5 erros comuns na administração de condomínios

Administrar um condomínio é uma tarefa multifacetada, que requer habilidades organizacionais, empatia e tomada de decisões assertivas todos os dias.

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Sabemos que, apesar dos esforços para promover uma convivência saudável, alguns equívocos podem surgir ao longo do caminho.

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Na medida em que cresce o número de condomínios Brasil afora, o papel das administradoras de condomínios se torna cada vez mais essencial.

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Para lidar com todo esse trabalho, gestores de condomínios e funcionários de administradoras precisam estar atentos para evitar erros.

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Nesse artigo do blog da uCondo, vamos trazer os "5 Erros Comuns na Administração de Condomínios" e, o mais importante, te ensinar como evitá-los.

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Índice:‍

• 1 - Problemas com a legislação condominial
• 2 - Ruídos na comunicação com síndicos e moradores
• 3 - Falta de manutenção e reformas no condomínio
• 4 - Falta de transparência na gestão financeira
• 5 - Estagnação de tecnologia e inovação

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Qual é a função de uma administradora de condomínio?

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A função de uma administradora de condomínio é desempenhar um papel fundamental na gestão e na execução das atividades administrativas, financeiras e operacionais do condomínio.

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Essa empresa ou entidade é contratada pelos condomínios para fornecer suporte profissional e especializado, garantindo que a comunidade condominial funcione de maneira eficiente e organizada.

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Para explicar como funciona o trabalho de uma administradora, a uCondo preparou mais um vídeo especial. Assista:

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Abaixo, listamos os cinco principais erros cometidos nesta função e quais as soluções mais eficientes para cada um deles:

1 - Problemas com a legislação condominial

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Apesar de ser uma dos pilares de uma administração eficiente, é fato que um dos erros mais comuns de administradoras é não seguir as regras impostas pela legislação condominial.

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É obrigação da administradora de condomínios conhecer a fundo o Código Civil, que é o principal dispositivo legal para regrar a vida nos condomínios.

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Além disso, é essencial que gestores estudem todas as Leis do Condomínio e entenda a hierarquia destas Leis.

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Todas as leis para condomínios devem ser repassadas para colaboradores da administradora de condomínios, síndico, colaboradores do condomínio e condôminos, com o objetivo de manter a boa convivência entre todos.

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O gestor de condomínio precisa estar totalmente familiarizado com as partes do Código Civil que tratam sobre condomínios. Essa é a única forma de evitar problemas e estar de acordo com a lei em todos os processos da administração.

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Por fim, é importante conhecer a convenção condominial e o regimento interno de cada um de seus clientes, já que podem existir diferenças significativas entre as regras adotadas por cada condomínio.

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Confira: Leis do Condomínio | Hierarquia das Leis do Condomínio

2 - Comunicação com os síndicos e moradores do condomínio

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A comunicação é um dos pilares mais importantes na organização e eficiência em um condomínio.

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Portanto, qualquer administradora que desvalorize a importância da comunicação está cometendo um erro seríssimo.

Uma administradora de condomínios tem contato com seus clientes principalmente na hora da cobrança das taxas condominiais e na prestação de contas do condomínio.

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Muitas das empresas que administram condomínios, cometem erros de comunicação nessa etapa. 

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Uma simples falha de comunicação, pode acarretar em erros maiores, que no futuro podem fazer com que sua administradora perca esse condomínio.

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• Fuja dos grupos de WhatsApp do condomínio;
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• Disponibilize uma ferramenta exclusiva para todo o condomínio se comunicar;
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• Use a tecnologia a seu favor para melhorar as assembleias do condomínio;
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• Invista em aplicativos exclusivos para condomínios.

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Leia também: Dicas para melhorar a comunicação no condomínio

3 - Falta de manutenção e reformas no condomínio

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Ignorar a manutenção preventiva e as reformas em um condomínio pode acarretar uma série de problemas significativos que afetam tanto a segurança e a qualidade de vida dos moradores quanto a saúde financeira do condomínio. 

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Alguns dos principais problemas associados a essa negligência incluem:

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1. Desgaste acelerado de infraestrutura: Sem uma manutenção adequada, as instalações e equipamentos do condomínio podem sofrer desgaste acelerado, resultando em falhas frequentes e custos de reparo mais elevados.

