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Prestação de contas no condomínio: O que é e como fazer?

A prestação de contas é uma das principais obrigações de um síndico ou gestor de condomínio. 

O responsável pela gestão das finanças deve prestar contas regularmente aos moradores para garantir transparência e confiança na gestão dos recursos financeiros do condomínio. 

A falta de transparência nas finanças pode gerar conflitos entre os moradores e prejudicar a harmonia no condomínio. 

No novo conteúdo do blog uCondo, vamos te explicar a importância da prestação de contas no condomínio e como ela pode ser realizada de forma eficiente e transparente.

Índice

síndica faz a prestação de contas do condomínio
Sistema uCondo facilita a prestação de contas no condomínio.



O que é prestação de contas?

A prestação de contas é o processo de apresentação de informações financeiras, administrativas ou operacionais, para demonstrar transparência e responsabilidade com relação ao uso de recursos, sejam eles públicos ou privados.

A apresentação deve incluir relatórios financeiros, relatórios de desempenho, balanços patrimoniais, entre outros documentos relevantes para as finanças de um condomínio.

Além disso, a prestação de contas traz o objetivo de aumentar a confiança e a transparência nas relações comerciais e sociais, podendo ser um atrativo para condomínios que praticam ela dentro de sua rotina.

Qual a finalidade da prestação de contas?

Em um condomínio, a principal finalidade da prestação de contas é garantir a transparência da gestão financeira, apresentando todos os dados pertinentes aos condôminos.

Ela ainda possibilita que os condôminos participem ativamente das decisões e sugiram melhorias para o condomínio.

Além disso, uma boa saúde financeira se torna um atrativo para condomínios de todos os portes, já que demonstra responsabilidade por parte dos seus gestores.




Como fazer prestação de contas no condomínio?

Para realizar a prestação de contas em um condomínio, é importante seguir alguns passos:

⦁ Reunir todos os documentos financeiros do condomínio, incluindo notas fiscais, recibos, extratos bancários e contratos.

⦁ Organizar esses documentos de forma clara e coerente, de modo a facilitar a compreensão e análise.

⦁ Elaborar uma planilha ou relatório financeiro detalhado, que apresente as receitas e despesas do condomínio de forma separada e agrupada por categorias.

⦁ Revisar cuidadosamente todos os documentos e a planilha financeira para garantir que estão corretos e completos.

⦁ Apresentar a prestação de contas aos moradores e síndicos do condomínio, de forma clara e objetiva. Isso pode ser feito através de uma reunião ou através da disponibilização dos documentos em uma área exclusiva para os condôminos no site ou intranet do condomínio.

⦁ Responder a perguntas e esclarecer dúvidas dos moradores e síndicos sobre a prestação de contas.

⦁ Aprovar a prestação de contas pelos moradores e síndicos, através de uma assembleia ou votação.

Para ajudar síndicos, a uCondo preparou um vídeo especial falando sobre como realizar a prestação de contas. Assista:

O que precisa ter em uma prestação de contas?


‍Para realizar a prestação de contas do condomínio, é necessário reunir uma série de documentos que comprovem as atividades realizadas e os gastos efetuados.

Alguns exemplos de documentos que podem ser necessários incluem:

  1. Relatórios de atividades: descrição detalhada das atividades realizadas, incluindo informações sobre o objetivo, o público-alvo e os resultados alcançados.
  2. Recibos e notas fiscais: comprovantes dos gastos realizados, incluindo informações sobre a natureza e o valor dos gastos.
  3. Contratos: documentos que estabelecem os termos de acordo entre as partes envolvidas em uma determinada atividade ou projeto.
  4. Relatórios financeiros: demonstrativos financeiros detalhados que apresentam informações sobre a gestão do orçamento e os resultados financeiros do projeto.
  5. Relatórios técnicos: documentos que descrevem o andamento e os resultados de atividades técnicas ou científicas realizadas no âmbito do projeto.
  6. Certificados de conclusão: documentos emitidos pelo responsável pelo projeto que comprovam o término das atividades.
  7. Outros documentos: dependendo da natureza e das especificidades de cada condomínio que possam possuir outros serviços agregados, podem ser necessários outros documentos, como, por exemplo, relatórios de avaliação, relatórios de impacto, fotografias, vídeos, entre outros.

