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Pasta de prestação de contas no condomínio: Como fazer?
Criar uma pasta de prestação de contas é uma das principais obrigações de um síndico ou gestor de condomínio. Conforme o Código Civil, a prestação de contas é obrigatória e precisa ser apresentada aos moradores de forma organizada e clara anualmente.
Para apresentar a prestação de contas, os gestores precisam incluir todas as receitas, despesas, consumos e custos do condomínio. E organizar tudo isso para apresentar aos moradores não é uma tarefa fácil.
Cabe ao síndico criar a pasta de prestação de contas para garantir transparência e confiança junto aos moradores do condomínio. Afinal, eles são os principais interessados em como o dinheiro cobrado através das taxas está sendo gasto.
Sendo assim, a falta de transparência e a ausência de uma prestação de contas completa e eficiente pode gerar conflitos com os moradores e prejudicar a gestão.
No novo conteúdo do blog uCondo, vamos te explicar a importância da prestação de contas no condomínio e como ela pode ser realizada de forma eficiente e transparente.
Índice
- O que é prestação de contas?
- A prestação de contas no condomínio
- Como organizar a prestação de contas?
- Como fazer a prestação de contas?
- Como apresentar a prestação de contas?
- Como solicitar a prestação de contas?
- Modelo de planilha para prestação de contas
O que é prestação de contas?
A prestação de contas é o processo de apresentação de informações financeiras, administrativas ou operacionais. Ela serve para demonstrar transparência e responsabilidade com relação ao uso de recursos, sejam eles públicos ou privados.
Assim, ela deve incluir relatórios financeiros, relatórios de desempenho, balanços patrimoniais, entre outros documentos relevantes para as finanças de um condomínio.
Além disso, a prestação de contas traz o objetivo de aumentar a confiança e a transparência, podendo ser um atrativo para condomínios que praticam ela dentro de sua rotina.
Qual a finalidade da prestação de contas?
A principal finalidade da prestação de contas anual é garantir a transparência da gestão financeira, apresentando todos os dados pertinentes.
Nos condomínios, a prestação de contas precisa conter todos os dados financeiros que são relevantes para os moradores, como saldos, receitas, despesas e custos em geral.
Desta forma, a gestão possibilita que os condôminos participem ativamente das decisões e sugiram melhorias para o condomínio.
Além disso, uma boa saúde financeira se torna um atrativo para condomínios de todos os portes, já que demonstra responsabilidade por parte dos seus gestores.
A prestação de contas no condomínio
Se você não possui ligação com condomínios, talvez você nunca tenha ouvido falar sobre prestação de contas. No entanto, se você mora ou atua em um condomínio, esse termo é bastante familiar.
Sendo assim, todo síndico ou administrador sabe muito bem da sua importância e da responsabilidade que é prestar contas anualmente.
Em outros tempos, a prestação era feita de forma manual, com muitas pastas e papéis. No entanto, com o avanço da tecnologia, ela já pode ser feita de forma inteiramente digital.
O síndico é obrigado a prestar contas?
Sim, o síndico é obrigado a prestar contas. Atualmente, a obrigação está prevista no Código Civil, que em seu artigo 1.348 estabelece que o síndico é obrigado a prestar contas uma vez ao ano, durante a conhecida assembleia ordinária.
Além da prestação de contas obrigatória, que é feita anualmente, alguns síndicos também disponibilizam balancetes de forma mensal.
Isso é mais comum para síndicos e gestores que possuem sistemas como o uCondo, que permitem a emissão facilitada deste balancetes.
Para te ajudar a entender melhor a prestação de contas, preparamos um vídeo especial. Assista:
Como organizar a prestação de contas?
A melhor forma de organizar a prestação de contas é através da criação de uma pasta de prestação de contas, também chamada de livro de prestação de contas.
Para os síndicos que utilizam aplicativos de gestão condominial, como o uCondo, a criação deste livro (ou pasta) é muito mais fácil.
Essa funcionalidade facilita a transparência, organização e conformidade nas prestações de contas, gerando automaticamente um livro completo com informações como balancetes, comprovantes de despesas, e demonstrativos financeiros.
O sistema garante um processo eficiente e ágil, reduzindo erros e a necessidade de organização manual.
🔗 Leia mais: Como organizar a prestação de contas?
Como fazer prestação de contas no condomínio?
Para realizar a prestação de contas no condomínio, é importante seguir alguns passos:
⦁ Reunir todos os documentos financeiros do condomínio, incluindo notas fiscais, recibos, extratos bancários e contratos.
⦁ Organizar esses documentos de forma clara e coerente, de modo a facilitar a compreensão e análise.
⦁ Elaborar uma planilha ou relatório financeiro detalhado, que apresente as receitas e despesas do condomínio de forma separada e agrupada por categorias.
⦁ Revisar cuidadosamente todos os documentos e a planilha financeira para garantir que estão corretos e completos.
⦁ Apresentar a prestação de contas aos moradores do condomínio, de forma clara e objetiva. Isso deve ser feito através da assembleia ordinária.
⦁ Aprovar a prestação de contas pelos moradores e síndicos, através de uma assembleia ou votação.
