não é recomendado por especialistas da área.

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Isso porque a ferramenta não é a escolha adequada para gerenciar toda a comunicação dos moradores com síndico. O ideal é que a gestão busque por alternativas mais formais para a comunicação do condomínio.

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Uma sugestão é um aplicativo para condomínios que ajuda o síndico ou gestor a centralizar a comunicação e evita discussões, brigas e falhas no processo de envio de mensagens, avisos e alertas.

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No aplicativo uCondo, por exemplo, é possível emitir avisos de forma simples, rápida e eficiente. Ele é uma das principais alternativas para eliminar o incômodo dos grupos de WhatsApp no condomínio:

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Resolva o problema do WhatsApp no condomínio

Um grupo com regras bem estabelecidas e respeitadas vai ser eficiente para o envio de comunicados rápidos e avisos, mas não deve ser a alternativa principal de comunicação no condomínio.

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O WhatsApp deve ser a ferramenta auxiliar na comunicação do condomínio, já que seu uso é geralmente informal e acaba não sendo eficiente para todas as demandas do condomínio.

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Resolva os problemas de comunicação do seu condomínio com uma plataforma completa: com o aplicativo uCondo, você consegue fazer a gestão das reclamações de moradores, além de enviar avisos, organizar a agenda de áreas comuns e muito mais!

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Como excluir um grupo do WhatsApp?

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Como citamos acima, mesmo estabelecendo regras para o grupo do condomínio, ninguém está livre de enfrentar problemas.

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Desentendimentos e discussões fazem parte do dia a dia de todo ser humano e por este motivo, o síndico sempre precisa estar atento a todas as situações.

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Caso a situação tenha fugido do controle ou o grupo de WhatsApp do condomínio já não seja mais necessário, é importante que ele seja excluído, para que as trocas de informações sejam centralizadas pelo canal escolhido pelo síndico.

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O síndico não pode apenas sair do grupo, pois isso poderia gerar ainda mais transtornos. Para excluir um grupo no WhatsApp, siga os seguintes passos:

1. Abra o aplicativo WhatsApp em seu celular.
   
   
2. Abra o grupo que deseja excluir.
   
   
3. Toque no nome do grupo no topo da tela.
   
   
4. Se você é o único administrador, o WhatsApp permitirá que você exclua o grupo ao invés de sair.
   
   
5. Para fazer isso, toque em "Mais opções" no topo da tela, selecione "Info. do grupo" e role a tela para baixo.
   
   
6. Toque em "Excluir grupo" e confirme que deseja excluir permanentemente o grupo.
   
   

Lembre-se de que, ao excluir um grupo, você não poderá mais recuperar as mensagens ou os arquivos compartilhados.

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Leia também: Como emitir comunicado aos condôminos?

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