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Como automatizar o controle de consumos no condomínio?
Criar uma planilha diferente para fazer o controle de consumos no condomínio é uma das partes que demandam mais tempo na gestão financeira.
Muitos síndicos e administradoras ainda utilizam as conhecidas planilhas do Excel e, mês a mês, passam horas lançando cada consumo de cada unidade. Água, energia, gás… em muitos condomínios, os gestores precisam lançar número por número.
Se uma administradora é responsável por cinco condomínios com 50 unidades cada, imagine o tempo necessário apenas para o lançamento de consumos de todas essas unidades a cada mês.
Além de maçante, essa tarefa também está suscetível a erros, já que um número ou uma vírgula podem causar um erro enorme nos valores lançados. E você também pode imaginar a “bola de neve” que isso pode criar.
Com o avanço dos sistemas de gestão condominial, esse formato de trabalho está ficando obsoleto. Neste novo post do blog uCondo, nós vamos te contar como as administradoras de todo o Brasil estão se livrando das planilhas do Excel e automatizando, não apenas o lançamento de consumos, mas toda a gestão financeira dos condomínios.
Índice
- O controle de consumos no condomínio
- Como funciona a leitura de consumos?
- A automatização no controle de consumos
- Porque automatizar o controle de consumos?
- Kit gratuito para o controle de consumos
O controle de consumos no condomínio
Água. Energia elétrica. Gás. Estes três produtos são consumidos em milhares de condomínios ao redor do Brasil e sua cobrança, em muitos casos, é individual.
Para os moradores, é tudo muito simples: ao final do mês, você paga pelo que consumiu.
Já para os síndicos e administradoras, essa distribuição não tem nada de simples. Em muitos casos, essa é uma tarefa que precisa ser realizada com excelência todos os meses.
Imagine o seguinte cenário: um condomínio com 50 unidades com cobranças individuais para água, energia e gás. Antes de gerar os boletos com a taxa condominial, o síndico precisa considerar todos estes consumos e atribuí-los para as unidades correspondentes.
Agora imagine que esse síndico seja responsável por outro dois condomínios com outras 100 unidades. Além de ser uma tarefa que exige atenção, ela precisa ser executada pontualmente todos os meses.
Para as administradoras, o buraco é ainda mais embaixo. Algumas delas são responsáveis por dezenas ou até centenas de condomínios, tendo essa mesma responsabilidade em vários deles.
Como funciona a leitura de consumos?
A leitura de consumos em um condomínio em que o síndico utiliza planilhas do Excel para fazer o controle geralmente envolve os seguintes passos:
- Coleta de Dados: O síndico deve coletar os dados de consumo de cada unidade ou medidor no condomínio. Isso inclui eletricidade, água, gás, entre outros, dependendo dos serviços oferecidos pelo condomínio.
- Registros Iniciais: O síndico registra os valores iniciais dos medidores para cada unidade no Excel. Esses valores servirão como ponto de partida para o cálculo do consumo.
- Atualização dos Dados: Em intervalos regulares (geralmente mensais), o síndico coleta os valores dos medidores novamente. Esses novos valores são registrados na planilha do Excel.
- Cálculo do Consumo: O Excel é usado para calcular o consumo de cada unidade subtraindo os valores iniciais dos valores mais recentes. O resultado é o consumo mensal para cada serviço (eletricidade, água, gás, etc.).
- Rateio de Custos: Com base nos valores calculados, o síndico pode calcular os custos totais de consumo para o condomínio. Isso pode ser feito multiplicando os consumos pelas tarifas de cada serviço.
- Emissão de Boletos: Se o condomínio cobra os moradores com base no consumo individual, o síndico pode usar o Excel para gerar boletos com os valores correspondentes.
- Comunicação com os Moradores: Os moradores são informados sobre seus consumos individuais e as despesas relacionadas, geralmente por meio de comunicados ou boletos.
A automatização do controle de consumos no condomínio
A boa notícia é: nem todo condomínio utiliza esse sistema. Em muitos casos, síndicos e administradoras utilizam sistemas de gestão condominial para automatizar boa parte do processo.
A leitura de consumos em um condomínio em que o síndico utiliza um sistema como o uCondo é mais eficiente e simplificada em comparação com o uso de planilhas de Excel.
