Como condomínios e administradoras podem reduzir custos bancários?

Aprender uma forma eficiente de reduzir custos bancários nas administradoras e condomínios sem prejudicar seus serviços é um desafio para gestores. Na minha opinião, a melhor forma de aprender a fazer é com um exemplo prático. E é isso que eu resolvi trazer para você neste conteúdo.

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Os condomínios têm como objetivo oferecer serviços e comodidades aos seus moradores e proprietários. Isso vai desde a manutenção das áreas comuns até a gestão financeira e contábil. 

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Se a gestão financeira não for 100% eficiente, as tarifas bancárias podem impactar diretamente o orçamento. 

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A médio e longo prazo, essas tarifas podem reduzir a disponibilidade de recursos para investimentos e melhorias nas áreas comuns. 

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Neste conteúdo do blog uCondo, vou te mostrar como a tecnologia pode ajudar as administradoras e os condomínios a reduzir custos bancários de forma prática.

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Índice

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• A ineficiência dos bancos tradicionais
• Quais os principais desafios na gestão de condomínios?
• Como ajudamos uma administradora de condomínios?
• Como reduzir as tarifas bancárias do condomínio?
• O que fazer para reduzir os custos bancários?
• Como abrir uma conta digital para condomínio?
• Qual o melhor aplicativo para gestão de condomínios?

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Redigido por: Marcus Nobre, Co-founder, CEO & Board Member da uCondo.

A ineficiência dos bancos tradicionais

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Trabalhei mais de cinco anos em um banco, mas isso não muda a minha visão da ineficiência e dos serviços absurdamente caros que os bancos tradicionais praticam.

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Sei bem como essa situação acaba impactando diretamente no financeiro das administradoras de condomínios.

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No caso das administradoras de condomínios com modelos tradicionais de trabalho, o risco é ainda maior.

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Além disso, a alta concorrência torna os condomínios cada vez mais exigentes, demandando diferenciais, além de preços mais baixos.

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Com o crescimento desse mercado, é lançada uma corrida de administradoras com anos de tradição e que sempre operaram da mesma forma para se adaptarem às novas tecnologias.

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Essas empresas devem aplicar modelos de trabalho mais inovadores, eficientes, simples e produtivos.

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Quais os principais desafios na gestão de condomínios?

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Administradoras de condomínios tradicionais, que estão a muito tempo no mercado, acabam perdendo clientes para administradoras de 1 ou 2 anos de mercado. Isso acontece, muitas vezes, porque não inovaram o serviço que oferecem.

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Há uma grande dificuldade em sair da zona de conforto. Antes, apenas um funcionário administrava de 10 a 15 condomínios.

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Agora, para manter o mesmo faturamento, ele deve gerir no mínimo 30 a 40 condomínios.

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Assim, administradoras acabam perdendo clientes pelos preços, provavelmente porque não possuem nenhum valor ou diferencial em seu serviço.

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Como a tecnologia pode ajudar administradoras?

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A uCondo tem como principal objetivo trazer de forma inovadora e moderna, economia e comodidade através de nossa plataforma para gestão de condomínios. No módulo financeiro, um dos focos é a redução dos custos, incluindo as tarifas bancárias.

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Oferecemos a solução para administradoras de condomínios que buscam por diferenciais como simplicidade e economia.

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Nossa plataforma beneficia administradoras de várias formas, como foi o caso do cliente do qual iremos te contar a história neste post.

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Com a uCondo, essa administradora de condomínios conseguiu reduzir 20 mil reais em tarifas bancárias de sua receita.

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E esse número não é apenas um "palpite". De fato, alguns clientes da uCondo conseguiram concretizar esta redução de custos.

Como ajudamos uma administradora a reduzir custos bancários?

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A história começa quando um novo cliente estava passando por um processo de transição para a plataforma uCondo. Um dos seus objetivo era reduzir custos bancários.

