Prestação de contas no condomínio é dever do síndico?

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O dever de prestação de contas do condomínio está prevista no Código Civil como uma responsabilidade do síndico ou gestor de condomínio.

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Na prestação de contas do condomínio, o síndico deve apresentar um balanço financeiro que mostre todas as transações financeiras realizadas durante um determinado período, que costuma ser anual, acompanhada de documentos comprobatórios. 

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Toda prestação de contas deve ser feita embasada em documentação que comprove os dados das despesas e receitas do condomínio. Sem a devida documentação, a prestação de contas não terá valor jurídico.

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Neste conteúdo, falamos sobre o dever do síndico de prestação de contas do condomínio e como a tecnologia pode ajudar síndicos a realizar a prestação de contas no formato digital.‍

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Índice

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• É dever do síndico prestar contas?
• Como funciona a prestação de contas?
• Qual o objetivo da prestação de contas?
• Problemas na prestação de contas do condomínio
• Como deve ser feita a prestação de contas?
• Modelo de planilha gratuita para prestação de contas

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Prestando contas

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Na rotina diária de síndicos autogestores e administradoras, a prestação de contas não deve ser encarada como uma mera burocracia de final de ano, mas sim como a base da transparência da gestão.

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Quando o fluxo financeiro é apresentado com clareza e previsibilidade, a confiança dos moradores aumenta e os conflitos internos diminuem drasticamente.  

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Para compreender a importância desse dever na prática, imagine a seguinte situação: um condomínio aprova uma cota extra para a reforma da fachada.

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Ao longo dos meses, os valores são arrecadados e as obras avançam, mas o síndico não disponibiliza as notas fiscais nem os extratos das contas bancárias do condomínio.

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A ausência de comprovantes e de relatórios organizados gera desconfiança imediata entre os condôminos, resultando na retenção de pagamentos por parte dos moradores e até em notificações judiciais exigindo a exibição de documentos.  

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Segundo o Censo Condominial, falhas e divergências na prestação de contas estão entre as razões para a impugnação de gestões e para o aumento da taxa de inadimplência em condomínios residenciais e comerciais.

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O descumprimento dessa obrigação pode levar à não aprovação das contas em assembleia, à destituição do síndico (Art. 1.349 do Código Civil) e, em casos graves de omissão ou desvio, à responsabilização civil e criminal do gestor.  

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A transparência financeira é o pilar que garante a segurança do patrimônio de todos os condôminos e a estabilidade da gestão.

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Por essa razão, a organização constante dos balancetes e o uso de ferramentas que facilitem o acesso às informações são indispensáveis para evitar sobressaltos e garantir uma administração inquestionável.

É dever do síndico prestar contas?

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Sim, é dever do síndico ou do gestor condominial a realização da prestação de contas em um condomínio.

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Esse dever é obrigatório e intransferível.

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O motivo? Esta é a principal forma de manter a transparência em relação ao uso do dinheiro dos moradores.

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Sem uma prestação de contas adequada, o trabalho do síndico fica constantemente sob "suspeição".

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A obrigação de prestar contas e os demais deveres dos síndicos estão disciplinados no Código Civil, em especial nos incisos do artigo 1.348.

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O que acontece com o síndico que não presta contas?

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Caso um síndico se recuse a prestar contas, podem ocorrer várias consequências, dependendo da legislação e das regras específicas do condomínio. Algumas possíveis ações que podem ser tomadas incluem:

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1. Reclamações formais: Os condôminos podem apresentar reclamações formais junto ao conselho fiscal do condomínio ou aos órgãos competentes, como o Ministério Público ou a Defensoria Pública, informando sobre a recusa do síndico em prestar contas.
   
   
2. Convocação de assembleia extraordinária: Os condôminos podem se reunir e convocar uma assembleia extraordinária para discutir a situação e tomar medidas adequadas. Nessa assembleia, podem ser tomadas decisões como destituir o síndico ou exigir a prestação de contas.
   
   
3. Ação judicial: Se todas as tentativas de resolver a situação de forma amigável falharem, os condôminos podem entrar com uma ação judicial contra o síndico para exigir a prestação de contas e buscar reparação por eventuais prejuízos causados pela falta de transparência.
   
   
4. Responsabilidade civil e criminal: Se for constatado que o síndico agiu de forma dolosa ou negligente na gestão financeira do condomínio, ele poderá ser responsabilizado civil e criminalmente pelos danos causados. Isso pode resultar em indenizações, multas e até mesmo em uma possível condenação penal.

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É importante ressaltar que as medidas a serem tomadas podem variar de acordo com a legislação e as regras internas de cada condomínio.

O que precisa ter na prestação de contas do condomínio?
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A prestação de contas é um processo pelo qual o síndico ou a administradora do condomínio apresenta um relatório detalhado das receitas, despesas e balanço patrimonial do condomínio em um determinado período de tempo.

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Conforme a lei, os condôminos têm o direito de receber a prestação de contas do condomínio em uma assembleia instituída para este fim.

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Portanto, a prestação de contas deve ser realizada desta forma e não individualmente para cada morador.

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Confira alguns exemplos de documentações que o síndico deve apresentar:‍

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• Certidões negativas do INSS, FGTS;
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• Balancetes, extratos financeiros, relatório de taxa de inadimplência;
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• AVCB (Auto de Vistoria do Corpo de Bombeiros)
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• Seguro do prédio

Qual o objetivo da prestação de contas?

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O objetivo da prestação de contas em um condomínio é fornecer transparência e responsabilidade financeira para os proprietários e moradores do condomínio. 