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2. Aumento dos custos de manutenção corretiva: Quando os problemas não são tratados preventivamente, tornam-se mais graves ao longo do tempo, exigindo reparos mais caros e complexos. Isso pode levar a gastos financeiros inesperados e pesar no orçamento do condomínio.

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3. Riscos à segurança dos moradores: A falta de manutenção preventiva em itens essenciais, como elevadores, escadas, extintores de incêndio e sistemas elétricos, pode resultar em acidentes graves e colocar a segurança dos moradores em risco.

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4. Desvalorização do patrimônio: Um condomínio mal conservado e com problemas recorrentes tende a desvalorizar-se com o tempo, afetando negativamente o investimento dos proprietários nas unidades.

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5. Insatisfação dos moradores: Moradores insatisfeitos com as condições do condomínio são mais propensos a buscar outras opções de moradia, resultando em alta rotatividade e dificuldades para atrair novos compradores ou inquilinos.

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Para corrigir esse problema, o gestor do condomínio deve adotar uma abordagem proativa, priorizando a manutenção preventiva e as reformas necessárias. 

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Por isso, é importante criar um plano de manutenção preventiva detalhado, identificando todos os equipamentos e infraestruturas que requerem cuidados periódicos. Isso ajuda a garantir que nenhuma manutenção essencial seja esquecida.

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Com isso, também é preciso destinar uma parcela adequada das receitas do condomínio para a manutenção preventiva e reformas. Priorize os investimentos que garantam a segurança e a funcionalidade das áreas comuns.

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Com esse valor, contrate empresas e profissionais de confiança para realizar a manutenção preventiva e as reformas necessárias. Certifique-se de que eles possuam experiência e conhecimentos técnicos para realizar um trabalho eficiente.

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Dê atenção especial à manutenção dos itens que impactam diretamente a segurança dos moradores, como sistemas de combate a incêndio, instalações elétricas e estruturas comuns.

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Por fim, mantenha um registro detalhado de todas as atividades de manutenção e reformas realizadas no condomínio, incluindo datas, custos e resultados. Isso ajuda a acompanhar o progresso e a avaliar a eficácia das ações realizadas.

4 - Falta de transparência na gestão financeira dos condomínios

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A prestação de contas é uma das ‍responsabilidades mais importantes de uma administradora de condomínios, afinal, é só através dela que será possível demonstrar o trabalho da empresa na prática.

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E é por isso que transparência e atenção são tão importantes. Quem nunca ouviu algum conhecido comentar sobre a falta de transparência no condomínio em que mora? Esse detalhe, sem dúvidas, é um dos mais importantes na administração de condomínios.

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Uma administradora de condomínios cuida do dinheiro que todos os condôminos investem no condomínio, fornecer segurança e inspirar confiança é uma obrigação. 

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Confira algumas dicas para melhorar a transparência na sua gestão de condomínios:

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• Facilite o processo de envio de boletos;
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• Diminua a inadimplência oferecendo uma forma para os condôminos baixarem a 2ª via do boleto;
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• Apresente a prestação de contas com frequência e de forma transparente;

5 - Estagnação de tecnologias e falta de inovação nos processos

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Administradoras que estão ficando para trás no sentido de inovação estão cometendo um grande erro. Grande parte do motivo é em relação a experiência do cliente, que precisa ter novidades constantes para se manter em alta.

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Para que uma administradora de condomínios cresça e conquiste mais espaço no mercado, ela precisa estar à frente da concorrência. 

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Portanto, é muito importante estar por dentro das  principais tendências e considerar alternativas que vão entregar mais comodidade para os clientes. 

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Leia também: Como atrair mais clientes para sua administradora?

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Afinal, sua administradora de condomínios precisa se conectar com os clientes, os síndicos, que querem oferecer cada vez mais benefícios aos condôminos.

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É aí que entra a transformação digital, e para isso, nada melhor do que oferecer um aplicativo para condomínios aos seus clientes.

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Confira como um aplicativo para administração de condomínios vai transformar a vida dos clientes da sua administradora de condomínios:

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