- Registro de Unidades e Medidores: No sistema de gestão condominial, o síndico registra todas as unidades e seus respectivos medidores, como medidores de água, gás, eletricidade, etc. Esses registros são armazenados no sistema e só precisam ser feitos uma vez.
- Leitura mensal: Os leituristas ou funcionários designados para a leitura coletam os dados e “abastecem” o sistema de forma mensal ou de acordo com a periodicidade estabelecida pela convenção do condomínio.
- Cálculo Automatizado de Consumo: Com os dados de consumo coletados automaticamente, o sistema realiza cálculos precisos para determinar o consumo de cada unidade e serviço. Os cálculos são feitos com base nos registros iniciais e finais dos medidores.
- Visualização dos Consumos: Os moradores e o síndico podem acessar o sistema para visualizar os consumos individuais de suas unidades, bem como o consumo total do condomínio. Isso oferece transparência e permite que os moradores monitorem seu uso.
- Rateio de Custos: Com os dados de consumo precisos e atualizados, o sistema calcula automaticamente os custos totais de consumo para o condomínio. Isso é especialmente útil para o rateio de despesas entre os moradores. O rateio também é feito conforme estabelecido pela convenção do condomínio.
- Geração de Relatórios: O sistema de gestão condominial, como o uCondo, permite que o síndico gere relatórios detalhados sobre os consumos e custos. Esses relatórios podem ser usados para prestar contas aos moradores e auxiliar na tomada de decisões.
Porque automatizar o controle de consumos?
Como você pode perceber, a automatização no controle de consumos pode trazer alguns benefícios para a administração condominial.
Além de economizar tempo, essa automatização ainda permite que síndicos e administradoras possam fazer a gestão de mais condomínios.
A automação também economiza tempo e recursos que seriam gastos na coleta manual de dados e cálculos. Além disso, ajuda a identificar e solucionar problemas de consumo excessivo mais rapidamente.
Sem um sistema de gestão, gestores acabam ficando limitados pelo tempo gasto com esses lançamentos, bem como com a emissão de boletos e com diversas outras tarefas “repetitivas”.
Assim como o controle de consumos, a emissão de boletos, o controle de inadimplentes e diversas outras funções também podem ser automatizados. Assista o vídeo abaixo e saiba mais:
Por fim, os cálculos automáticos garantem precisão na distribuição de custos entre os moradores, diminuindo significativamente a possibilidade de erros humanos, além de manter um registro organizado e confiável dos consumos.
Kit gratuito para controle de consumos
Se você ainda está em dúvidas sobre o assunto ou apenas quer saber mais sobre a leitura de consumos em um condomínio, a uCondo ainda tem mais um material que pode te ajudar.
Com o kit gratuito para controle de consumos, a uCondo disponibiliza todos os detalhes sobre essa tarefa realizada por gestores de condomínios.
Cadastre-se abaixo e receba o material gratuitamente:
Perguntas frequentes (FAQ):
O que é rateio de despesas em um condomínio?
O rateio de despesas em um condomínio refere-se à divisão das despesas comuns entre os proprietários das unidades, com base em critérios preestabelecidos, como frações ideais.
Como deve ser feito o rateio do condomínio?
O rateio do condomínio deve ser feito de acordo com as frações ideais, que são estabelecidas na convenção do condomínio ou no regulamento interno. Essas frações ideais geralmente se baseiam na área das unidades ou em outros critérios especificados na documentação do condomínio.
Sou obrigado a pagar rateio do condomínio?
Sim, os proprietários de unidades em condomínios são obrigados a pagar o rateio das despesas comuns, pois isso é fundamental para a manutenção e funcionamento adequado do condomínio. O não pagamento das despesas condominiais pode resultar em ações legais e penalidades.
Como calcular por fração ideal?
O cálculo por fração ideal é feito multiplicando a fração ideal da sua unidade (conforme definida na convenção do condomínio) pelo total das despesas comuns. Essa é a parcela que cada condômino deve pagar. Por exemplo, se a fração ideal de sua unidade for 1/10 e as despesas comuns forem R$ 1.000, você deve contribuir com R$ 100 (1/10 de R$ 1.000).
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