Dentre os documentos mais comuns, estão: certidões negativas do INSS e FGTS; balancetes, extratos financeiros e relatório de taxa de inadimplência; AVCB (Auto de Vistoria do Corpo de Bombeiros); seguro do prédio e etc.




Como apresentar a prestação de contas no condomínio?

A prestação de contas de um condomínio deve seguir as normas estabelecidas na legislação vigente e no regulamento interno do condomínio. 

Em geral, ela deve ser feita periodicamente, de forma transparente e detalhada, para que os condôminos possam entender como está sendo gerido o dinheiro arrecadado.

Normalmente, ela é realizada em assembleia geral, na qual o síndico apresenta um relatório contábil, com a demonstração de receitas e despesas do período em questão. 

Nesse relatório, devem constar informações como a arrecadação do condomínio, as despesas com manutenção, pagamento de funcionários, fornecedores e outras despesas relevantes.

Além disso, é importante que o síndico apresente os documentos comprobatórios das despesas, como notas fiscais e recibos, para garantir a transparência e evitar questionamentos por parte dos condôminos.

É possível que a assembleia aprove ou não a prestação, e caso haja algum problema, pode ser convocada uma auditoria externa para verificar as contas.

É importante lembrar que o síndico tem a obrigação legal de prestar contas de sua gestão e que a falta de transparência pode levar a problemas com a justiça, como ações de responsabilidade civil ou até mesmo criminal.

A prestação de contas do condomínio deve ser mensal?

De acordo com o artigo 1.348 do Código Civil, a prestação de contas de um condomínio deve ser realizada pelo síndico ou pelo responsável pela administração do condomínio uma vez ao ano ou sempre que for exigida.

Sendo assim, o gestor precisa estar sempre preparado para prestar contas aos condôminos, de acordo com o que for determinado pela convenção condominial ou pelo regimento interno.




Prestação através de plano de contas

Para os síndicos que utilizam aplicativos de gestão condominial, uma opção é prestação através de plano de contas.

O aplicativo uCondo conta com a funcionalidade, que é utilizada de acordo com a contabilidade de cada condomínio, proporcionando uma mais prática de prestar contas para síndicos, conselho fiscal e moradores.

Com o aplicativo, é possível automatizar essa função. O sistema atualiza automaticamente os saldos da conta bancária, subconta, fundo de reserva do condomínio e demais informações. Essa atualização acontece conforme os pagamentos são realizados.

Leia mais: Plano de Contas da uCondo



Como solicitar a prestação de contas do condomínio?

Os moradores de um condomínio que possui uCondo também possuem vantagens na hora de conferir a prestação de contas.

Ao invés de uma reunião demorada, é possível consultar os balancetes mensais a qualquer momento através do aplicativo.

Caso tenha alguma dúvida, o morador pode abrir um chamado e enviar sua solicitação ao síndico, já que o aplicativo oferece um canal de comunicação direto com o gestor.

Como fazer um balancete contábil?

Em condomínios que ainda realizam a prestação de contas “em papel”, a apresentação de um simples balancete significa uma reunião demorada e maçante. 

No caso das administradoras, a cada vez que um cliente solicita um balancete financeiro, será preciso reunir diversos recibos e documentos pertinentes.

Para síndicos e administradoras que utilizam o aplicativo uCondo, esse problema não existe. Através do sistema, é possível automatizar a emissão de balancetes, que poderão ser consultados a qualquer momento e de qualquer lugar, basta ter acesso à internet.

Assista o vídeo abaixo e saiba como funciona a emissão de um balancete no condomínio:

São diversas opções oferecidas pelo app para facilitar os processos financeiros e diversas funções do dia a dia:

  • Balancete; 
  • Extrato; 
  • Composição de Receitas; 
  • Inadimplentes; 
  • Adimplência; 
  • Acordos; 
  • Demonstrativo Financeiro; 
  • Comprovantes de Despesas; 
  • Consumos;



Modelo de planilha para prestação de contas

‍Para realizar a prestação de contas de forma mais clara, evitando problemas de caixa na gestão do condomínio, você pode preencher o formulário abaixo para obter a planilha completa.

E não tem mistério para utilizar: basta preencher os valores das transações para que todos os percentuais e gráficos comparativos sejam gerados automaticamente.

‍Baixe a planilha de demonstrativo financeiro para a prestação de contas 👇

Postado em  

January 27, 2024

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