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Isso aconteceu em 2018, quando nossa plataforma estava em seu primeiro layout, muito mais simples e bem menos bonito que o atual.

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Enquanto nossa equipe acompanhava as despesas, ela se deparou com a seguinte categoria no balancete:

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Observamos que no mês de fevereiro daquele ano foram gastos R$1,264,33 reais em tarifas bancárias. Na prática, o que são esses gastos?

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Uma administradora de condomínios paga para emitir, registrar, cancelar e emitir segunda via de boletos.

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Além disso, também são pagas as taxas de manutenção da conta. Essa taxa é cobrada mesmo que o boleto não tenha sido pago.

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Neste caso, o sistema foi implantado em um condomínio e no mês seguinte, todas as cobranças e emissões de boletos foram realizadas através da plataforma uCondo.

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Com a automação financeira de ponta a ponta para reduzir custos bancários, o balancete de março foi fechado da seguinte forma:

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No mês de março, a economia total foi de R$313,96, quando comparado com o mês de fevereiro.

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Com boletos, foram gastos R$698,87. Com as tarifas bancárias (cesta de serviço + manutenção da conta), foram gastos R$251,50.

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Assim, o custo bancário caiu de R$1,264,33 para R$950,37 em apenas um mês.

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Esse valor é referente a apenas um condomínio. No mês seguinte, outros onze condomínios da mesma administradoras passariam pelo mesmo processo.

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Considerando o resultado excelente, a administradora aplicou o mesmo modelo em todos os 12 condomínios geridos, buscando reduzir custos bancários.

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Em um ano, R$20.970,02 reais foram economizados apenas com tarifas bancárias.

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Com essa economia, seria possível pagar alguns anos de mensalidade da plataforma uCondo.

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É importante ressaltar que a uCondo automatiza 100% da remessa e retorno.

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Os lançamentos das receitas são automáticos quando um condomínio paga uma fatura.

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Com isso, conseguimos deixar transparente o que é gasto com boletos e o que é gasto com tarifas bancárias.

Como reduzir custos bancários na sua administradora de condomínios?

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Depois do nosso case, tenho certeza que você ficou interessado em fazer o mesmo na sua administradora. No entanto, para reduzir custos bancários, é preciso entender como isso ocorre.

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Antes de tudo, considere alguns pontos importantes:

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• Quanto você paga para emitir o boleto?
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• Quanto você paga para registrar o boleto?
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• Quanto você paga para cancelar o boleto?
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• Quanto você paga para alterar o boleto?
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• Quanto você paga para gerar 2ª via do boleto?
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• Quanto você paga para baixar o boleto?

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Nem todas essas tarifas são transparentes no extrato da conta corrente no seu banco. Além disso, podem ser de difícil entendimento e saírem do seu controle.

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O condomínio ou a administradora acaba sendo taxado sem nem perceber. E quanto mais taxas, mais difícil fica de reduzir custos bancários.

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Mas calma: tem como evitar isso.

O que fazer para reduzir custos bancários?

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Para reduzir custos bancários, é preciso considerar todos os gastos que impactam as suas finanças.

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Para te ajudar, separei quatro dicas que vão te auxiliar a reduzir custos bancários na sua administradora:

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1. Comece selecionando alguns condomínios que a sua administradora faz a gestão. Selecione um mês em específico e monte uma planilha com todas as taxas cobradas;
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2. Feito isso, investigue os detalhes do valor cobrado: Quanto é a cesta de serviço? Quanto é a manutenção da conta? Quanto é o registro de boletos? Quando é a baixa? Cheque registros, alterações e etc;
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3. Em seguida, utilize esses dados para negociar com o seu gerente as tarifas bancárias;
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4. Por fim, a dica mais valiosa: utilize uma solução digital.

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Para deixar ainda mais claro, preparamos um vídeo especial sobre como reduzir custos bancários. Assista:

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Sistemas ajudam a reduzir custos bancários

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Os sistemas de gestão são grandes aliados para reduzir custos bancários nas administradoras de condomínios.

