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Como convocar uma Assembleia Geral Extraordinária no condomínio?

A assembleia geral extraordinária é uma reunião convocada com finalidade de resolver algum problema pontual ou emergencial de um condomínio.

Diferente da assembleia ordinária, a assembleia extraordinária pode ser convocada a qualquer momento pelo síndico ou por um grupo de moradores.

O ato de convocar uma assembleia geral extraordinária pode fugir ao planejamento de um síndico para as atribuições da semana e da rotina dos moradores.

Para que a convocação desta reunião seja feita de forma eficiente, é preciso estar atento a diversos detalhes. Pensando nisso, a uCondo reuniu dicas para convocar uma assembleia geral extraordinária em condomínios.

Índice:

moradora participa de assembleia geral extraordinária
Assembleia geral extraordinária pode ser utilizada para debater temas emergenciais.



O que é uma assembleia geral extraordinária?

A assembleia geral extraordinária é uma reunião convocada para atender a uma demanda emergencial ou algum assunto relevante para os moradores do condomínio.

O objetivo é discutir e resolver algum problema ou situação específica.

Para um síndico ou gestor, é importante saber a diferença entre uma assembleia geral ordinária e extraordinária, já que isso impacta diretamente nas decisões tomadas em um condomínio.




Qual a diferença entre assembleia geral ordinária e extraordinária?

A assembleia ordinária é realizada anualmente, em uma data pré-determinada através de convenção condominial.

Dentre seus temas, uma assembleia ordinária pode propor a votação de um novo síndico, prestação de contas da gestão ou detalhes da organização financeira do condomínio.

A assembleia extraordinária, por sua vez, acontece quando o problema “não pode esperar” pela próxima assembleia ordinária.

Caso um temporal danifique e exponha parte de um prédio, por exemplo, pode se fazer necessária a convocação de uma assembleia extraordinária.




Quem pode convocar uma assembleia geral extraordinária?

De acordo com o artigo 1355 da Lei nº 10.406, de 10 de Janeiro de 2002, disposto no Código Civil, “assembleias extraordinárias poderão ser convocadas pelo síndico ou por um quarto dos condôminos.” 

Com 25% de quórum, uma assembleia já pode ser convocada. Para que suas decisões sejam válidas, no entanto, é preciso que todos os condôminos estejam cientes de sua realização.

Saiba mais sobre quem pode convocar uma assembleia geral extraordinária no condomínio:

Quando convocar uma assembleia extraordinária no condomínio?

A convocação de uma assembleia extraordinária em um condomínio pode ser necessária em várias situações específicas, e as regras exatas podem variar de acordo com o regulamento interno do condomínio e as leis locais.

No entanto, aqui estão algumas situações comuns em que você pode considerar convocar uma assembleia extraordinária:

  • Necessidade de Reparos Urgentes: Se houver danos significativos ou problemas estruturais que requerem atenção imediata, como um vazamento de água que está causando danos, a convocação de uma assembleia pode ser necessária para obter aprovação e recursos financeiros para os reparos.
  • Mudanças nas Regras do Condomínio: Se houver propostas para alterar as regras do condomínio, como regras de uso das áreas comuns, regulamentos de estacionamento, políticas de animais de estimação, etc., uma assembleia extraordinária pode ser convocada para discutir e votar sobre essas mudanças.
  • Despesas Inesperadas: Quando ocorrem despesas inesperadas que não podem ser cobertas pelo fundo de reserva do condomínio, como custos judiciais, danos causados por eventos naturais, etc., pode ser necessário convocar uma assembleia para discutir como essas despesas serão pagas e se será necessário aumentar as taxas condominiais temporariamente.
  • Eleição Antecipada de Síndico: Se os proprietários desejarem destituir o síndico atual ou se o síndico atual desejar renunciar, uma assembleia extraordinária pode ser convocada para realizar uma eleição antecipada do síndico.
  • Outras Questões Urgentes: Qualquer outra questão que seja considerada urgente e que exija a participação e decisão dos proprietários pode justificar a convocação de uma assembleia extraordinária.



Como fazer a ata da assembleia extraordinária?

Assim como na assembleia ordinária, também é necessária a confecção de uma ata durante a realização da assembleia geral extraordinária.

Depois de passar a lista de presença para comprovar o comparecimento dos presentes, é preciso escolher o presidente da mesa.

O presidente será responsável por conduzir os trabalhos e por indicar um secretário, que durante a reunião, ficará responsável pela confecção da ata.

Baixe agora: Modelo de ata de assembleia de condomínio



Como convocar uma assembleia extraordinária?

Para que haja o maior número possível de condôminos presentes em uma assembleia, é preciso que seja utilizada uma forma eficiente de notificação.

O síndico pode optar pelos métodos mais comuns de aviso, como o uso do conhecido mural informativo ou cartazes espalhados pelo prédio.

Para que todos estejam cientes e para que o síndico tenha a confirmação de que todos os condôminos foram avisados, apenas cartazes na portaria ou no elevador podem não ser o suficiente.

Utilizando o app uCondo no smartphone ou no computador, o responsável pela reunião pode convocar uma reunião emergencial, tendo a garantia de que todos os moradores que estiverem ativos no app irão receber uma notificação imediata.

Além disso, também é possível emitir novos comunicados para garantir que a mensagem seja entregue.

E tudo isso pode ser feito de forma simples e rápida:

1. Acesse no menu à esquerda, a opção Reuniões: > Nova Reunião:

2. Insira as informações necessárias > clique em confirmar:

Após confirmar a reunião, todos os condôminos cadastrados no uCondo receberão um push de notificação no app. Simples, né?

Como fazer uma assembleia de condomínio virtual?

Realizar uma assembleia de condomínio virtual requer planejamento e o uso das ferramentas certas para garantir que a reunião seja eficiente e acessível a todos os condôminos. 

O primeiro passo é escolher uma  plataforma de videoconferência confiável, como Zoom, Microsoft Teams, Google Meet ou outra que seja amplamente utilizada e que ofereça recursos de segurança.

Use ferramentas de comunicação, como e-mails, mensagens de texto ou o aplicativo de gestão condominial, para informar os condôminos sobre a reunião virtual, fornecer instruções de acesso e compartilhar a pauta.

Durante a assembleia, é importante o preenchimento da ata. Para te ajudar, a uCondo preparou um guia completo e gratuito:

Leia agora: Como fazer ata para assembleia?

Qual o melhor aplicativo para assembleias de condomínio?

Ainda falando da uCondo, o super app e o sistema podem ser extremamente úteis durante uma assembleia virtual de condomínio:

  • Comunicação: O uCondo permite o envio de mensagens, comunicados e convites para reuniões diretamente aos condôminos.

  • Votação Online: Pode oferecer recursos de votação online para que os condôminos possam votar em questões importantes durante a assembleia.

  • Documentação: O aplicativo pode armazenar documentos importantes, como atas de assembleias anteriores e regulamentos do condomínio, para fácil acesso durante a reunião.

  • Registro de Ocorrências: Os condôminos podem relatar problemas e solicitações de manutenção diretamente pelo aplicativo.

  • Acesso Remoto a Documentos: Os condôminos podem acessar documentos importantes, como boletos de pagamento e documentos do condomínio, sem a necessidade de encontros presenciais.

Agora que você já sabe a diferença entre os tipos de assembleias e todos os detalhes para a realização de cada uma, já deve imaginar a ajuda que um aplicativo pode te dar na hora de notificar seus condôminos.

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Postado em  

November 28, 2023

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