⦁ O síndico pode disponibilizar os documentos através de um sistema como o uCondo. Com ele, os moradores podem acompanhar a prestação via aplicativo, no celular.
Tanto na assembleia quanto posteriormente, cabe ao gestor responder a perguntas e esclarecer dúvidas dos moradores sobre a prestação de contas.
O que precisa ter em uma prestação de contas?
Para realizar a prestação de contas anual do condomínio, é necessário reunir uma série de documentos que comprovem as atividades realizadas e os gastos efetuados.
Uma prestação de contas de condomínio deve incluir os seguintes itens:
- Demonstrativo de Receitas e Despesas: Relatório detalhado das entradas e saídas financeiras.
- Balanço Patrimonial: Apresentação dos ativos, passivos e o patrimônio líquido do condomínio.
- Comprovantes de Despesas: Notas fiscais, recibos e outros documentos que comprovem as despesas realizadas.
- Rateio das Despesas: Como as despesas foram distribuídas entre os condôminos.
- Previsão Orçamentária: Comparação entre o que foi orçado e o que foi executado.
- Fundos de Reserva: Informações sobre o fundo de reserva e sua aplicação.
- Extrato Bancário: Comprovante de saldo e movimentações bancárias do condomínio.
- Relatório de Inadimplência: Relação de condôminos inadimplentes e ações tomadas para a cobrança.
- Relatório de Manutenção e Obras: Detalhamento das obras e manutenções realizadas, incluindo custos.
Assista o vídeo abaixo e saiba mais sobre o que deve ter na prestação de contas:
Como apresentar a prestação de contas no condomínio?
A prestação de contas anual do condomínio deve seguir as normas estabelecidas na legislação vigente e no regulamento interno do condomínio.
Em geral, ela deve ser feita periodicamente, de forma transparente e detalhada, para que os condôminos possam entender como está sendo gerido o dinheiro arrecadado.
Normalmente, ela é realizada em assembleia geral ordinária, que acontece uma vez ao ano. Nela, o síndico apresenta um relatório contábil, com a demonstração de receitas e despesas do período em questão.
Nesse relatório, devem constar todas as informações citadas acima, incluindo a arrecadação do condomínio, as despesas com manutenção, pagamento de funcionários, fornecedores e outras despesas relevantes.
Além disso, é importante que o síndico apresente os documentos comprobatórios das despesas, como notas fiscais e recibos, para garantir a transparência e evitar questionamentos por parte dos condôminos.
É possível que a assembleia aprove ou não a prestação, e caso haja algum problema, pode ser convocada uma auditoria externa para verificar as contas.
É importante lembrar que o síndico tem a obrigação legal de prestar contas de sua gestão e que a falta de transparência pode levar a problemas com a justiça, como ações de responsabilidade civil ou até mesmo criminal.
A prestação de contas do condomínio deve ser mensal?
Não, a prestação de contas não precisa ser feita de forma mensal.
De acordo com o artigo 1.348 do Código Civil, a prestação de contas de um condomínio deve ser realizada pelo síndico ou pelo responsável pela administração do condomínio uma vez ao ano ou sempre que for exigida.
Em alguns casos, os síndicos disponibilizam balancetes mensais para que os moradores possam acompanhar as finanças do condomínio.
Estes balancetes são mais resumidos e podem ser disponibilizados via aplicativo ou sistema de gestão.
Como fazer um balancete contábil?
Em condomínios que ainda realizam a prestação de contas “em papel”, a apresentação de um simples balancete significa uma reunião demorada e maçante.
No caso das administradoras, a cada vez que um cliente solicita um balancete financeiro, será preciso reunir diversos recibos e documentos pertinentes.
Para síndicos e administradoras que utilizam o aplicativo uCondo, esse problema não existe. Através do sistema, é possível automatizar a emissão de balancetes, que poderão ser consultados a qualquer momento e de qualquer lugar, basta ter acesso à internet.
Assista o vídeo abaixo e saiba como funciona a emissão de um balancete no condomínio:
Como solicitar a prestação de contas do condomínio?
Para solicitar a prestação de contas do condomínio, envie uma solicitação formal ao síndico, pedindo os documentos detalhados do período desejado.
Caso não receba resposta, peça que o assunto seja incluído na próxima assembleia.
Se o condomínio for administrado por uma empresa, você também pode pedir as contas à administradora.
Os moradores de um condomínio que possui uCondo também possuem vantagens na hora de solicitar e conferir a prestação de contas. Ao invés de uma reunião demorada, é possível consultar os balancetes mensais a qualquer momento através do aplicativo.
Caso tenha alguma dúvida, o morador pode abrir um chamado e enviar sua solicitação ao síndico, já que o aplicativo oferece um canal de comunicação direto com o gestor.
Modelo de planilha para prestação de contas
Para realizar a prestação de contas anual e forma mais clara, evitando problemas de caixa na gestão do condomínio, você pode preencher o formulário abaixo para obter a planilha completa e gratuita.
E não tem mistério para utilizar: basta preencher os valores das transações para que todos os percentuais e gráficos comparativos sejam gerados automaticamente.
🆓 Baixe a planilha de demonstrativo financeiro para fazer a prestação de contas:
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