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Atualmente, há diversas ferramentas e softwares que realizam cobranças financeiras de forma completamente automatizada.

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Com essa automação e transparência, administradoras conseguem diminuir os custos bancários de forma significativa e sustentável.

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No caso da uCondo, por exemplo, a cobrança é feita com uma única tarifa para o boleto, aplicada apenas quando ocorre a compensação.

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Esse é um ponto inicial relevante para reduzir custos bancários e cortar despesas desnecessárias.

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Além disso, dependendo da tecnologia integrada ao software, todos os boletos podem ser emitidos de forma registrada no banco parceiro, garantindo que o valor caia diretamente na conta do condomínio ou da administradora.

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Por fim, a economia pode ser ainda maior ao renegociar a cesta de serviços com o banco. Essa estratégia, aliada ao ganho de tempo proporcionado aos funcionários – com a redução de tarefas manuais e o aumento de produtividade – contribui diretamente para a redução de custos bancários e administrativos.

Como abrir uma conta digital para condomínio?

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Abrir uma conta digital para condomínio é um passo estratégico para reduzir custos bancários e simplificar a gestão financeira.

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Primeiramente, é importante pesquisar instituições financeiras que ofereçam contas digitais específicas para condomínios.

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Muitos bancos digitais e fintechs disponibilizam essa opção, com taxas reduzidas e benefícios como isenção de tarifas de manutenção.

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Para abrir a conta, o síndico ou a administradora precisa reunir alguns documentos essenciais, como o CNPJ do condomínio, a ata de eleição do síndico e o estatuto ou convenção condominial.

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Além disso, é fundamental verificar se a instituição exige comprovação de residência do síndico e outros documentos que garantam a segurança da conta.

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Uma conta digital permite realizar transações como pagamentos, transferências e recebimentos de forma mais ágil e transparente, eliminando a necessidade de frequentar agências físicas.

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Dessa forma, o condomínio economiza tempo e pode reduzir custos bancários.

Qual o melhor aplicativo para gestão financeira?

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Além de solucionar o problema das tarifas bancárias, simplificar e automatizar seu financeiro, a uCondo tem uma solução completa para as finanças nos seus condomínios.

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As principais funcionalidades financeiras do aplicativo são:

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• Emissão Automática de Boletos: Permite a geração automática de boletos bancários para a cobrança das taxas condominiais, facilitando o processo de arrecadação.
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• Controle de Inadimplência: Ferramentas para o acompanhamento e cobrança de inadimplentes, incluindo envio de notificações automáticas e lembretes de pagamento.
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• Relatórios Detalhados: Geração de relatórios financeiros detalhados, como balancetes, demonstrativos de receitas e despesas, fluxo de caixa, entre outros.
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• Cadastro e Controle de Despesas: Registro detalhado de todas as despesas do condomínio, categorizando cada gasto e permitindo um acompanhamento mais preciso e eficiente.
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• Planejamento Orçamentário: Ferramentas para elaboração e acompanhamento de orçamentos anuais, ajudando a planejar receitas e despesas futuras de forma eficiente.
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• Transparência junto aos moradores: Acesso dos moradores a informações financeiras, como balancetes e segunda via de boletos, aumentando a transparência e confiança na administração.
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• Registro Histórico: Manutenção de um histórico detalhado de todas as transações financeiras, facilitando auditorias e revisões financeiras futuras.

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Assista o vídeo abaixo e saiba mais sobre a gestão financeira dos condomínios:

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Calculadora de Economia para Condomínios

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Para finalizar, disponibilizamos ainda um material gratuito para auxiliar administradoras, síndicos e gestores a calcularem seus gastos.

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Neste material gratuito, você pode descobrir facilmente quais são as fontes de gastos do seu negócio e como você pode economizar.

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O material gratuito é a Calculadora de Economia para Condomínios, que pode ser baixado no formulário abaixo:

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