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A prestação de contas tem vários propósitos essenciais:

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• Transparência: Ao fornecer informações financeiras completas e precisas, a prestação de contas permite que os proprietários e moradores entendam como o dinheiro do condomínio está sendo utilizado. Isso ajuda a evitar especulações ou dúvidas sobre o uso dos recursos.
  
  
• Responsabilidade: A prestação de contas responsabiliza o síndico ou a administradora pelo gerenciamento adequado das finanças do condomínio. Ao apresentar um relatório detalhado, é possível identificar e corrigir possíveis irregularidades ou discrepâncias nas contas.
  
  
• Participação dos moradores: A prestação de contas oferece aos moradores a oportunidade de se envolverem no processo decisório do condomínio. Ao entenderem as finanças do condomínio, os moradores podem contribuir com sugestões e tomar decisões informadas sobre questões financeiras.
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• ‍Cumprimento das obrigações legais: Em muitas jurisdições, a prestação de contas é um requisito legal para os condomínios. É necessário manter registros financeiros precisos e disponibilizá-los para os proprietários e autoridades competentes, quando necessário.

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Assista o vídeo abaixo e saiba mais:

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Qual a frequência da prestação de contas do condomínio?

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A lei determina que a prestação de contas do condomínio deverá ser apresentada pelo menos uma vez a cada ano.

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A prestação de contas do condomínio também deve ser realizada sempre que for exigida pela assembleia de moradores.

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Na maioria dos casos, os condomínios estabelecem em sua convenção que a apresentação aconteça durante a assembleia geral ordinária, realizada anualmente.‍

Problemas na prestação de contas

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A prestação de contas feita exclusivamente em papel, pastas físicas ou planilhas manuais expõe a gestão do condomínio a divergências financeiras, extravio de comprovantes e vulnerabilidade jurídica durante a auditoria da assembleia.

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Embora muitos gestores tradicionais ainda utilizem pastas físicas para organizar comprovantes, a falta de digitalização e de rastreabilidade impede a transparência em tempo real, dificultando o trabalho do Conselho Fiscal e aumentando o risco de rejeição das contas.  

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Na rotina diária de síndicos autogestores e administradoras, gerenciar o fluxo financeiro "no papel" cria gargalos operacionais que consomem horas de trabalho e abrem margem para falhas humanas simples, como erros de digitação, notas fiscais rasuradas ou esquecimento de lançamentos.  

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O risco prático da "pasta física" no dia a dia do condomínio

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Imagine a seguinte situação prática: durante o encerramento do exercício financeiro, a pasta física de prestação de contas é enviada para análise do Conselho Fiscal.

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Ao conferir os balancetes impressos com os extratos bancários, os conselheiros identificam um pagamento de manutenção sem a respectiva nota fiscal anexada — o documento físico se perdeu durante o manuseio ou foi arquivado na pasta errada.  

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Até que o gestor consiga localizar a segunda via com o fornecedor ou provar a legitimidade do gasto, a aprovação do balanço fica paralisada.

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Na assembleia, esse único desencontro de papéis é suficiente para gerar suspeitas de irregularidade, desgaste de reputação do síndico e eventual rejeição da prestação de contas.  

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As 4 principais falhas da gestão financeira física ou descentralizada

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1. Vulnerabilidade a perdas e extravios: Papéis e comprovantes térmicos (que apagam com o tempo) podem se perder facilmente no transporte entre o condomínio, a administradora e os conselheiros.  
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2. Lentidão na fiscalização do Conselho Fiscal: A dependência da "pasta física" obriga os membros do conselho a se reunirem presencialmente para analisar volumes de papel, atrasando a emissão de pareceres para a assembleia.  
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3. Opacidade e falta de acesso aos moradores: O condômino só toma conhecimento da saúde financeira do prédio uma vez por ano na AGO, impedindo o acompanhamento preventivo e aumentando a desconfiança da comunidade.  
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4. Trabalho braçal repetitivo: O tempo que o gestor gasta imprimindo, colando recibos em folhas de papel e digitando dados em planilhas deixa de ser investido na manutenção e valorização do patrimônio.

Como deve ser feita a prestação de contas?

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Com o tempo, o processo de prestação de contas pode se tornar algo repetitivo e cansativo, esgotando um bom tempo do gestor de condomínio.

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Foi pensando nisso que a uCondo desenvolveu diversas funcionalidades em sua plataforma para facilitar todo esses processo.

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Assista o vídeo abaixo e conheça esta funcionalidade:

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Com alguns cliques é possível gerar um livro de prestação de contas, além de relatórios de demonstrativo de despesas, balanço contábil e documentação comprobatória de despesas e receitas do seu condomínio.

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Se você é síndico ou administrador do condomínio, basta acessar o sistema, escolher o relatório que quer analisar no momento e filtrar conforme as informações que deseja obter.

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No sistema, você terá acesso facilitado para gerar e controlar:
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• Balancete; 
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• Extrato; 
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• Composição de Receitas; 
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• Inadimplentes; 
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• Adimplência; 
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• Acordos; 
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• Demonstrativo Financeiro; 
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• Comprovantes de Despesas; 
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• Consumos;

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Modelo de planilha gratuita para prestação de contas

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Para ajudar síndicos e gestores, a uCondo preparo um modelo de planilha de prestação de contas. E o melhor: completamente gratuita.

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Tenha uma visão mais clara das finanças e evite problemas de caixa na gestão do seu condomínio.

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Basta preencher os valores das transações para que todos os percentuais e gráficos comparativos sejam gerados automaticamente.

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Baixe a planilha gratuita de demonstrativo financeiro para a prestação de contas 👇

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